コラム

2018.12.21

会議の効率化を図るためにはどうすればいい?会議を効率化し生産性を上げた事例をご紹介

会議は時間が長くなる分、話がまとまらず時間内に終わらない事も多々出てきます。そんな時は「この会議をして意味があったのか?」と参加者に思わせてしまい、次の会議のモチベーションも下がってしまう事でしょう。そうならない為に、無駄な時間と思わせない、効率的な会議の進め方について把握しておきましょう。ここでは会議の効率化に成功し、生産性を上げた事例をご紹介します。

■時間内に終わらない!話がまとまらない!そんな会議を効率化するには?
実際に会議の効率化に成功した事例から、効率的な会議にする為のポイントを8つにまとめて説明します。ぜひ参考にして下さい。
会議を効率化した成功事例①事前に会議の目的や理由について周知しておく
会議の目的や内容がうやむやなまま参加しても、当日になって良い意見が出てくる訳はありません。事前に「どんな内容で会議を行うのか?」という目的をハッキリさせておく事で、参加者にとっても事前に考えておく事が出来ますし、当日の心構えも出来ます。会議の前に、参加者に会議の目的や内容が記載されているメールや資料等を配布しておく事で、事前に意見を準備しやすくなり、当日の会議でも流れがスムーズになる傾向にあります。

・会議を効率化した成功事例②会議の前日までに資料を参加者に配布しておくと尚良し!
会議の前日までには当日使う資料を用意しておき、余裕があれば参加者に配布しておきましょう。事前に資料を用意しておき参加者に目を通してもらう事で、参加者が会議の内容を把握し易くなり、詳細を説明する時間を省く事も出来ます。また、会議当日に資料を渡すと、資料に目を通す時間が必要になってしまいますよね。会議の無駄を省きたいのであれば、資料は前日までに配布しておくようにした方が、効率化を図る事が出来ます。

・会議を効率化した成功事例③会議の時間配分を決めておく
議題がいくつかある場合、どの程度時間をかけて意見を出し合うかを決めておくと効率化を図る事が出来るでしょう。というのも、時間が明確に決められていると、その時間内で解決しようとする心理が働きます。また、会議終了の時間を前もって伝えておく事も重要です。時間を決めておく事でその時間内で集中して会議を進める事が出来るようになるでしょう。

・会議を効率化した成功事例④参加者のスケジュールを確認しておく
会議が時間内に終わらない、話がまとまらないという理由の1つに、参加者のスケジュール調整が出来ていないという部分も見受けられます。例えば営業の戦略会議等であれば、会議中に緊急の電話がかかってくるのは仕方がないとしても、重要な内容の会議である場合、参加者全員が集中して会議に参加出来るよう、参加者のスケジュールを確認して日取りを決めるというのも、効率よく会議を進める1つのポイントとなります。

・会議を効率化した成功事例⑤議題とは異なる話題での情報共有は行わない
会議が進む中でよくある事の1つに、議題と違う内容が話題として上がってきてしまう、という事です。Aに関する事項で話を進めていたのに、そこからBの話になり、更にはCの話題へと流れてしまう…という事態です。議題と違う内容が話題に出てしまうと更に別の話題へと進んでしまう可能性があり、会議が終わるまでに意見を統一出来ない可能性も出てきます。その為、議題とは異なる話題が出てきた場合は、即座に話の流れを元に戻すテクニックが必要です。

・会議を効率化した成功事例⑥司会進行役は必ず1人用意しておく
会議をスムーズに進める為には、司会進行役は1人用意しておいた方が良いでしょう。時間の配分や議題とは異なる話題が出てきた時も、進行の決定権を持つ人が統制することにより、話題を元に戻し易くなりますし時間もロスしにくくなります。

・会議を効率化した成功事例⑦専門用語は使わず、誰にでも分かる言葉で流れを誘導する
専門用語が飛び交う会議は、新しく入ってきた新入社員などには馴染めない単語などもある為、会議への集中力が途切れてしまう可能性も考えられます。もちろん専門分野における専門用語は予め勉強しておく必要性がありますが、会議の場においては、誰が聞いても分かりやすいように説明する事によって参加者の理解度が高くなり、効率よく会議を進めることが出来るのです。

・会議を効率化した成功事例⑧たまには議題に関する雑談で雰囲気を和らげる事も必要
長い会議の中で、ずっと堅苦しいムードの中で意見を共有し合うというのは集中力も途切れがちになってしまいます。時間の頃合いを見て場を和ませる雰囲気を作るのも、会議の効率化を図る為の1つの手段になります。リラックスした状態でヒントを得て、新しい意見へと繋がる事も多いので、会議の雰囲気が重苦しくなってきたと感じる場合は、雰囲気を少し和らげてみてください。

■会議効率化のツールを導入したり、貸会議室を利用するのもポイント
会議を効率化させる為のツールも数多く出てきていますね。それらを利用して会議の効率化を図るのも良いでしょう。それぞれのツールに持ち味があるので、会社の意向にあったツールを使用するのがポイントです。中にはSkypeを利用し、在宅でも会議に参加出来るように効率化を図る例などもありますので、そういった事例を参考にしてみて下さい。
また、貸会議室などを利用するのも手段の1つでもあります。いつもと違う雰囲気の中で会議をする事で刺激となり、集中力を持続する事が出来ると言われています。ホワイトボードなどの備品も用意されていますので、会議室が整備されておらず、オフィスが殺伐としている場合は貸会議室を利用した方が会議の効率化を図れるでしょう。

■最後に
これまでお伝えしてきた事例が全て正しいという訳ではありませんが、どれか1つを実践するだけでも会議の効率化は図れるはずです。会議をスムーズに行う上で重要なのは手際の良さ。無駄を省き手際良く会議を進行させる為には何を実践すれば良いか?を考えると、自ずと答えに辿り着くはずです。会議の効率化を図る事は参加者のモチベーションを高く維持出来るだけではなく、仕事の作業効率もアップしますので、ぜひ実践してみて下さい。