コラム

2018.12.24

会議の種類と目的を知って効率化を図ろう!会議の種類とその名称を目的別に解説

会議には複数の種類があることをご存知ですか?会議の種類を知っておくだけで、目的が明確になり参加者のモチベーションが上がります。会議を効率化する上では必須の、会議の種類とその名称を目的別に解説します。

会議の目的を共有できていますか?
成果の上がらない会議は、目的の認識不足が原因?
「会議をしたけれど成果が上がっていない」「何のための会議かわからず、結局は時間の無駄だった」という経験はないでしょうか?一口に会議と言っても、その目的は様々。成果の上がらない会議は、参加者同士で会議の目的を共有できていないことが原因かもしれません。

会議を分類するメリット
会議には目的別に種類が分かれており、どんな種類の会議かを参加者にしっかり理解させておくだけで、会議の効率化を図ることが可能です。会議の目的は大きく分けて「情報共有」「意思決定」「アイデア出し」の3つに集約されます。それぞれの会議に合わせて、準備する物や参加者も変わってきます。会議を分類することは、会議をスムーズに進め成果を上げるためには欠かせない要素の一つであると言えるでしょう。

会議には種類がある
会議には複数の種類があります。ビジネスシーンではよく登場するものばかりなので、まずは会議の種類とその名称を知っておきましょう。

会議の種類①報告会議
参加者からの報告をもとに、情報共有することが目的の会議。ただ報告するだけでは会議の意味がないので、収集した情報をもとに意思決定を行い、今後の方針や目標を設定するものです。報告会議の典型例が営業会議。各営業員の報告をもとに意思決定者が売り上げ目標を設定し、顧客へのアプローチなどを指示するケースが多いです。

会議の種類②コーチング会議
上司が部下を教育することを目的とした会議です。コーチングは、上司が自らの知識や経験を一方的に伝え指導するティーチングとは大きく異なります。コーチングは上司からの問いかけを中心に部下からの自発的な発言を促し「気づき」を得る、双方向のコミュニケーションスタイル。そのためには上司の問いかけや聞く姿勢が非常に重要になってきます。いわゆる営業会議でも、意思決定者のトップダウンで方針を決めるのはなく、参加者からの発言を促して方針を決定させる場合はコーチング会議になると言えるでしょう。

会議の種類③スケジューリング会議
参加者からの情報をもとに、スケジュールを決定することを目的とした会議。報告会議では目標の設定が行われますが、そこにスケジュールの決定も組み込んだスタイルです。例えば、新商品開発のためのマイルストーンを決めることはスケジューリング会議に該当します。スケジューリング会議では、プロジェクトの推進など他部署が連携して行うケースもあります。

会議の種類④アイデア出し会議
あるテーマに対して、参加者から広く意見を求めるための会議です。アイデア出しの手法としてはブレインストーミング(ブレスト)が用いられることが多いです。ブレストではいかに多くのアイデアを出せるかが重要なので、質より量を重視し自由な発想で思いつく限りのアイデアを出していくことがポイント。そのためには、途中で否定的な意見を挟むことはご法度です。モデレーターはそのような否定的な意見が出ていないか確認するとともに、発言しやすい雰囲気を作ることも重要な任務になります。

会議の種類⑤問題解決会議
進捗の妨げとなっている問題を解決するための会議です。短期的には「どのようにその問題を解決すべきか」ということが論点になりますが、長期的には「なぜこの問題が起こったのか」を見極め、再発防止策を考案することも含まれます。問題発覚後に緊急で開かれること多いため、参加者は短い時間で情報を集め、解決策を導くための論理的な思考力が要求されます。また問題の重要度に応じて、役員や管理職クラスの参加が必要なケースもあります。

会議をする上での注意点
会議の種類がわかると、どのような準備が必要か、どのように進行するのが最適か、ということが明確になってきます。

会議の目的を共有する
会議の目的をはっきりさせ、参加者へ共有することを徹底しましょう。これだけでも会議に臨む姿勢が大きく変わってきます。特に定期的な会議を設けている場合など、会議が日常化してしまうと「会議の目的がわからず時間の無駄だった」という事態になりかねません。目的とゴールを明確にし、会議の効率化を図りましょう。
会議の種類に応じて自分の役回りを認識する
会議には様々な種類があり、その種類によって参加者の役割も変わってきます。例えばコーチング会議においては、コーチを務める上司は部下の話を真摯に聞く姿勢が重要ですし、ブレストを用いた会議ではモデレーターによる雰囲気作りが欠かせない要素の一つです。それぞれの会議における自分の役回りを今一度認識しましょう。

時間が確保できるなら時には対面での会議の場を設ける
ネットワークシステムの普及で、報告や相談などはオンライン上でも容易に行えるようになりました。しかしやはり参加者同士が顔を合わせて発言する会議の場は重要です。コーチング会議やアイデア出し会議など、対面での会議が有効なケースもありますし、問題解決会議では関係者の危機感を共有することでスピーディな解決へとつながります。時間的な制約はありますが、すべてオンライン上で済ませるのではなく、時には会議室という場で顔を合わせるのがよいでしょう。

最後に
会議は目的によって様々な種類があります。会議の種類を知っておくと、参加者の役割も明確になり会議の効率化を図ることができます。必要に応じて対面の会議も取り入れながら、社内のコミュニケーションを活発にしましょう。