コラム

2018.12.28

会議をスムーズに進めるコツは『挨拶』!会議を成功させる挨拶のコツとは?

会議の前に行う「挨拶」はとても重要で、この後の会議をスムーズに進める事が出来るかどうかは、挨拶の質によって変わってくるといっても過言ではありません。それでは会議を成功させるためには、どのような挨拶をすればいいのでしょうか?今回は会議をスムーズに進めるための挨拶のコツに焦点をあててまとめています。

■会議の質は「挨拶」で決まる
「失敗する会議」と「成功する会議」2つの違い、皆さんは分かりますか?実は会議を始める前の「挨拶」が、その後の会議の良し悪しを決めることも多いのです。なぜ会議での挨拶が重要なのか?そのポイントをまとめていきます。
・会議の挨拶によって参加者に「会議の目的」を認識させる
限られた時間の中で行う会議では、挨拶を省く事もありますが、挨拶を取り得る事によって「会議を行う目的や意識」を参加者に認識させる事が出来ます。これが無い場合の会議において、時間が進んでいくにつれて参加者のモチベーションが下がってしまい、また会議の明確な目的がないまま進んでしまう為、話し合いがまとまらずに会議が終わってしまう可能性が非常に高くなってしまいます。
・挨拶を行う事によって進行役の主導権を意識させる
会議の冒頭で挨拶を行う事により、進行役に主導権があるという事を認識させる事が出来ます。挨拶がない場合、誰が主導権を握っているのかが明確にならず、参加者が自分本位で会議を進めてしまう可能性もあり、意見や話し合いをまとめる事が難しくなる事も考えられます。

■会議を成功させる為の失敗しない挨拶のコツとは
挨拶が重要だからと言って、定型文をそのまま読み出したような挨拶ではいけません。会議で挨拶をするときのコツについてお話し致しましょう。
・挨拶の目的は参加者全員に会議の目的を認識させるという事を忘れずに
会議の場において、他部署もまとめた大きな会議の場合は進行役の自己紹介から始まりますが、その次に会議の具体的な目的やその為に必要な対策などの項目を明確に伝えます。ここでウケを狙うなどコミニュケーションを図ろうとすると失敗するので気をつけましょう。あくまでも冒頭の挨拶では司会者の簡単な自己紹介と会議における明確な目的をはっきりと伝える事だけにとどめることにより、参加者が問題や目的を把握しやすくなります。
・会議での挨拶は長すぎず、短すぎず必要な事をまとめて話す
あまりに長すぎる挨拶は会議の冒頭から参加者が疲れてしまいますが、短すぎる挨拶も味気なく、その後に参加者とコミニュケーションを取りにくくなる可能性もあります。挨拶で参加者とのコミニュケーションを図る必要はありませんが、場の雰囲気を柔らかくする事で、その後の会議の意見共有などをしやすい雰囲気を作る事は出来ます。挨拶の時間配分としては、自己紹介を1〜2分程度、その後、会議の具体的な内容を説明する時間に充てると良いでしょう。

■会議冒頭の挨拶がどうしても思い浮かばない方へおすすめの挨拶例
どうしてもの良い挨拶文が浮かばないという方は、こちらを参考にしてください。
・会議の挨拶例
「本日はお忙しい中お集まり頂き有難うございます。」が初めの挨拶としてはベターでしょう。その後で自分の名前と必要であれば部署名などを名乗ります。自己紹介としてはこの流れを抑えておけば失敗は少なくなるかと思います。その後で、今回の会議における目的やどういった流れで進むのかを説明すると、参加者にも分かりやすくなります。
・会議で挨拶の際に気をつけたい事
会議の目的などについては、事前に参加者にどんな内容であるかは伝えられている事が多いです。その為、事前の内容と違う会議の目的を伝えてしまうと混乱を招く恐れもあります。もし会議の内容が変更となった際には、事前に参加者に変更内容を伝えておきます。事前に伝える時間がない場合、会議の目的を伝える前に、内容が変更になった旨を伝えておくと、混乱を招く事も少なくなるでしょう。

■会議で挨拶後に進行役が気をつけておきたいポイントとは
挨拶が終わった後も、会議の進行は続きます。挨拶の後の流れについても重要なポイントとなるので、抑えておきましょう。
・流れの中で発言を促したりする必要がある
積極的に意見を出すタイミングではなくても、「では、この事について疑問がある方はいますか?」「ここまでで何か不明な点はありませんか?」など、参加者がしっかりと問題を認識しているか、合間を見て進行役が参加者に問いかけるのも必要です。また、流れの中で発言を促したりする必要もあります。
・関係ない話になった時は議題に戻す必要も
意見を出し合う中で、会議の目的と関係のない話になってしまう事は少なくありません。その場合、司会進行役は正しい議題へと道を修正する必要があります。その時も、棘のある言い方をしてしまうと批判を買ってしまう可能性もありますので、「◯◯さんの意見はとても良いと思います。今回の議題における内容としては◯◯なのですが、今後使えそうですね」など、ワンクッションおいた遮り方も必要になってくるでしょう。

■最後に
たった5分〜10分程度の挨拶でも、挨拶には会議の良し悪しを決める大きな要素を含んでいることを理解して頂けたと思います。冒頭の挨拶は会議をスムーズに進めるために、参加者に議題を認識してもらう為にも必要になるので、会議の前に挨拶文などを作っておくとスムーズに進める事が出来ます。また、会議を成功させる為の秘訣として、貸会議室などを利用するという手段もあります。「会議室を借りて会議している」という事を認識させる事により、重要な会議だとの認識が強くなりますので、会議がうまくいく確率も高くなります。