コラム

2018.12.26

会議資料の作り方がわからない!会議資料作りを賢く進めるために覚えておきたいヒントとは?

会議でプレゼンをするとき、必ず必要になるのが会議資料。効率的な会議には欠かせないものですが、非効率的な会議や資料作成のせいで残業が減らないと感じている人も多いようです。会議資料の作成や発表を効率化することが、残業時間の削減のカギにもなるかもしれません。会議を円滑に進めるためにも、残業を減らすためにも知っておきたい、会議資料の賢い作り方のヒントを解説します。

会議資料の作り方の例① 会議の目的を決める
会議の目的は、大きくわけると「何かを決める」「何かを報告・共有する」「何かの案を考える」の3つになります。さらに、何かを決める会議であれば、決めるのは誰なのかといったことが重要になります。何かを報告するための会議であれば、誰に向かって報告するのかといった点も必要になります。会議の目的はこうして、さらに細かく枝分かれしていくのです。
まず「会議の目的」というゴールを設定することが、会議資料作成のスタートになります。
会議自体の目的が明確になったら、用意すべき資料の目的も見えてきます。上司が決断するための判断材料としての資料なのか、参加者がブレストをするための参考資料なのか、具体的な目的を定めていきましょう。

会議資料の作り方の例② 内容構成のコツとは?
プレゼン用の資料を例に挙げると、基本的には「イントロ」→「ボディ」→「エンディング」→「アペンディックス」という構成がわかりやすいです。この順番に情報が並ぶだけで、聞き手がストレスなく理解できる内容になります。「イントロ」は「相手が感じているであろう課題と原因」を導入として配置します。「ボディ」には「その解決策(提案)と効果(メリット)」を配置し、「エンディング」で結論やまとめを提示します。「アペンディックス」は補足資料になります。この構成を心掛けるだけで、より納得感のある論理的な展開となります。

会議資料の作り方の例③ 情報の集め方・掘り下げ方
会議資料に使う情報は、「5W1H」に従ってまとめていくようにしましょう。
5W1HはWhy(なぜ) What(何を) Who(誰が)Where(どこで)When(いつ)How(どのように)の6項目です。もちろん、この要素がマストというわけではなく、例えば広告やキャンペーンなどであればターゲット(Whom:誰に向けて)が必要になり、予算(How much:いくら)も視野に入れる必要が出てくるなど、目的によって要素は変化します。
また、会議資料に載せる情報を掘り下げて探していく場合は、出来る限り具体的にし、不確定なものは極力なくすべきです。資料には入らない場合でも、どこに突っ込まれても対応できるように数字や根拠を準備しておくことが重要です。資料に載っている事柄については何を聞かれても的確に答えられる状態になっておくと、周囲からの評価もアップするはずですよ。

会議資料の作り方の例④ パワーポイントでもエクセルでもワードでも応用可!目的をはっきりさせることが大切

構成や分量などは、メンバーに配布する資料なのか、プレゼン時にプロジェクターなどで投影する資料なのかによって変わってきます。配布用の資料に比べて、プレゼン資料は見てすぐわかるように画面をシンプルにすることが重要になります。
用途によって構成がだいぶ変わってくると思うので、早い段階で確認しておいてください。

会議資料の作り方の例⑤ パワーポイントでもエクセルでもワードでも応用可!資料画面レイアウトの基本
資料を見やすく仕上げるために意識したい基本は、大きくわけて4つあります。

会議資料レイアウトの基本:Zの法則に沿って配置する
人の目は対象物の全体像を把握するためにZの形で動くといわれています。この導線の流れに沿って文字や図表を配置すると、内容をスムーズに理解しやすくなります。

会議資料レイアウトの基本:文字や図形などの色使いにも注意する
1枚のスライド上に多くの色が混在していると、ごちゃごちゃして見づらくなります。スライド上で使う色は多くても5系統の色が適切です。
さらに色の使い分けが必要になった場合は、元の5系統の色の濃淡を調節して追加するのがおすすめです。

会議資料レイアウトの基本:余白を残す
1枚のスライドなどに多数の要素や文章がすき間なく詰め込まれていると、情報過多で読みづらくなってしまいます。余白はある程度空けておくようにしましょう。
・文字や図形は整列させる
テキストや図表を配置する際は、それぞれの位置を整列させてください。間隔や位置が揃っていないと、文字とイラストの関係性や読む順番がわかりにくくなってしまいます。

最後に
会議資料は会議の始まる直前に配るよりも、少し早めに配っておく方が会議をスムーズに進められます。前日や直前だと内容をきちんと確認できないまま会議に来られる可能性もあり、誤りや情報の追加が必要になったとしても対応が間に合わないかもしれません。少し早めに作って、2~3日前には参加者に渡しておけるようにしましょう。余裕をもって早めに作って、デキるあなたを演出してみてくださいね。