コラム

2019.01.23

会議費の勘定科目をおさらい!接待交際費との違いとは?

会議費は、社内での会議や取引先との打ち合わせに際して生じる費用のことです。事業に関連したディスカッションを行う際などに生じる、飲み物代や場所代などの費用を、会議費の勘定科目に含みます。取引先との打ち合わせなどでは特に、飲食店などで行われることも少なくないのではないでしょうか。そのような場合生じるのが、接待交際費との違いへの疑問。
一体どのような違いがあり、どのような基準で仕訳を行えばよいのでしょうか?

勘定科目を会議費とする仕訳の要件とは?
会議を行う際に参加者に供与するコーヒーやお茶、弁当代などの飲食物に通常要する程度の費用や、貸し会議室をレンタルする費用などが、一般的に「会議費」勘定で記帳されます。この会議の中には、来客との商談や打ち合わせなども含まれます。飲食代は会議費か接待交際費で計上することが一般的です。会議費に含む飲食代は、事業に関連する会議を開催したかどうかが判断材料になります。会議を開催した場合の飲食代は会議費、会議外の場合は交際費になるのです。

アルコールが出るお店での打ち合わせも?会議費の勘定科目要件、接待交際費との違いとは
会議費と同じく飲食に要する費用には、会議費のほかに接待交際費があります。接待交際費は法人の場合、税務上は原則として経費(損金)として認められていないので、会議費と明確に区分しておかなければいけません(個人事業主の場合は経費として処理することが可能です)。過剰な接待や会社経営の健全性の確保といった観点から、税務上の制限が課されているのです。

アルコールが出ても大丈夫?飲食費が会議費の勘定科目に含まれる要件とは
先の接待交際費の説明で触れた通り、接待交際費は経費(損金)に含まれないので、「取引先との飲食等」であっても例外的な処理をしてもいいとされるのが会議費なのです。
基準としては、その支出する金額(飲食費)を会議の参加者の人数で割って計算した金額が5,000円以下であることが求められます。この「接待交際費に含めなくても良い」飲食費を、実務上は「会議費」として処理をするのが通例です。1人あたり5,000円程度という“頭割り”が必要なため、飲食費を会議費として計上する際には「何人で飲食したのか」というのが必須の要件になります。経費精算書等に複数名の名前または人数の記載があれば、会議費として科目判断が可能になります。

アルコールが出たら交際費?会議の勘定科目要件は“社内か社外か”も重要に
飲食費が会議費に含まれるか、に関して、「その飲食がどこで催されたか」「社内か社外か」も重要な要件になります。いわゆるランチミーティングなどであればまったく問題はありません。また、アルコールが出されるような店舗での飲食費であったとしても、1人あたり5,000円のルールをクリアしていれば会議費として処理が可能です。しかし、明らかにアルコールがメインだと思われる飲食は会議費として処理することは難しくなってしまうでしょう。

勘定科目を会議費とする際の要件、福利厚生費の範囲は?
先述のランチミーティング以外に、社内のメンバーのみで飲食した場合は、交際費や会議費とまた少し違う分類がされます。例えば、残業した時の飲食費やプロジェクトの打ち上げなどでの飲食費が生じた場合、これは「福利厚生費」に該当します。計上する際には「誰と飲食したのか」が重要なポイントになるので、経費精算書等に記載しておくようにしましょう。

会議の会場使用料などを会議費の勘定科目に仕訳する際の要件とは?
貸会議室や場所代・スペース代など会場使用料を支払った場合の勘定科目は、会場使用の目的によって以下のように異なります。

– 会議をする目的で貸会議室などを使用した場合の使用料→会議費
– 社員や従業員の教育研修目的で貸会議室などを使用した場合の使用料→研修費(または採用教育費など)
– 新商品や新製品の展示会、あるいは自社サービスの説明会などの目的で支払った会場使用料→広告宣伝費(または「販売促進費」など)
– 社員の懇親会や演芸会・運動会など社員の福利厚生を目的とした使用の場合→福利厚生費

使用する勘定科目については、形式的なものにとらわれるのではなく、どのような目的で支払った費用なのかを具体的に考えることが重要です。

最後に
「飲食代」の勘定科目処理について、会議費と接待交際費の違いなど、細かな点について解説してきました。ややこしい点も多くなかなか覚えられないかと思いますが、堅実に経理を行っていくために知っておきたい基礎知識ですので、地道に覚えていきましょう。
勘定科目を知ることは、確定申告や税金計算のために必ず必要になることではありますが、それ以上に「自社の事業をきちんと把握するため」に重要なことです。今後ますます事業を成長させていくためにも、ぜひ知っておくことをおすすめします。