コラム

2019.01.13

貸し会議室の選び方とは?会議だけじゃない!用途に合わせて選ぶのが大事

おもに企業が会議や打ち合わせなどで利用することが多い貸し会議室。ですが、最近では、新年会やパーティー、勉強会などで個人が借りたりすることも増えているようです。
多様な使い方ができる貸し会議室。用途に合わせた上手な選び方をご紹介します。

会議だけじゃない!貸し会議室の多様な使い方
今までは企業が外部の人との打ち合わせなどのために借りることが多かった貸し会議室ですが、最近では企業だけでなく、個人が貸し会議室を利用するケースも増えています。多くの貸し会議室ではネット環境が整っているので、外出の際に出先から会社に戻らず、貸し会議室で持ち込んだノートパソコンやタブレットで仕事を済ませる人もいるほどです。
ビジネス以外でも、忘年会や新年会といったパーティーなどを貸し会議室で行うケースも増えています。これまでホテルを会場として利用していた企業が、割安な貸し会議室にシフトしてきているのです。また、パーティーなどの場合は一般の人が個人で借りることも増えています。

貸し会議室の賢い選び方!貸し会議室を使う5つの用途
・貸し会議室の用途と選び方①会議
ポピュラーな会議に使う場合なら、少人数から大人数、豪華で大規模な会場から小規模でリーズナブルな会場まで様々な会場が選べます。
会場のスタッフに相談すれば、催し物の計画立案から運営までサポートしてくれる場合もあります。会議に必要な備品やケータリングなども用意してくれる場合もあるので、まず相談してみましょう。

・貸し会議室の用途と選び方②パーティー・忘年会・新年会
パーティーや忘年会などのイベント開催をする場合には、イベント開催に慣れている会場を選ぶようにしましょう。
お洒落な内装の会場も増えているので、カジュアルなパーティーや女子会にもおすすめできます。イベントの詳細やイメージを伝えればスタッフが運営まで対応してくれる場合もあるので、一度相談してみましょう。

・貸し会議室の用途と選び方③展示会
展示会や展覧会は販路開拓や販売促進、マーケティングには欠かせない場です。調査・情報入手など幅広い活動が効率的にできるため、販売側とユーザーを繋ぐビジネスコミュニケーションの場として非常に有効な機会とされています。
展示会に使用する場合は、収容人数・アクセス条件はもちろん、展示品イメージに合わせて会場を選ぶのがポイント。また、商談もスムーズに行える会場だとさらによいでしょう。

・貸し会議室の用途と選び方④トークショー・ディナーショー
トークショーやディナーショーなどを行う場合は、大人数のゲストを迎えるイベントなので、パーティー以上にイベントの開催に慣れた会場を選ぶことをおすすめします。専門のスタッフがいる会場であれば、運営の面でも安心できます。ホテル内などの会場ならサービスも充実しており、空間も上品でおしゃれなので、上質でゆとりのある空間を目指すことができます。

・貸し会議室の用途と選び方⑤勉強会
ビジネスマンや大学生のゼミ、受験などに向けた勉強会や会合にも便利なのが貸し会議室です。
勉強会やセミナーなどを行う場合には、やはり駅からのアクセスがよい場所がおすすめです。ターミナル駅から徒歩圏内なら、就業後などの各種勉強会や会合、遠方から参加する人なども利便性十分です。

貸し会議室を選ぶ時の注意点とは
貸し会議室を借りる際、最も重要になるのが利用目的。上記のように、会議や勉強会、パーティー、ディナーショーなど、会議室には様々な用途があります。そのため、その目的によって必要となる座席の形式や会場の広さ・立地も変わってくるのです。
例えば、

– 会議なら参加者の顔が見渡せるように座席はコの字形式やロの字形式がいい
– 勉強会であれば机と椅子が演台に向くスクール形式かシアター形式がいい
– 少し改まったパーティーであれば、円卓を立食スタイルで囲む正餐(せいさん)形式がいい

といったように、目的に合ったレイアウトと人数に合った広さを選ぶのが重要です。
また、来場者が遠方から参加するのであれば、アクセスのしやすい立地を選ぶのがいいでしょう。当日の準備で予約時間よりも先に会場入りしたい場合は、入室可能な時間も貸し会議室の方に確認しておくようにしましょう。開始時間からスムーズに会議やイベントを行うことができるので、時間を有効活用できますよ。利用目的や人数、アクセス、座席の形式など、意識すべき箇所がいくつもあるので気をつけるようにしてください。

最後に
会議室とはいえ、会議以外にも様々な用途がある貸し会議室。社員の緊張感を高めるために、社内の会議室ではなく、あえて環境を変えて貸し会議室で勉強会を開いたり、おしゃれな会場を借りて女子会やパーティーを開催するのもいいですね。ホテルなどよりも比較的リーズナブルなところも魅力的です。
費用も、施設や広さによってさまざまなので、目的・用途に合った、最適な貸し会議室を選んでみてくださいね。