コラム

2019.01.16

貸し会議室の使い方って?貸し会議室を使うメリットと賢い選び方

オフィスに会議室がなくても手軽に借りられて助かる貸し会議室。大人数での会議や研修、プレゼンテーションなど、用途も多くてとても役立ちます。最近ではパーティーや勉強会など、会議の枠を超えた使用法もポピュラーになりつつあります。
貸し会議室の上手な使い方・選び方について解説します。

貸し会議室の賢い使い方!貸し会議室を使うメリットとは?
少人数で行ういつもの会議なら、自社内の会議室の方がコストも抑えられるのでいいかもしれません。ですが、社外の人と打ち合わせをする場合や参加人数が多い場合などは、自社の会議室では狭い場合もあるかと思います。そんなときには貸会議室がおすすめです。
大勢で集まっても設備も十分な会議室を選べば、催しへのモチベーションもアップすること必至です。

・貸し会議室の使い方①目的に合わせて選ぶ
目的がポピュラーな会議の場合
一般的な会議に使用する場合には、広くてシンプルでな会議室を選ぶのがおすすめです。部屋の広さ、テーブルなどの大きさ、椅子などの備品の数は参加人数に合っているか、必ず確認するようにしましょう。

目的がセミナーの場合
外部の人などを呼んでセミナーを行う場合などは、アクセスの良い好立地な会議室がおすすめです。また、レイアウトが変えられる会議室か否かというのも大事な点。会議と違い、座席をシアター形式やスクール形式に変更する必要があるため、座席のレイアウトにも気を配ってチョイスするようにしましょう。

目的がパーティーの場合
社内での忘年会や新年会、ちょっとしたパーティーなどにはおしゃれなカフェ風のレンタルスペースがおすすめです。
大規模なパーティーの場合にはより大規模なスペースが必要になるかと思いますが、カジュアルな会であれば、おしゃれな内装を重視して選ぶのも選択肢の1つですよ。

目的が打ち合わせの場合
少人数での打ち合わせなら小規模な会議室がおすすめです。打ち合わせのほかにも会議の資料作りや出先での作業、テレワークなどにも便利です。
また、外部の人を招いて打ち合わせをするのならば、駅などからアクセスの良い好立地な会議室がよいでしょう。

目的が株主総会などの大規模な集まりの場合
株主総会や講演会など、大規模な集まりの場合には広い会場がおすすめです。大規模な催し物を専門としている貸し会議室であれば必要な備品や設備も用意してもらえるので、貸し会議室のスタッフに一度相談してみましょう。

・貸し会議室の使い方②人数に合わせて選ぶ
参加人数に応じて部屋を選びましょう。ほとんどの貸し会議室には定員が示されているので、参加者の人数と照らし合わせてみることで適切な貸し会議室の部屋を選ぶことができます。
また、座って使用するのか立って使用するのかによっても、広さの選び方が異なります。資料を使って着席の会議をする場合は人数分の机と椅子を置くスペースが必要になり、大規模な勉強会などを行う場合は施設内のすべての会議室を貸し切って各席に番号を振る必要があります。
用途に応じて大きさや収容人数はそれぞれ異なるので、必要な机や椅子、備品などの配置も考えながら選びましょう。

・貸し会議室の使い方③場所を重視して選ぶ
利便性を重視する場合、貸し会議室までのアクセスも重要になります。参加者が集まりやすい駅に近い貸し会議室を選びましょう。ただし、せっかく駅に近い立地の会議室でも、分かりにくい場所にあると迷いやすくなります。初めての人でも分かりやすく、交通の便の良い場所がおすすめです

・貸し会議室の使い方④予算に合わせて選ぶ
会議室の規模に応じて予算も変わります。都心の人気のエリアは相場より少し高くなります。また、レンタルの形式によっても値段が変わります。時間貸ししているところや1日単位で貸しているところなど、プランも確認しておきましょう。備品を借りる際は追加で料金がかかる場合もあるので確認が必要です。

・貸し会議室の使い方⑤備品も確認しておく
会議やミーティングに必須の備品も確認しておく必要があります。会場にない場合は、自分で用意しなければいけなくなります。

– ホワイトボード
– ホワイトボードマーカー、イレーザー
– プロジェクターまたはモニター
– プロジェクター用のスクリーン
– ケーブル
– 机、椅子
– Wi-Fi
– 延長コード

更に、以下のようなものも備品としてあればより便利になります。

– スリッパ
– 冷蔵庫
– ウォーターサーバー
– お菓子
– パーテーション
– 複合機

最後に
貸し会議室を使いたいと思ったら、まず会場に直接電話して相談・予約しましょう。電話や専用のフォームから問い合わせて、予約状況を確認します。または、予約サイトを活用するのも選択肢の一つです。初めて使用する貸し会議室の場合は場所がわかりづらく、時間までにたどり着けない可能性もあります。主催者は前もって下見を行い、場所を参加者全員に忘れずに共有しましょう。