コラム

2019.03.03

会議が長い!長い会議の無駄を省いて効率化するために意識したい会議時間を短縮する5つの方法

会議は新たなアイディアやイノベーションを生み出す大切な機会ですが、無駄に長い会議になってしまうと意見がまとまらなかったり、何の意義があったのかと疑問を持つような内容になってしまったりします。このような長い会議をそのままにしてしまうと、組織の生産性は低下し、会議へのモチベーションも低下してしまいます。そこで、会議の効率化ポイントをチェックして、会議が長くなる原因である会議の無駄を徹底的に省いていくようにしましょう。有意義な議論を増やし、組織全体の生産性も高めるためにしておきたい会議時間の短縮のヒントを解説します。

長い会議を効率化したい!会議時間の短縮の前に確認しておきたいこと
会議の目的といえば、「業務報告」「情報共有」「ディスカッション」「意思決定」など。月1回など定期的に集まって、部署の仕事の進み具合やプロジェクトの方向性などの打ち合わせをするのが普通です。メンバー全員のスタンスを確認したり、上層部の意思決定を行ったりと、確実に必要な会議の目的があるはずですが、そこから少しでも逸れてしまうと無駄が生じ、ただ長いだけの冗長な会議になってしまうのです。

長い会議には無駄が多い?会議が長い理由
・会議が長い理由①会議に時間制限がないから
どんなにディスカッションが活発になり、課題解決が見えてきても、時間制限は必ず守るようにしましょう。なんとなく何時までに終わらそう、というぼんやりしたイメージではなく、会議のセクションごとで時間制限を設けると、集中力が高まって無駄を省くことができます。うまくいけば30〜1時間以上の時短が期待できます。

・会議が長い理由②議題がないのに定例会議をしている
「月1回会議をすることになっている」という慣例主義によって、特に議題のない状態で定例会議をしている会社は少なくないのではないでしょうか。閑散期だったり、業務のキリが悪い期間などに、全員で集まる必要が無いことを打ち合わせる必要はないでしょう。単なる業務報告や情報共有なら、資料を全員にメールするだけで十分です。

会議の無駄を省いて長い会議を効率化!会議時間を短縮する5つの方法
・長い会議時間を短縮する方法①無駄な定例会議を廃止する
定例会議の多くは習慣化されており、ほとんどは廃止しても問題ないものばかりです。1度、果たしてその定例会議は意義のあるものになっているのか、考え直してみましょう。会議内容を思い返してみると、実はメールでも十分な連絡事項や状況共有だったりするかもしれません。無駄な定例会議を廃止すれば、毎週1時間の定例会議ならば年間で48時間、営業日に換算して6日間の時間短縮になりますね。定例会議の参加者が10人ならば、平均日給が1万円と仮定すると年間で60万円ものコスト削減になりますよ。

・長い会議時間を短縮する方法②事前準備の徹底が重要
会議時間を短縮するには、事前準備を徹底することも重要になります。意義のある会議では、会議時間よりも事前準備の方が長いという場合が少なくありません。会議資料を最低でも2日前に配布したり、会議内容を事前に告知したり、会議参加者を決めたりなど、事前準備にしっかりと時間をかければ、当日の会議は長い時間をかけずとも無駄なくスムーズに進行できます。

・長い会議時間を短縮する方法③進行役を決める
会議が長くなる原因でもある「会議の錯綜」を防ぐために、進行役を一人決めることも必要です。原則として会議を進行できるのは進行役のみとして、会議に参加している意思決定者も、上司も、進行を妨げてはいけないことをルールにしましょう。あらかじめ決めておいた進行役に従って会議を進めることで、会議進行に一貫性を持たせられます。会議中の議論の脱線を防ぎ、意思決定者や上司の不必要な話を防ぐ効果もあります。

・長い会議時間を短縮する方法④立ったまま会議を行うのも時間短縮に有効
立ったまま行うスタンディング・ミーティングは、参加者がより会議に集中できる効率的な方法として近年注目を集めています。長時間立っていることで疲労を感じるようになるため、目の前の作業に集中し、出来る限り早く完了させようとするのです。このため、立ったまま会議を開催することで、参加者全員が会議により集中することができ、これまでよりも早く正確な結論を導き出せるようになります。

・長い会議時間を短縮する方法⑤貸会議室を利用する
社内の会議室で行う会議は、どうしても緊張感がなく、ダラダラと長い時間をかけてしまいがち。そこで、あえて貸会議室を利用して社内会議を行う企業が増えているそうです。貸会議室を利用するメリットは時間制限が設けられていること。また、貸会議室を利用する場合は当然費用もかかるため、会議の参加者全員に短時間で目的を達成しなければならないという緊張感と集中力が生まれ、無駄のない効率的な会議が出来るのです。

最後に
ついつい長引きがちな会議。議論が盛り上がって延びてしまうのならいいのではないか、とも思えますが、長い会議は議論が錯綜し、往々にして結論がまとまりません。無駄に時間を費やしただけでなく、生産性が低下し、参加者はイライラして議論へのモチベーションが低下してしまいます。日常的に無駄のない会議を目指し、無駄な部分をカットしていくことは非常に大切です。日頃の会議が長い、無駄が多いと感じている方は、今回ご紹介したポイントを参考にして、無駄なく効率の良い会議を目指していきましょう。気持ちのいい会議こそが、明日のイノベーションを生み出すのです。