コラム

2019.04.15

ランチミーティングとは?ランチミーティングにぴったりの場所とおすすめのお弁当

最近よく耳にする、ランチミーティング。その響きから、なんとなくお洒落なイメージがありますが、しかし実際にランチミーティングを開催するとなると、主催者側としては、場所はどこにすればいいか、お弁当はどうするか、経費はどうするか…など、様々な問題が浮上します。ここでは、ランチミーティングとは何か、どうやって開催すれば良いかなど、ランチミーティングの基礎知識を解説します。

ランチミーティングとは?

ランチミーティングは、簡単に説明すると「昼食を兼ねて会議や打ち合わせを行うこと」です。例えば社内のランチミーティングでは、同じプロジェクトを進めているメンバーで集まってランチをともにすることで、昼食がてら仕事に関連する打ち合わせを行うことができたり、ランチタイムに食事をしながら会議をすることで会話が弾みやすくなり、普段発言するのが苦手な人でも意見を述べやすい雰囲気を作ることができるという狙いがあります。
これまで、社内で社員同士の親睦を深める機会は夜の食事会や飲み会が主流でした。しかし、育児をしながら働いている女性や男性が増え、社員のライフスタイルが多様化する現代では、業務時間内でスケジュールの調整が簡単なランチミーティングが一般的になりつつあるのです。
また他にも、取引先や社外の人のランチミーティングを行う場合も、夜の会食ほど敷居が高くないため、情報交換の場としてカジュアルに誘いやすいと人気が高まっています。会社の会議室でかしこまって打ち合わせをするよりもざっくばらんに話ができる、短時間で実施できるといったメリットがランチミーティングにはあるのです。

経費は?場所は?ランチミーティングで主催者が気をつけること

ランチミーティングの開催において、主催者が気をつけるべきことは意外と多いです。場所はどこがいいか?経費はどれくらいまで使っていいのか?など、ランチミーティングの開催で注意すべきポイントを解説します。

・ランチミーティング開催のポイント①場所

社内で行うランチミーティングの場合、落ち着いた雰囲気の会場を開催場所として選びましょう。テーブルは大きめで、用意する食事は軽めがおすすめ。食事をしながら会議や打ち合わせを行う場合、食事でテーブルのスペースが埋まってしまうと、他に資料などのものを置けなくなってしまいます。また、食事もあまりガッツリとしたものだと会話が弾みません。会話をしながらでも食べられるような、サンドイッチなどの軽めのものをチョイスすると良いでしょう。

・ランチミーティング開催のポイント②経費

ランチミーティングなど飲食が伴う会議には、経費の問題は欠かせません。社内でランチミーティングを開催する場合、お弁当と食後のコーヒーなどの費用がかかり、会議室を借りる場合はそこに会場使用料も加わります。ランチミーティングの経費を会議費として経費計上するための基準は、参加者1人あたり5,000円です。5,000円を超えると交際費とみなされます。
また、取引先と社外でランチミーティングを行うという場合は、そのランチミーティングが「本当に業務にかかわる会議だったのか?」をきちんと証明できなければ、経費として認められない可能性があります。ランチミーティングであっても業務にかかわる打ち合わせをした内容をきちんと議事録に残しておくとよいでしょう。

・ランチミーティング開催のポイント③休憩時間との折り合い

労働基準法では、「1日の労働時間が6時間を超える場合は45分、8時間を超える場合は60分の休憩を与えなければならない」との定めがあります。つまり、9時から18時までの就業時間なら、60分の休憩が必要になります。ランチミーティングを行うことによって、参加者の休憩時間の自由が損なわれてしまう可能性もあるため、事前に参加者の予定を聞いて、無理のない範囲での日程調整をしておくことが重要です。

ランチミーティングにおすすめのお弁当は?

ランチミーティングで大事なポイントに、お弁当の選び方もあげられます。議題の内容に合わせてお弁当を選ぶのも、ランチミーティングを活発化させるひとつのテクニック。ランチミーティングにおすすめのお弁当についてお話します。

・ランチミーティングのお弁当、選び方は?

ランチミーティングのお弁当は、参加者同士のコミュニケーションを活性化させられるようなお弁当を選びましょう。味や見た目に特徴のあるお弁当や有名店のお弁当をチョイスすると、会議の雰囲気が和み、会話が盛り上がりやすくなるのでおすすめです。また、定期的にランチミーティングを開催するといった場合、参加者の持ち回りとして、ランチミーティング開催ごとにお弁当を選ぶ人を変えるというのも良いでしょう。「〇〇さんが選んだお弁当」ということで、コミュニケーションのきっかけになりやすいです。もちろん、お弁当の予算が会社側から出る場合は、きちんと予算内に収めることも大切です。

・お弁当持ち込みOKのランチミーティングもアリ!

お弁当を持ち込んでのランチミーティングもおすすめです。欧米ではランチミーティングのひとつとして、お弁当を持ち込んで打ち合わせをする「ブラウンバッグ・ミーティング」が日常的に行われているそうです。ブラウンバッグというのは、みんながお弁当を入れている紙袋のことをいうのだとか。お弁当を持ち込んでのミーティングは、経費の節約にもなり話題のきっかけにもなるので、合理的で経済的と考えられています。

最後に

ランチミーティングをうまく利用すれば、和やかな雰囲気で会議を進行することができ、社員同士の親睦も深まります。夜の飲み会よりも参加しやすく、カジュアルな雰囲気で打ち解けやすいのがランチミーティングの良いところ。社内イベントのひとつとしてランチミーティングを取り入れることで、チーム内での業務もスムーズになり、業務の効率化にもつながっていくでしょう。
社内に大人数が集まれるような会議室がない場合には、貸し会議室の利用がおすすめです。ランチにぴったりのお洒落な雰囲気の貸し会議室もございますので、貸し会議室の利用をぜひご検討くださいませ。