コラム

2019.02.26

会議の上手な進め方とは?初めての司会でも困らない効率的な会議の進め方のコツ

上手な会議の進め方をすることは、会議での成果をあげるために欠かせない要素です。時間ばかりがかかってしまう冗長な会議ばかりを繰り返して、会議を有効に活用できていない企業は意外と多いようです。会議を有意義なものにするために大切なのは、参加者全員のモチベーションはもちろんですが、やはり進行役の手腕が最も求められるもの。会議の進行役を任されたらぜひ覚えておきたい、会議を効率的に進めるために心がけたい進め方のコツを解説します。

効率的な会議の進め方のコツ①いい会議とは「目的を達成する会議」である
会議には、大きく分けて、以下のような4つの目的があります。
– 伝える:依頼をする、指示を出す、状況を報告する
– 提案する:新しい施策や、問題への対策を提案する
– 生み出す:自由に意見交換をして視野を広げたり、新しいアイディアを生み出す
– 決定する:物事を前に進めるため、現状を打破するために結論を導き出す

自分が担当する会議が、どの目的のために催される会議なのかをまず確認しておきましょう。また、会議内で何をどこまで話し合い、どうなれば会議の目的が果たせるのかを明確にしておくことも大切。つまり、明確な“ゴール”を設定しておくようにしましょう。上長の許可を得られればOKなのか、それとも課題の前提条件を満たした解決策が出ればOKか、はたまた、具体的な次のアクションまで導き出すべきか。ゴール設定を曖昧にしたままにしないようにしましょう。

効率的な会議の進め方のコツ②シーン別・上手な司会進行のヒント
司会としての会議の進め方~開始前~
まずは事前準備をしっかりと行いましょう。あらかじめ、議題の整理と達成すべき目的を決定します。会議の準備ができたら、参加メンバーに会議の内容を伝えます。発言などの宿題も出しておきましょう。会議に臨む前にきちんと考えさせることも大切です。

・司会としての会議の進め方~会議開始~
会議当日には、定刻前に会議がスムーズにいくよう気を配りましょう。例えば、ホワイトボードに議題や時間制限を書くなどといった準備を、定刻5分前には終えておきましょう。
会議開始時間になったら、目的→議題→議題の説明→議題ごとの時間配分について参加者全員に話します。この時必ずホワイトボードに書き出すなどするようにしましょう。
意見の出し方も決めておくといいかもしれません。挙手制か自由性か、意見をだすための雑談はありなのかなど、最初に決めておくようにします。

・司会としての会議の進め方~会議中~
議題がひとつ終わるごとに、ホワイトボードや紙に書き出した進行表に線を引いて消していくようにします。それと同時に、議事録がきちんと議題ごとに記されているのか確認していきます。
参加者から意見や質問が出たら、何故その質問をしたのか、その本質を引き出すように心がけます。司会者はすぐに議論をまとめず、「何故その質問をしたのか」を聞き返しましょう。
会議を行う際、心配りと目配りは非常に大切です。少しでも違和感を覚えたなら、即座に意見を求めるようにしましょう。自分から言い出しにくい意見でも、しっかり聞き出してもらえれば話をしてくれるかもしれませんよ。

・司会としての会議の進め方~会議終了~
会議終了の時間になったら、その日決まった事などを確認してまとめていきましょう。
会議で得たものはすべて最後にすりあわせし、メンバーの合意を得ます。

効率的な会議の進め方のコツ③司会としての会議の上手な終わらせ方
司会としての会議の進め方の最大のコツは、議論を上手に終わらせること
議論が白熱するのはいいことですが、話が多方向に及んだら「○○すべきか否か」という論題に集中するようにしましょう。選択肢が2つしかなくなれば、意見も集約しやすくなります。
もしも賛否両論あっても、最善の答えを出すためにパワープレイを行った方がいいでしょう。賛否両論あるから決めない、としてしまうと、会議の目的が達成されません。

議論を終わらせたら上手に議事録をまとめよう
議事録を担当する人が毎回一緒であるとは限りません。議論を終わらせて、余裕があったら全員で共有できる議事録のフォーマットを作りましょう。

一般的な会議議事録のフォーマット
1.日時
2.場所
3.出席者(議事録の作成者名は別途記入)
4.議題
5.結果
6.会議の経過
7.備考

最後に
会議の進め方において、基本的ですがとても重要なポイントをまとめました。これらのちょっとした事前準備と心がけで、会議のクオリティは大幅に変わります。業務時間の中でも大きな割合を占めることが多い会議だからこそ、ぜひ効率化を進め、より有意義なものにしていくことが大切です。同僚や上司に一目置かれるような会議の進め方ができることを祈っております!