コラム

2019.01.10

貸し会議室を使うメリット!初めて借りる時に覚えておきたい注意点とは?

人数が多い社内会議や、外部の人を招いての打ち合わせなど、社内の会議室だけでは、スペースや設備が足りない場合に活用したい貸し会議室。規模や用途に合わせて、部屋の広さや設備、アクセスなどを比較しながら選ぶことができるので、最近では企業だけでなく個人がパーティーなどを開催するために使用することも増えています。貸し会議室を利用するメリットと、初めて貸し会議室を使うときに気をつけたい注意点を解説します。

貸し会議室とは?利用のメリットは?
貸し会議室とは、時間単位で借りることができる個室の会議室です。「会議室」と名にあるとおり、主に企業が会議や打ち合わせなどで利用することが多いですが、最近では新年会や誕生日会、女子会などといったパーティーで個人がレンタルすることも増えています。
混同しやすいサービスである「レンタルスペース」との違いは、利用できる空間のバリエーションです。貸し会議室は、ビジネス目的の会議はもちろん、個人でも使用できるシンプルな個室空間であることがほとんどです。その分用途の自由度が高くなります。一方、レンタルスペースは場所によっては調理スペースやダンススタジオなどの特徴的な設備や備品があるので、ビジネス目的のセミナーやミーティングに向いたスペースは少ないのです。

貸し会議室を借りるメリットとは?
貸し会議室のメリット①オフィス街や駅に近い好立地
アクセスに困ることのないターミナル駅やオフィス街に貸し会議室は多く立地しています。地方からの来客があるイベントの際でも、利便性の高い駅のそばにある貸し会議室を選ぶことで来客を招きやすくなります。目的に応じた集まりやすい立地を自由に選ぶことができるのは、貸し会議室の大きなメリットです。

・貸し会議室のメリット②会議のためだけのサービスが利用できる
会議の内容に合った部屋を利用できる点も、貸会議室のメリットです。自前の会議スペースを使う場合は、備品不足などさまざまな制限が生じて参加者に我慢してもらう事も少なくないでしょう。ですが、貸会議室であれば、目的に合った部屋を探して利用する事できます。
セキュリティにも配慮した貸会議室がほとんどなので、情報が漏洩する心配もないでしょう。

・貸し会議室のメリット③必要な時だけ会議室を使える
自前の会議スペースの場合、会議をしない時は無駄なスペースになってしまいます。その点、貸会議室であれば必要な時だけ使うので、スペースや設備保持のコストを節約することができます。メンテナンスをする必要もないので人件費を削減することもできます。会議室の利用状況を確認して、使わずに空いている時間が多いようであれば、会議スペースを廃止して貸会議室の利用に切り替えるのもいいでしょう。

・貸し会議室のメリット④備品や飲食の手配などがコスト削減につながる
プロジェクターやマイクなどの音響設備などは、一般的な企業では使用頻度が少ない場合が多いでしょう。こうした備品や設備が整っている貸し会議室を利用すれば、企業によっては利用頻度の低い備品を購入する必要がなくなりますのでコスト削減にもつながります。
さらに、貸し会議室によっては、会議やセミナーが長丁場になるときには、弁当やケータリング、飲み物の手配といった、オプションサービスが充実している場所もあります。
こうしたサービスは参加者のモチベーションアップやコスト削減にもつながるので、率先して利用していきましょう。

・貸し会議室のメリット⑤会議・打ち合わせ以外でも活用できる
すでにお話ししたように、貸し会議室では、会議や打ち合わせ以外にも下記のような用途で活用することができます。

– 勉強会
– 講演会
– 企業研修
– パーティー
– 発表会
– 教室(ダンス、ヨガ、メイクレッスンなど)

貸し会議室を借りる時の注意点
貸会議室はレンタル料がかかります。利用する回数が多くなると、会議のコストが増えてしまうかもしれません。どの程度の頻度で会議する事になるのかを見極めて、貸会議室と自前の会議スペースのどちらを使うのが良いのか検討しましょう。自前の会議室スペースを持つ場合でも最小限のスペースに抑え、大人数の会議の場合は貸会議室を利用するなどの工夫をしてみるのもおすすめです。貸会議室に移動する時間や手間も考慮する必要があります。また、貸会議室に移動する事で事務所内などにいる人が少なくなるため、防犯や社外からの対応についても考えておく必要があります。貸会議室を利用する前に、注意点も一通りまとめておく必要があります。

最後に
貸し会議室を有効活用すれば、無駄なコストを抑えることもできます。また、社員の士気を上げるために、あえて環境を変えてみるのも有効です。数々のメリットがある貸し会議室。利用するためには気をつける点もいくつかありますが、賢く利用しましょう。