コラム

2019.06.07

会議の書記に任命された!上手な議事録の書き方とは?

効率的な会議の運営に必要不可欠なのは書記という存在です。書記がしっかりと記録を残すことで、会議での言った・言わない問題を防いだり、やむを得なく欠席したメンバーへの情報共有など、書記による議事録作成は会議に欠かせないものです。会議のエビデンスとして欠かせない議事録ですが、その作成を初めて任された場合、何をすればいいのかわからない…という方も少なくないですよね。ここでは、会議の書記に任命されたらやっておきたい議事録のポイントを解説します。

会議の書記の役割とは?

会議の書記の基本的な役割は、記録係に専念すること。会議の流れに沿って、会議の中での発言や決まったことなど、事実のみを記載していきましょう。まず主催者や司会者から渡されたアジェンダ(会議の工程表)をよく読み込み、会議がどのように進んでいくのか、会議の流れを把握します。会議の進行中は、参加者の発言内容や会議で決定した内容について、その事実を正確に記録しましょう。
できれば参加者としても何か発言するのがベストですが、書記が初めてという方の場合は、議論に参加することで記録することが疎かになってしまうかもしれませんので、無理に意見を発言しなくても大丈夫です。
また、会議室にPCを持ち込める場合、メモを取るよりPCに入力した方が早いという人は、その場でPCに記録を打ち込んでも良いですね。ノートにメモを取るという場合、書記の役割を果たすためには、耳だけに頼って発言内容を聞きながら、ずっとノートに書き込みをしていくことになるかもしれません。発言者の顔を見て確認しながらメモを取るのがベストですが、初めての書記の場合、記録が疎かになるよりはいいでしょう。会議終了後には、会議の進行役に会議中のメモを共有し、自分が記録した内容を確認しながら、議事録の内容について簡単にすり合わせを行いましょう。会議での発言や事実に沿ってメモをとっていたとしても、いつの間にか書記である自分の意見などが議事録に出てしまっている可能性もあります。本格的に議事録のかたちにする前に、客観的な視点で確認してもらいましょう。
議事録の構成に関しては、5W1Hが何よりも大事です。「何という会議が・いつ・どこで・誰によって開催され・何について話し合い・どのような議論内容によって・どのように決まったか」といったことを書いておけばOKです。
更に、質疑応答や次回の日程なども最後に記載しておきましょう。

発言内容を的確に!書記ならば覚えておきたい会話形式議事録の書き方

議事録には色々な書き方がありますが、会議での発言者の発言を的確に記しておけるという点から、会話形式での議事録が有効とされています。会話形式の議事録を上手に書くためには、どのような点に注意すれば良いでしょうか?

・会議の書記必見!会話形式議事録の書き方①会議出席者の敬称

まず基本ですが、発言者の敬称は省略するようにしましょう。ただし、社内の文書なので「専務」「部長」などのポスト名を表記するのが効率的。「○○専務『この件について、各々の意見を求めます。まず、〇〇さんいかがですか?」というように表記しましょう。

・会議の書記必見!会話形式議事録の書き方②会議の発言は文語で

議事録は、基本的には書き言葉である文語で書くのが一般的です。しかし、会話形式の議事録の場合、口語で話した通りに記載するのがルール。会話形式の議事録の場合は、参加していない人にも会議自体の雰囲気が伝わるように書くのがポイントなのです。

・会議の書記必見!会話形式議事録の書き方③会議での質疑応答の書き方

会議の書記に欠かせないのが、質疑応答の記載の仕方。意外と重要な内容が含まれることがあるので、必ず記載しておくようにしましょう。質疑応答は、一般的には議事録の最後に記載します。中には質疑応答の時間が何度もある会議もありますし、質疑応答を最後に書くと構成がわかりにくくなる場合もあるので、議論内容に差し込むかたちでもOKです。

聞き取れない時はどうする?会議の書記向け議事録作成トラブルシューティング

会議の議事録作成には、トラブルが生じることもあります。特に発言が聞き取れなかったり、不明な点が生じてしまうなど、すぐに解決すべき点も多々。そのような時には、どうすれば良いのでしょうか?

・会議の書記トラブル①発言が聞き取れない!

参加者の発言が聞き取れなかった時に大事なことは、その場ですぐ解決しておくということ。後から発言者や参加者に確認するという手もありますが、その場で「もう一度よろしいですか?」と確認しておくのが一番確実です。

・会議の書記トラブル②不明な点が後から出てきた!

会議内容や参加者によっては、不明な点に関して「質問できるような雰囲気ではなかった」なんて場合もよくあります。

それを防ぐのがボイスレコーダーです。ボイスレコーダーで会議内容を録音しておけば、分からなかった単語や聞き取れなかった内容も後で確認可能。スマホの録音機能でも良いので、前持って用意しておきましょう。

最後に

会議における書記の役割は、正確に事実のみを記録すること。また、ビジネスにおいて会議の議事録が必要なシーンは多々あります。会議の議事録作成は、社会人として最低限身につけておくべきビジネススキルと言っても良いでしょう。内容に抜け漏れがあったりした場合、議事録としての役目を果たせません。業務の効率や成果を確実に上げていくためには、書記がしっかりと会議の進行、結果を記録し、議事録をわかりやすく書いてオフィス内で共有しましょう。
効率的な会議を進めるためには、環境も重要。社内に適切な会議室がない、環境を変えてリフレッシュしたいとお考えの際には、ぜひ貸会議室の利用をご検討ください。