コラム

2018.12.03

会議で発言できない新人が増えているのはなぜなのか?会議で発言をしない新人の対処法

新入社員や、社歴が短い若手社員が、会議で発言をしないことについて悩まれている方も多いでしょう。会議を有意義なものにするためには、参加している社員が発言をすることが重要です。それでは、新人が発言をしない場合に発言を促すためには、どうしたらいいのでしょうか。今回の記事では、会議で発言をしない新人の特徴や、会議で発言をしない新人の対処法についてまとめてご紹介していきます。

まずは会議で発言をしない新人の特徴をあげていきます。

■会議で発言をしない新人の特徴その1:自分が発言をする必要はないと思っている
自分が発言しなくても、先輩社員や上司が発言をすることで会議が成り立ってしまうため、
「自分は発言しなくても良い」と考えている新人がいます。このようなタイプは、会議中も積極的に発言をすることはないでしょう。新人の意見を求めるように「あなたはどう思っているの?」と質問することで、発言が増えてくるのではないでしょうか。

■会議で発言をしない新人の特徴その2:会議自体に意味がないと思っている
「こんな会議をして何の意味があるのだろう」と考えている新人は、会議中に発言することはありません。社会人になると、会議の数が増え、「面倒だ」と感じてしまう新人もいます。
具体的な目的のある会議においては、このようなタイプの新人も発言をしてくれるようになるでしょう。

■会議で発言をしない新人の特徴その3:「バカな発言だ」と思われるのが怖い
新人は、特に上司の評価を気にしています。会議中に的外れな発言をすることで「バカな発言をしている」と思われるのが怖くて、発言ができない新人もいるでしょう。会議中に上司が険しい表情をしていると、新人は発言がしにくくなります。なるべく新人が発言しやすいような雰囲気を作ることも大切です。

■会議で発言をしない新人の特徴その4:どのような発言をしたら良いかわからない
会議に慣れておらず、何を発言したら良いかわからないために発言できない新人もいます。
少しずつ慣れてくるのを待つか、会議後に年次の近い社員がアドバイスをすると良いでしょう。始めのうちは、新人の発言が少なくても、見守ってあげる気持ちも大切です。

■会議で発言をしない新人の特徴その5:会議に集中できない
業務のことが気になったり、会議室内の環境が整っていなかったりと、会議に集中できない理由がある新人は、会議での発言も少ないでしょう。会議中は、会議に集中してもらうことが何よりも大切です。

続いては会議で発言をしない新人への対処法について考えてみましょう。

■会議で発言しない新人の対処法その1:会議の目的を明らかにする
会議の目的がわからない場合には、新人は発言しにくいと感じるでしょう。そのため、会議を開く際には、事前に会議の目的を明らかにしておきましょう。定期的に業務の進捗状況や営業成績を確認する「定例会議」や、今後の目標を定めていく「戦略会議」など、会議に参加する新人がその会議の目的がわかりやすいようにしておくことが重要です。

■会議で発言しない新人の対処法その2:会議に集中できる環境を整える
会議室の室温が高すぎる、低すぎる、会議室の外から雑音が聞こえるなど、会議室の環境が悪いことが、新人の発言量に影響する場合もあります。会議を行う際には、参加する社員が会議にしっかりと集中できるような環境を整えることも重要です。

■会議で発言しない新人の対処法その3:風通しの良い雰囲気を作る
影響力のある人の発言のみが通るような会議では、新人は「自分が発言しても無駄だ」と感じてしまい、まったく発言をしなくなります。新人にも発言をしてもらいたい場合には、風通しの良い雰囲気を作ることが大切です。様々な意見が飛び交い、発言しやすい会議を行うように心がけましょう。

■会議で発言しない新人の対処法その4:会議の進行を任せる
会議で自分の意見を述べることが苦手な新人に対しては、会議の進行を任せてみるのもよいでしょう。会議の進行を実際に行ってみることで、会議というものに慣れることができます。進行役が不要な場合には、議事録を取らせるのも有効です。実際に先輩社員がどのような発言をしているのかを記録することで、その後の自分の発言の参考にすることができるでしょう。

■新人の発言がない会議は有意義ではない!
今回は、会議で発言をしない新人の特徴や、会議で発言しない新人の対処法についてご説明してきました。新人が会議で意見を言うことができないと、有意義な会議を行うことができません。新人が会議で発言をしやすくするためには、環境づくりがとても重要です。もしも、自社に環境が整った会議室がない場合、もしくは他部署と合同で使用していてなかなか会議室が使用できない場合には、貸会議室を利用するという手段もあります。参加者が会議により集中できる環境や、プレゼンテーションに使用できる設備など、貸会議室ならではのメリットもあります。会議で発言が少ない新人も、より上質な環境であれば自分の意見を発言できるようになるかもしれません。