コラム

2019.06.21

オフサイトミーティングとは何?オフサイトミーティングの効果や場所、注意点

最近話題のオフサイトミーティングは、直訳すると「オフサイト(=現場を離れて)行われる会議」という意味になります。企業内で行われる会議の際、あえて社外に場所を移動することで、日常の喧騒から離れた非日常的な環境でミーティングを行えるため集中力やクリエイティビティがアップするという効果が得られます。ここでは、効果的なオフサイトミーティングを行うために知っておきたい、基礎知識を解説します。

オフサイトミーティングとは?

オフサイトミーティングの「オフサイト(off-site)」とは、「現場を離れて」という意味の英語です。つまり、オフサイトミーティングとは、現場(会社)から離れた非日常的な場所で実施する会議を指します。普段仕事をしている場所からあえて離れ、リフレッシュできるような空間でミーティングを行うことで、よりオープンな雰囲気を作り、議論を活性化していきます。普段の会議室とは異なる雰囲気の中で解放感やリフレッシュした気分を感じることができるため、オフサイトミーティングは、よりクリエイティブなアイデアが生まれやすいといった利点があります。普段の会議ではなかなか発言できないタイプの人でも、緊張がほぐれることによって積極性を引き出すことに成功し、発言しやすくなる、といった効果も見込めます。

オフサイトミーティングをしよう!効果的な進め方とは

オフサイトミーティングを効果的に進めていくためには、まず手順を確認しておく必要があります。ここからは、初めてオフサイトミーティングを開催する際に覚えておきたい、効果的なオフサイトミーティングの進め方をご紹介します。

・オフサイトミーティングの進め方①テーマと目的を設定する

オフサイトミーティングを開催する前に、オフサイトミーティングのテーマを明確化し、ミーティングの結果として「〇〇について結論を出す」などの目的、議案をきちんと設定しましょう。また、何に対して結論を出すのかという議案は、なるべく1つに絞るようにしましょう。ミーティングの目的、議案をきちんと設定しないと、論点がズレたり増えたりして、時間が足りなくなってしまう可能性があります。
テーマと目的、何に対して結論を出すのかという議案を明確に設定していない場合、オフサイトミーティングは「なんとなくいい雰囲気で集まってなんとなく楽しい話し合いをした」というだけで終わってしまうことになり、その場合、残念ながらそのオフサイトミーティングは失敗です。失敗につながらないよう、テーマと目的を明確にし、議案は1つに絞るようにしましょう。

・オフサイトミーティングの進め方②場所の選び方は?

会議を行う場所、その会場選びはとても大事です。オフサイトミーティングでは特に、会議を行う場所によって、オフサイトミーティングの進めやすさや会議の雰囲気が決まると言っても過言ではありません。貸会議室を利用する企業も多いですよね。参加者のクリエイティビティをより刺激するには、窓が大きくて開放感がある貸会議室がおすすめです。
他にも、ホテルや旅館、キャンプ場などで、オフサイトミーティングプランを用意している場合もあり、選び方も多様化しています。ホテルや旅館に併設された会議室を利用する場合、よりコミュニケーションを活性化するために、食事や軽食を用意すると良いでしょう。ただし、宴会ではありませんのでアルコールは避け、Wi-Fiやプロジェクター、ホワイトボードなど、最低限、会議に必要な機材が揃っている会場を選ばなければいけません。

・オフサイトミーティングの進め方③アジェンダは全員で確認しておく

会議の進行役を任された人や会議の主催者は、オフサイトミーティング当日の2~3日前には参加者全員へ会議のアジェンダを共有しておきましょう。さらに、会議の目的である議案について、出来れば個別に意見を交わしておきましょう。オフサイトミーティングとは、現場(会社)を離れ、あえて普段と違う環境で会議を行うのですから、普段は発言しないような人達にもぜひ発言してもらいたいですよね。事前にアジェンダを説明し、軽く意見を交わしておくことで、参加者たちはオフサイトミーティング当日も発言しやすくなるはずです。事前ミーティングという形ではなく、デスク脇で5~10分程度意見を交わすようなイメージで十分ですよ。

オフサイトミーティングが失敗する原因とは?

オフサイトミーティングを初めて開催する場合、様々な失敗も起こりやすいです。オフサイトミーティングが失敗してしまう原因を知り、失敗しないためのポイントもしっかりと確認しておきましょう。オフサイトミーティングの失敗の原因を解説します。

・オフサイトミーティングの失敗原因①立場を考えすぎて発言しにくい

普段と異なる開放的な空間でフラットに意見が言いやすいとはいえ、相手の立場が自分より上だと対案や新規の案を出すのを遠慮してしまいがちですよね。しかし、個々の社員のクリエイティビティを刺激し、特に立場が下の新入社員や若手社員が持つ様々なアイデアや意見を取り入れることは、企業の成長にとって必要不可欠です。オフサイトミーティングでは、職場の上下関係に捕らわれることなく、「上司だから」「役員だから」と考えて萎縮してしまうことがないよう、前もって取り決めておきましょう。「普段はどんなに権威があってもオフサイトミーティングでは平等」という認識がないと、オフサイトミーティングは失敗してしまいます。

・オフサイトミーティングの失敗原因②人の意見を否定する人がいる

オフサイトミーティングでの意見交換は、ブレスト(ブレーンストーミング)で行うのが一般的です。ブレストとは、自由な意見交換により個々のアイデアを出し合うことで、これまでにない新たな発想を生み出そうという会議手法のひとつ。自由な意見交換というのは、単なるその場での意見だけでなく、考え方や価値観を交換し合うことです。

ここで重要なのは、他人の意見を批判しないこと。もちろん「私の意見なんて採用されるわけない…」などと、自分の考えを自分で否定したり、ネガティブに考えるのもやめましょう。どんな意見でもいいのです。人の意見を否定するのではなく、多くの人の意見や考えを知ろうという気持ちで、オフサイトミーティングに臨みましょう。

・オフサイトミーティングの失敗原因③時間にルーズになってしまう

オフサイトミーティングで大事なのは自由な意見交換です。ざっくばらんな雰囲気が重要になりますが、それでも会議に違いはありませんので、「〇〇について結論を出す」などの目的、議案を忘れてはいけません。議論が楽しくなって、あっという間に時間が過ぎていってしまうことも少なくありませんので、前もって時間配分をしっかりと決めて、その時間内に結論を出すよう心がけましょう。

最後に

オフサイトミーティングでは、普段仕事をしている環境から離れた場所でミーティングを行うことで解放感が得られ、自由な発想を持てるようになれるといったメリットがあります。上司や役員を相手に積極的な発言ができたり意見交換ができたり、普段は発言数が少ない人から意見を引き出せたりと、個々の社員の積極性が高まる効果も期待できます。さらに、オフサイトミーティングを行うことで、これまで行き詰っていた議題に対して画期的な解決策を生み出すきっかけが生まれたという事例も少なくありません。
また、会社以外の場所で行うオフサイトミーティングにおすすめなのが、貸会議室の利用です。Wi-Fiやプロジェクター、ホワイトボードなど、会議に必要な設備がしっかり整った貸会議室なら、普段と全く異なる空間でも緩くなりすぎず、リフレッシュしながらも集中して意見を交わすことができるでしょう。貸会議室で行うオフサイトミーティングで、新しい発想を生み出してみませんか。