コラム

2019.07.05

プレゼンのコツとは?仕事に良い影響を与えるプレゼンテーションの方法

ビジネスパーソンなら、一度はプレゼンテーションをする機会があるはずです。新たな成果をあげるためには、プレゼンテーションを成功させなければいけません。そして、成功するプレゼンをするにはコツが必要です。より成果の高いプレゼンテーションのコツとは、どのようなものなのでしょうか?ここでは、失敗しないプレゼンのコツとして、「話し方」「構成」「資料の作り方」などについて解説します。

プレゼンテーションのコツとは?失敗しないプレゼンのコツ

プレゼンの際に大事になるのが、伝えたいことを的確に伝える話し方。そしてプレゼンの内容について聞き手に注目してもらうことです。プレゼンテーションにおける効果的な話し方にはコツがあります。

・プレゼンのコツ・話し方①聞き手に疑問を投げかけるような語り出し

まず、プレゼンテーションで重要になるのが、語り出しの部分。聞き手をぐっと惹きつけるには、相手に疑問を投げかけるような語り出しが重要です。例えば、「皆さんは、〇〇をご存知でしょうか?」と言うような、聞き手に考えさせるようなスタイルが効果的です。自分が実際に体験したエピソードを交えて語り始めるのも、親近感が持てて良いでしょう。
「この後どう展開していくのかな?」と相手を惹き込んでいくような語りが重要になります。

・プレゼンのコツ・話し方②ノイズは少ない方が良い

プレゼンをする際に、緊張してしまって「えー」「えっとー」などを多用してしまったり、何度も咳払いをしてしまうようなこともあるかもしれません。また、「つまり」「要するに」など、同じフレーズを繰り返してしまう癖がある方も少なくないはず。ですが、これらはすべて聞き手にとってはノイズとなり、プレゼン内容への妨げになってしまう可能性があります。プレゼンの際は、できるだけリラックスして、ノイズの除去を心がけましょう。

・プレゼンのコツ・話し方③プレゼン資料を音読しない

よく見られるのが、プレゼンテーションの際に作った資料を音読しているだけの人。書いてある内容を読み上げるだけでは、時間と場所を用意してプレゼンを行なう意味はありません。できるだけ自分の言葉で、資料にはない情報を伝えるつもりで、聞き手の目を見て話すようにしましょう。

プレゼンテーションのコツは資料・原稿の作成にあり!

プレゼンテーションを上手に行うコツには、資料や原稿の作成もあります。事前に作っておく資料や原稿も、プレゼンの質をあげるために重要な要素なのです。

・プレゼン資料・原稿作成のコツ①テーマ設定

プレゼン資料や原稿作成で最初に重要になるのが、テーマ設定です。テーマを定めていないと、プレゼン内容自体があちらこちらへ脱線し、聞き手が理解しにくくなってしまいます。
プレゼンの目的やゴールを明確にし、プレゼンする相手が誰なのかも明確に定めておきます。更に、提案するあなた自身の立場を明確にしておくことも重要。最も大事なのは、あなたが一番伝えたいことが何かを明確にしておくこと。テーマをしっかりと定め、自分が伝えたいことは何なのかを抑えておけば、論点や主張がブレない資料を作成することに繋がります。

・プレゼン資料・原稿作成のコツ②大まかな目次を作っておく

テーマが明確になったら、次は目次を作成します。資料の詳細な内容を考える前に起承転結を意識しながら、資料の目次を作っていきましょう。まず主題となることを冒頭で伝え、データなどで根拠付けし、最後に改めてテーマに結論をつける、という感じの流れがおすすめです。

・プレゼン資料・原稿作成のコツ③資料に情報を詰め込み過ぎない

目次を定めたら、内容を詰めていきます。この段階で重要になるのが、内容を詰め込み過ぎないこと。伝えたいことが多いとあれもこれもと情報を詰め込みたくなりますが、情報過多がすぎると相手に伝わりにくくなってしまいます。
更に、プロジェクターで資料を投影する場合などには、文字サイズが小さくなって遠くの席のひとには読みにくくなってしまいます。理解度の高い、簡潔な資料・原稿作成を心がけましょう。パワーポイントで資料を作る場合は、1つのスライドで伝えたい内容は1つに絞った方が効果的だと言われています。

わかりやすいプレゼンの構成を作るコツ

プレゼンを成功させるには、プレゼン自体の構成をしっかりと組んでおくことも重要です。資料や原稿作りにも役立ちますので、上手なプレゼン構成のコツを身に着けておきましょう。

・プレゼンの構成のコツ①イントロダクションを作る

イントロダクションは、プレゼンでの主張を述べるまでの前段階。聞き手の興味関心をつかむ役割を持ちます。まず、聞き手の興味関心をつかむために少し軽めの話題から始めましょう。たとえば、テーマに関連する時事ネタや調査データ、事例などを提示します。そこから、プレゼン自体の全体像をざっとひとことで伝えるようにします。イントロダクションにかける時間は、プレゼンテーション全体の10%程度を目安にしましょう。

・プレゼンの構成のコツ②本論は2つの塊にして構成

イントロダクションの次には、いよいよ本論です。本論では、あなたが最も伝えたいメッセージや主張を、聞き手に対してわかりやすく伝えることが大事です。その為、プレゼンの中で最も時間をかけて良い部分です。プレゼンの後で、「〇〇について伝えきれなかった」「〇〇を伝え忘れた…」などということがないよう、漏れなく丁寧に説明していきましょう。
プレゼンのメインとなる本論では、まずイントロダクションで述べたテーマについて、話し手としてどういう意見を持っているのかを伝えましょう。そして、その意見に対して「私がこのように主張する理由は3つあります」といったように、いくつかの項目に分けながら、わかりやすく話すのがおすすめです。ここで、関連データや過去の事例など、何らかの根拠を提示しながら説明が出来れば、より説得力のあるプレゼンとなるでしょう。

・プレゼンの構成のコツ③重要な点を強調してまとめる

本論が終わったら、最後にプレゼンテーションをまとめます。聞き手に重要なポイントを忘れさせないように、重要なポイントを再度繰り返すようなイメージです。プレゼンの最後に最重要点を繰り返すことで、聞き手に対してその重要性を強く認識させることができます。

最後に

今回はプレゼンのコツとして、話し方、資料、構成などについて解説してきました。さらに良いプレゼン、成功するプレゼンテーションを行うには環境も重要です。重要な内容のプレゼンテーションだからこそ、いつもと少し違う環境でリフレッシュしながら、身を引き締めて行うのも良いでしょう。重要なプレゼンの際は、ぜひ貸会議室の利用をご検討くださいませ。