コラム

2019.02.23

賢い会議の進行マニュアル!デキるファシリテーター(司会)になるために覚えておきたい4フレーズ

会議の生産性を上げるために欠かせない、「ファシリテーター(司会)」という立場。中立的に議事進行を行うスキルが求められる責任重大な役割なので、いきなり任されて困ってしまった、という経験がある人も少なくないのではないでしょうか。ファシリテーターの大役を任されたなら、どのように進行していけばいいのでしょうか?今回はデキるファシリテーターになるための会議進行マニュアルとして、会議進行の要点と今すぐ使える便利なフレーズをご紹介します。

会議の進行マニュアルを読む前に!ファシリテーターに必要なスキルとは
会議のファシリテーター(司会)に求められるスキルは、大きく分けて以下の3点です。

・会議の目的と種類に合わせて準備できること
会議には、「コミュニケーション会議」「議論会議」「意思決定会議」などの種類があります。会議の目的に合わせて、事前準備をしましょう。

・どんな意見にも関心を向けられること
ファシリテーターは聴き役としてのスキルが求められます。誰のどのような意見も肯定的に受け止め、「この人ならどんな話も聞いてくれる」と感じてもらえれば、たくさんの意見を引き出すことができます。

・常に目的や論点を意識する
会議には、必ず目指すべきゴール(目的)があります。そのゴールへと着実に近づけていくのがファシリテーターの役目です。会議で出される意見がゴールに向かうためのものか否か冷静に見極めながら、話が横道にそれてしまいそうな時には軌道修正を行い、効率よくディスカッションを進めることが重要です。

覚えておきたい会議の進行マニュアル!社内会議を賢く進めるポイントは

・会議の進行マニュアル①司会進行に欠かせない、会議の始めの挨拶
会議を始める時には、まず始めの挨拶が重要になります。「つかみ」ともいうべき序盤の切り出し方を曖昧にしてしまうと、参加者から「この人で大丈夫なのか?」という疑念を持たれてしまうかもしれません。余計なアドリブを入れず、シンプルな挨拶で会議のスタートを宣告しましょう。まずガイダンスとして、「議題」「時間」「会議のゴール」を宣言します。
会議のゴールと終了時間を明確にすることによって、時間の意識と決めるべきことが明確化された状態でスタートさせることができます。

・会議の進行マニュアル②会議中は議題が逸れないようコントロールしていく
会議が盛り上がると、話題が脱線してしまうことがしばしばあります。司会者は半ば強引にでも、議題を元の本題に戻していくようにしましょう。ヒートアップしている人の意見を強引に却下してしまうと、その人のモチベーションを低下させてしまうおそれもあります。
ですので、話題を軌道修正するという作業は、ある程度場数が必要な作業といえます。初めてではうまくいかなくても落ち込まないようにしましょうね。

・会議の進行マニュアル③上手な司会進行のキモは終わりの挨拶
会議が無事最終段階へと進んだら、または終了の時間がやってきたら、きちんと締めの挨拶をしましょう。くれぐれも時間厳守のスマートな会議を心掛けるのを忘れないようにお願いします。「終わりよければすべてよし」ということわざ通り、最後の締めまできちんと行うのが最大のポイントです。

おすすめ!挨拶や司会進行で使える会議の進行マニュアル「丸暗記フレーズ」
・会議の進行マニュアル「丸暗記フレーズ」①会議を始める時の挨拶
– 「時間になりましたので、今から会議を始めさせていただきます」
– 「お集まりいただきありがとうございます。只今から~に関する会議を始めます。本日司会進行役を務めます、◯◯と申します」

・会議の進行マニュアル「丸暗記フレーズ」②時間厳守を仰ぐフレーズ
– 「お話中申し訳ありません。残りの連絡事項につきましては、メールにて後ほど参加者に配信をお願いします」
– 「意見が活発に出ているところ申し訳ありません。 一旦、こちらの議題は終了させていただきます。また後ほどお時間を取らせていただきますのでご了承ください」

なるべく落ち着いて、柔らかな物言いを心掛けるのがポイントです。

・会議の進行マニュアル「丸暗記フレーズ」③議論の脱線を戻す時にはこのフレーズ
– 「すみませんが、◯◯に関する発言をお願いします」
– 「申し訳ありません。◯◯に絞ったご意見をいただきたいです」

活発化した会議を唐突に断ち切ってしまわないよう、こちらも柔らかい口調を心がけましょう。

・会議の進行マニュアル「丸暗記フレーズ」④司会進行のキモ、会議の終わりの挨拶
– 「以上で◯◯に関する会議を終了させていただきます。ありがとうございました」
– 「大変中身が濃い会議となりました。以上で閉会いたします。また、次回までに各自◯◯をお願いします」

会議の終わりには、貴重な時間を割いて会議に参加してもらった事に対する感謝を述べましょう。次回会議までに各自行うべき業務なども言い添えておければ完璧です。

最後に
会社の会議というものを心から好きだという人は多くないのではないでしょうか。ましてや司会だなんて、緊張してしまうのが当たり前です。しかし、会社という組織に所属するからには、会議は避けて通るわけにはいかないもの。
会議は自分自身のスキルアップに必要な場だと割り切り、楽しんで乗り切るようにしましょう。今回ご紹介した会議の進行マニュアルを参考に、事前準備さえしっかりしておけば、ちょっとの失敗があっても自信をもって頑張るあなたの姿は立派なファシリテーターに見えるに違いありません!