コラム

2018.12.06

「この会議は時間の無駄だった」と思わせたくない!無駄な会議をなくして効率化する方法

「この会議は時間の無駄だったな」と感じた経験はないでしょうか?仕事の生産性を左右するとも言われるのが会議。無駄な会議は参加者の時間を奪うだけで何の成果も上げられません。無駄な会議をなくすためのポイントと一流企業の会議の事例について紹介します。

参加者が無駄だと感じる会議の特徴は?
会議が無駄だと感じる理由にはいくつかのパターンがあります。あなたが実際に無駄だと感じた会議はどれに当てはまるか、考えてみましょう。

・会議が無駄だと感じる理由① 目的とゴールが明確にされていない
会議を行う上で、目的とゴールの設定は不可欠です。これがきちんと設定され参加者に共有されていないと、会議終了まで漫然と時間が過ぎるだけということになってしまいます。このパターンによく陥りがちなのが定例会議。開くことが目的になってしまい真の目的が明確でないために、「集まったはいいものの議題がない」という事態になってしまうのです。

・会議が無駄だと感じる理由② 発言しない人がいる
参加者から多種多様な意見をもらえることで、会議は活発になります。発言しない人は、会議にいてもいなくても会議の進行には何の影響も及ぼさないので、会議に参加していないのと同義です。発言しない人は、前もって自分の意見を考えずに会議の場で考えることが習慣化しているために、思考が追いついていない可能性があります。

・会議が無駄だと感じる理由③ 発言させない人がいる
一方で、一部の参加者が独断的な考えを持っていると、参加者は意見があっても出しにくいというのが現状でしょう。発言力や影響力のある人の意見ばかりが採用され、「どうせ発言しても意味がない」という雰囲気に。この場合は参加者同士の「他人の話を聞く姿勢」も重要になってきます。

・会議が無駄だと感じる理由④ 遅刻者がいる
遅刻者を参加者全員で待ちぼうけ、10分遅れでようやく会議がスタート…これも会議ではよく見られる光景ではないでしょうか?会議への遅刻は参加者の貴重な時間を奪ってしまっています。よほどの緊急事態ではない限り、会議は定時に始められるようにしっかりと事前準備をすることが重要です。
会議が無駄だと感じる理由⑤予め長い時間が確保されている
通常、会議の時間は30分や1時間単位で設定されているケースが多いのではないでしょうか。人は時間があるとどうしてもダラダラしてしまうので、会議の時間が確保されていると議論の密度も薄く、非効率になってしまいます。

会議の無駄をなくして効率化するためにできること
会議での無駄をなくすためにできることを紹介します。すぐ取り入れられるものばかりなので、実践してみましょう。

・会議の無駄をなくして効率化する方法① はじめに会議の目的とゴールを共有する
会議の最終地点がわかっていないと、議論が発散したまま終わってしまい、結局何のための会議だったのか…ということになりがちです。会議が始まる前に会議の目的とゴールは参加者全員で共有することを徹底しましょう。

・会議の無駄をなくして効率化する方法② 会議の参加人数は最小限にする
会議の参加人数が多いと、どうしても発言に偏りが出てきてしまいますし、発言しない人も出てきます。発言しない人には会議以外の他の仕事をさせた方がよっぽど効率的なので、会議の参加人数は最小限にとどめ、より参加者全員から意見をもらえるようにした方が得策です。

・会議の無駄をなくして効率化する方法③ 会議の開始時刻を守る
会議は多くの参加者を拘束していますので、遅刻は厳禁。定刻通りに始められるかどうかで会議の生産性も変わってきます。会議の開始時刻を守れるよう、その日の業務をスケジューリングするように心がけましょう。

・会議の無駄をなくして効率化する方法④ 会議の終了時刻を守る
会議の終了時刻を定め、その時間にはしっかり議論をまとめたうえで終われるようにしましょう。このときのポイントは、余裕を持った時間設定にするのではなく、できる限りタイトな時間的制約を設けること。ただ時間が長いだけの会議は生産性を下げ、非効率になるだけです。

・会議の無駄をなくして効率化する方法⑤ 発言しない人に発言を促す
発言のない人は同意しているのか、関心がないのか、それとも発言しにくい状況にあるのか不明確です。必要があればモデレーターから質問を投げかけ、発言を促しましょう。関心がない場合は、会議から退席させるといった手段も必要です。

・会議の無駄をなくして効率化する方法⑥ 会議の成果を評価し、成果がなければやり方を変える
他の業務と同じで、会議の成果もその都度見直しが必要です。会議にかけたコストと成果を比較して、コストが上回るようであればやり方を変えて再検討する必要があります。

・会議の無駄をなくして効率化する方法⑦ 無意味な会議は開催しない
特に定例会議など、開くことが目的になっていないでしょうか?会議の意味を考え、無意味だと感じたらいっそのこと開催しない方が社内業務の効率化が図れます。

一流企業は会議も違う!徹底的に効率化された会議の事例
・Apple「対話重視のイノベーションの場」
スティーブ・ジョブズは会議の参加人数が多いと議論が錯綜しよい結論に達しないと考え、参加人数は徹底的に減らしていました。参加人数の多い会議であれば、オバマ大統領からの依頼も断ったというほど。事前に考えた気になってしまうプレゼンテーションツールを嫌い、会議の場で参加者に徹底的に課題に向き合わせることでイノベーションが起こせると考えていたのです。

・Google「会議は意思決定の場ではなく対面で話し合うための場」
Googleの会議手法も徹底していて、「会議は意思決定の場ではなく対面で話し合うための場」だと理解されています。意思決定を会議まで待っていたら迅速な判断ができないので、会議を待たずに決定できることはどんどん決断し、意思決定のために話し合いが必要であれば会議を開催する、というように臨機応変に対応。また時間管理も徹底していて、5分や10分単位の会議を設定する、会議室には大きなタイマーを設置して会議時間を意識させる、といったように効率化を実現しています。

最後に
会議での無駄をなくすためにできることは数多くあります。一流企業の事例も参考に、会議の改善のために今日から取り入れてみてはいかがでしょうか。