コラム

2019.07.19

ホワイトボードの活用法!会議に欠かせないホワイトボードの上手な使い方とは

ホワイトボードは、会議に欠かせない道具のひとつ。わかりやすく情報を共有したり、議事録をまとめたりするのに必ず必要です。ですが、初めてホワイトボードでの板書を任された時にはどう使えば会議が効率的に進むのかわからなくて怯えてしまいますよね。会議自体をより効率的に進めるために覚えておきたい、ホワイトボードの活用法を解説します。

ホワイトボードの活用法!会社や会議室でのホワイトボード活用の基本

会議に欠かせないホワイトボード。板書をわかりやすくするためには、そのまま話した内容や聞いた内容を書き出すだけでは効率的とは言えません。会議を効率的に進行させるために覚えておきたい、ホワイトボードの活用ポイントを解説します。

・会社や会議室でのホワイトボード活用法①会議の前に書いておきたい事柄

ホワイトボードを活用するために、会議の開始前からすでにホワイトボードに記載しておいた方が良い内容は「議案」「議題」と「タイムスケジュール」です。
まず、会議が始まる前に、ホワイトボードに会議の目的である議案や議題を書いておきましょう。会議の最終目的を明確にホワイトボードに書いておくことで、議論の脱線を防ぐことができます。また、ダラダラと会議を長引かせることが無いように、ホワイトボードに会議のタイムスケジュールを書いておくことで、参加者に時間を意識させることができるのでおすすめです。

・会社や会議室でのホワイトボード活用法②会議内容は要点だけを箇条書き

いよいよ会議本番。会議内容をホワイトボードに板書します。ここで重要なポイントは、参加者の発言内容をホワイトボードに板書するときは、要点だけを箇条書きにしていくこと。長文で書いてしまうと書き終わるまで参加者を待たせてしまうことになります。
また、要点は色の違うマーカーで書いたり、下線を引くことで書かれている内容にメリハリがつき、理解度が上がります。最後には必ず結論を書いて決定事項を参加者全員に共有しましょう。

・会社や会議室でのホワイトボード活用法③会議の板書におすすめのホワイトボードマーカーとは?

実はホワイトボードマーカーの選び方も、ホワイトボードの活用に欠かせないポイント。会社で一括購入したものの場合は仕方ありませんが、持参できるのであれば直液式のホワイトボードマーカーがおすすめです。
安価なホワイトボードマーカーに多い中綿式は、ペン先が乾くと文字がかすれてしまって読みづらくなります。直液式ならインクが染み込む速度が速いので、くっきりとした字を書き込めるのです。

会議の議事録用ホワイトボードの使い方!より効率的に行うには?

ホワイトボードを会議の議事録として使うこともありますよね。上手なホワイトボードの使い方をすれば、それは会議の進行にも良い影響を与えます。会議の議事録用として、もう少し踏み込んだホワイトボードの使い方を身に着けておきましょう。

会議の議事録をホワイトボードに書く人は、ホワイトボードに一番近い席に座る

会議の議事録を任された人は、まず会議室に入ったら、ホワイトボードに一番近い席に座るようにしましょう。当たり前のことかもしれませんが、微妙な席次選びが重要になります。
特に会議の進行役とホワイトボードへの板書を同時に任されている場合は、何も発言しなくても全員の視界に入る席を選びましょう。また、選んだ席が上座でないことも重要。上座は一般的に入口から最も遠い席とされています。ホワイトボードに一番近い席が上座だったら、2番目に近い場所を選びましょう。

会議の議事録をホワイトボードに書くときは、会議終了時・会議後の使い方も大事

会議が終了した後のホワイトボードの使い方も重要です。
まず会議で使うホワイトボードには、その会議で決定した内容を板書しておきましょう。そして会議終了前に、ホワイトボードに書かれている会議の決定事項を読み上げます。議論が白熱して会議時間が長引いてしまったときなどは、この確認がついついおろそかになってしまうことがありますが、ホワイトボードを使ってその日の会議で決定したことを開示し、参加者全員で共有することはとても大事です。
その後、「次回は○月○日の○時から○会議室です。お疲れ様でした」と次回の日程を確認しつつ、ホワイトボードに記載しましょう。ホワイトボードに書かれた次回の打ち合わせ予定を全員が確認した後、会議終了となります。会議終了後も、ホワイトボードに書かれた内容についてメモを取ったり、もう1度確認したいという参加者がいますので、すぐに消すのではなく、全員が会議室を後にしてから消すようにしましょう。

ホワイトボードを会議室で活用して、一体感のある会議を

会議でホワイトボードを活用することで、情報を素早くわかりやすく共有して参加者同士の一体感を生むことができます。配布された資料に目を通しながら進めていくだけの会議では、個々の視点がバラバラになり、参加者の考えに相違が出てしまう場合も少なくありません。ホワイトボードを活用することで全員の視点をホワイトボードに集中させ、一体感が生まれるので結論が出やすくなるはずです。また、ホワイトボードに記載する係を当番制で回していくことで、より能動的な会議にすることも可能。マンネリ化した雰囲気を打破することができます。
社内でのホワイトボードを使った会議が難しい場合には、貸会議室の利用がおすすめです。ホワイトボードやホワイトボードマーカーなどの備品の用意もあるので、闊達な会議が進行できます。空間を変えることで社内での会議よりもクリエイティブな意見を生み出す一助になる可能性も。より活発な会議のために、ぜひ貸会議室のご利用をご検討くださいませ。