コラム

2019.04.26

キックオフミーティングとは?その目的と必要性について

ビジネスシーンでよく耳にする言葉である、「キックオフミーティング」。新しいプロジェクトなどが発起された時などに開かれる、物事をスタートさせるために行われるミーティングのことを指す言葉です。プロジェクトをより活発に進めるために欠かせないとされるキックオフミーティングですが、キックオフミーティングを行う目的がわからない、という人も少なくないはず。ここでは、キックオフミーティングの目的や正しい進め方などをご紹介します。

キックオフミーティングは無駄?キックオフミーティングの目的とは

物事をスタートさせるためのミーティングである、キックオフミーティング。キックオフミーティングという言葉は、サッカーなどでよく使われる、試合開始を意味する言葉である「キックオフ」と「ミーティング」を組み合わせてできた造語です。
キックオフミーティングが行われるのは、新たなプロジェクトを開始する時のほか、チームを新しく組織した場合、新しい年度・期のスタート等などの場面です。
ひとつのプロジェクトを成功させるためには、チームメンバーの意思統一が重要。キックオフミーティングは同じプロジェクトに関わるメンバーがプロジェクトの目的や進め方、情報や役割分担などを共有するために行われます。
また、メンバー同士の意思疎通などもプロジェクトを進めるには大切。キックオフミーティングはチームが一丸となってプロジェクトを進めるために必要な、メンバーのコミュニケーションの機会でもあるのです。

キックオフミーティングのアジェンダ作成のコツ

キックオフミーティングの主催者は、ミーティングの目的や話し合いたい内容をアジェンダとしてまとめておきましょう。アジェンダ作成のコツは次のとおりです。

・キックオフミーティングのアジェンダ作成のコツ①情報収集

アジェンダを作成する前に、関係者からの情報収集を行いましょう。メンバー全員を把握しておくのが難しい場合には、部門のリーダーと話し合ってメンバー全体の業務の状態を収集していきましょう。事前に情報収集しておくことで、確実な内容をアジェンダに反映することができます。

・キックオフミーティングのアジェンダ作成のコツ②わかりやすい内容であるかどうか

わかりやすい会議のアジェンダを作るには、まずミーティングの議案・議題を用意することが重要です。アジェンダとは、ミーティングの目的や議案・議題を参加者に理解してもらうために有効な資料です。キックオフミーティングの参加者に伝えたい内容がぼやけてしまわないよう、アジェンダには不要な資料は添付しないようにしましょう。
まず、始めにミーティングの目標と目的を設定し、そのためにミーティングで話し合いたい内容は何なのかを書き出していきましょう。

キックオフミーティングの正しい進め方とは?

キックオフミーティングの上手な進め方にはコツがあります。キックオフミーティングの正しい進め方をおさえておかないと、ただメンバー全員で一致団結することで「なんとなくいい時間だった気がする」となって終わりになってしまうかもしれません。キックオフミーティングの時間を無駄にしないように、進め方を覚えておきましょう。

・キックオフミーティングの進め方①事前資料をメンバーに共有する

キックオフミーティングの前に、十分な余裕を持ったタイミングでミーティングの日時と場所を決定してメンバーに共有しましょう。その際に、アジェンダや事前資料をメンバーへ配布しておきます。
事前に共有する資料はアジェンダだけではなく、もしもっと踏み込んだ内容の詳細資料が準備できるなら、合わせて共有しておきましょう。参加者も資料が配布されたら、事前の予習なしにミーティングへ参加して時間を無用に過ごさないよう、資料を読み込んでおくようにしましょう。

・キックオフミーティングの進め方②リーダーの挨拶とメンバー紹介

キックオフミーティング初日を迎えたら、まず参加メンバーに向けてリーダーから挨拶をします。その際には単なる自己紹介ではなく、リーダーがそのプロジェクトで目指すところなどを明確にしておくことが重要になります。曖昧な目標設定、ゴールイメージが無い状態で全員が動き始めてしまうと、プロジェクトはうまく進行しません。このプロジェクトが必ず目指すところはどこなのか、プロジェクトの目標や目的はキックオフミーティングで必ず示しておく必要性があります。リーダーの自己紹介が終わったら、メンバーもそれぞれ自己紹介をします。意気込みや目標などをメンバーも示しておきましょう。

・キックオフミーティングの進め方③概要と詳細

リーダーやメンバーの挨拶が終わったら、まずメンバー全員でプロジェクトの概要をおさえておきましょう。概要説明の後に、ある程度詳しいプロジェクトの詳細を見ていきます。
メンバーの担当によっては直接的には関わりのない業務の説明もあるかと思いますが、効率的な業務の進捗のために全体の流れを全員でおさえておくことが大切です。

・キックオフミーティングの進め方④内容の振り返り

チーム全員でプロジェクトについてひととおり情報共有をしたら、ミーティングの一連の内容を振り返りましょう。メンバーの1人が書記となって、ミーティングの議事録を残しておくのがおすすめですが、書記がいない場合、重要だと思ったポイントは各々でメモ書き程度の簡単な内容でも記録しておくことをおすすめします。キックオフミーティングの最後に振り返りの時間を設けることで、メンバー個々の役割や、プロジェクトの進め方を全員の共通認識とする目的があります。

最後に

新しいプロジェクトを始める際の目標設定や、メンバー同士の意思疎通のために欠かせないキックオフミーティング。キックオフミーティングを行うときは、もちろん無駄ではない、意味のある時間にしたいものですよね。
キックオフミーティングを効率的に進めるには、集中しやすい空間づくりも重要。社内の会議室も良いですが、気分転換も兼ねて貸会議室のご利用もぜひご検討くださいませ。