コラム

2019.02.20

議事録とは?なぜ議事録が必要なの?会議の議事録の上手な書き方とコツ

議事録とは、会議で行われた議論や内容を書き起こしたもののことを指します。議事録を残す目的の多くは「情報共有」です。会議に出席した人が後日確認をすることはもちろん、出席しなかった人も内容を把握することに役立ちます。また、会議の決定事項は適切に決められたのかどうかを証明するという役割もあります。法律で議事録の作成が義務付けられている取締役会・株主総会などの会議もあるのです。
議事録の作成は新人が任されることも多いですが、上記の内容を踏まえるととても重要な役割を持っているといえます。会議の参加者と議事録での差異がないように注意して残すことが必要です。

議議事録の書き方とそのコツは?
・会議の議事録の書き方とコツ①会議の要点・目的を把握する
まずは会議の要点や目的をしっかりと把握しましょう。要点や目的を押さえておくことで、議事録を書く際に、何の情報が必要で、何が不要なのかを悩むことがなくなります。また、要点や目的を把握すると、前もって会議に必要そうな情報を調べることもできます。自分がわからない専門用語や詳細な情報を会議前に調べておくことで、会議に参加した時の理解度が大きく変わってきます。

・会議の議事録の書き方とコツ②会議前に議事録の構成を確定させる
会議が始まる前に、議事録の構成を決めておくことも大切です。何も決めずに参加すると、書く段階であちこちに散らばった情報を探してまとめるという作業が必要になります。しかし、予め決めておくことで、会議中にその構成に沿った情報が発言された際に、それを記録しておくことができるのです。また、会議が始まる前から記載しておくことができる項目もあります。これらを用意しておくことで、いざ議事録をまとめようという時に大きな時間短縮となるでしょう。

会議の構成を確定させるために、以下の項目を予め押さえておきましょう。
・基本項目(会議名、日時、場所、参加者、議題)
・各項目の表記方法(前回の議事録を参考に、西暦や24時間表記など)
・記載項目(背景や前提、課題、決定事項とそれに対してどうアクションするのか、など)

・会議の議事録の書き方とコツ③しっかりと記録しておく
実際に会議が始まった際に大切なのは、会議中の記録です。手書きやパソコンでの記録がメインになりますが、ICレコーダーを利用すると、聞き逃しなどがあった場合に非常に役立ちます。通常ICレコーダーを使用していない場合に持ち込む際は、会議が始まる前か冒頭に許可をもらったほうが良いでしょう。
メモを取る際には、「質問や回答は、主語と述語を必ず残す」「手書きの際には図式化して残す」ことを心がけてみてください。議事録には「何が(誰が)」「どうしたか(どうするべきか)」の明確化が非常に重要です。質問者や回答者は誰なのか、ということはもちろん、今後のアクションは誰がどう取っていくのか、ということが記載されていなければ議事録の意味がありません。
また、手書きのメモの場合には手早くまとめるスキルも重要になってくるため、できるだけ図式化することをお勧めします。図式にすることにより、文章で書くよりも少ない量でまとめることができますし、自分自身も理解しやすく、後から見たときにもしっかりと思い出しやすくなるのです。初めは慣れていないために時間もかかり手こずるかもしれません。しかし図式化に慣れて早く描けるようになると、PowerPointの資料作成時などにも役に立つスキルを獲得することができます。

・会議の議事録の書き方とコツ④わからない場合はその場で確認する
もしあなたが参加者として発言できるような会議であれば、会議で発生したわからないことはその場で質問し、解決するようにしましょう。会議の流れを重要視したくなる気持ちもわかりますが、後から質問しても他の参加者が何のことだったのか忘れてしまい、的を射た回答がもらえないかもしれません。質問されたほうも議事録をまとめるあなたも、会議後に再び会議のことを思い出して考えるという二度手間になってしまいます。
その場で質問して疑問を解決しておけば、その後の会議の内容もすんなりと理解できるでしょう。あとは理解した内容を議事録に書き起こすだけなので、難しくはないはずです。

・会議の議事録の書き方とコツ⑤5W1Hで簡潔に書く
5W1Hとは、「What(何を)」「When(いつ)」「Who(誰が)」「Where(どこで)」「Why(なぜ)」「How(どうやって)」という6つの頭文字を取った呼び方です。この情報のどれかが抜けてしまうと、情報不足を起こしてしまいます。逆にこれを意識して情報をまとめることで、抜け漏れなくわかりやすい文章が作れます。
また、ビジネスにおける文章は簡潔にすることが大切です。簡潔な文章を書くために、口語体(発言そのままのもの)を文語体(文章に書き起こす用の書き方)に置き換えたり、必要でない部分は取り除いて議事録に残したりという工夫をしてみましょう。

議事録を効率的にわかりやすく作成していこう
議事録作成で気をつけるポイントやコツがたくさんありましたが、事前に準備を行い、会議中に疑問点を解決しながらメモを取ることで、会議が終わった時には8割がた議事録を完成させることができてしまいます。重要な議事録ですが、できるだけ時間をかけずに良いものを作成するのもビジネスでは大切です。効率的に作成して、次の会議への準備に繋げましょう。