サービスイベント成功の秘訣

貸し会議室・会場を借りる際に重要になるのが利用目的です。いくら会場デザインが好ましくても、イベント内容とかけ離れては意味をなしません。適切な広さはあるか、適切なレイアウトはできるかといった視点でお考えください。例えば以下のような視点があります。

• 会議なら参加者の顔が見渡せるよう座席はコの字形式やロの字形式がいい
• 勉強会であれば机と椅子が演台に向くスクール形式かシアター形式がいい
• 島型の研修なら講師が各グループを見て回れるように広めの会場にした方がいい

以上のように、利用目的に合ったレイアウトや人数に合った広さを選ぶことが大切です。

会場選びで最重要視すべきなのは「アクセスの良さ」です。特に複数路線とつながるターミナル駅が最寄りの会場がおすすめです。ただし、駅から遠い会場は参加者が迷われるリスクがあるので避けましょう。その他にも、雨に濡れずにたどり着ける駅直結の会場といった観点もありますが、なによりも大事なのは主催者が実際に駅から歩くことです。迷いやすい場所や混雑具合を肌で感じることができ、事前に注意を促すことができます。

参加者にとって分かりやすい会場であるかどうかは、集客・参加率にも影響を与えますので、会場選びは慎重に行いましょう。

長時間にわたるセミナーや会議などでスクール形式の場合、1つの長机に対して3名分の座席を配置すると、結局真ん中には座られないという事や、座った場合でも隣同士近すぎるため息苦しい中受講する、といった事があるため、AICCでは2名用の長机を採用しています。椅子は座面が広くひじ掛け付きで、疲れにくい物を使用しているので快適にお過ごしいただくことが可能です。

イベントを行いたい会場を仮決めしたら、必ず実際の現場を下見します。下見の際には来場者視点で、以下のようなポイントを押さえましょう。

• お手洗いの数が十分か（特に女性）
• 早めに到着された方の待合場所はあるか
• 案内板を設置できる場所は十分か
• 同ビル内や近隣に自動販売機・コンビニ・飲食店はあるか
• 施設やお手洗いがバリアフリーに対応しているか
• ビル入り口やエスカレーター、エレベーターの導線はわかりやすいか
• 避難ルートの確認

主催者側が決めるタイムスケジュールは、イベント参加者の満足度に大きく影響します。基本的には「開始から終了までのスケジュールは余裕を持つ」が大原則です。イベント特性もタイムスケジュールに影響を与えます。例えば女性が多めであれば、お手洗い休憩を長めに設定するなどの工夫が必要です。混雑緩和のためにも上下階のお手洗いが使用可能かも確認しましょう。

1日がかりのイベントではお昼休憩の設定も必要です。11時～13時などランチタイムのピークを避けることで、参加者のストレスを軽減できます。またセミナーの場合、受け身状態の受講者が多いため、終了時刻を超えると「時間が予定より押したので最後まで参加できなかった」といった不満の声が上がりやすくなります。

以上のように、タイムスケジュール1つでイベントへの評価も変わります。決して、「なんとなく」で決めないようにしましょう。

イベント後の懇親会こそメインイベントと考える参加者の方もいます。だからこそ、単に場を用意するだけではなく、参加者同士がコミュニケーションできる仕組みを提供することが大切です。

また、ケータリングの内容も重要です。大切なお客様を招くイベントなどの場合、簡単すぎる軽食しか出てこないと、チープな印象を与えてしまうリスクもあります。事前に会場側に、懇親会の主旨、男女比、年齢層などをしっかり伝えて、適切な質と量の食事を提供できるよう準備しましょう。

懇親会が成功するとイベント自体の満足度が高まる、次回の集客が良くなる、主催企業のイメージも良くなるなどといった多くのメリットに繋がりますので、懇親会も大事なイベントのいち要素という認識を持ちましょう。