会議でもソーシャルディスタンスは大事！コロナ禍におすすめのレイアウトとは
コロナ禍において、会議中も社員同士の距離を一定に保つソーシャルディスタンスが重要視されます。社内にある会議室が狭い場合は、広い貸し会議室を借りるなどの工夫も大切です。
そこでこの記事では、貸し会議室を使うときの注意点や、貸し会議室でソーシャルディスタンスを保てるおすすめのレイアウトなどを紹介します。
コロナ禍に貸し会議室を使うときの注意点
コロナ禍において、会議をするときは社員の人数にあわせて貸し会議室を借りる企業が増えています。社内の会議室よりも広いスペースの部屋もあるため、多くの社員を収容してもソーシャルディスタンスなど感染対策を取りやすいという点が、貸し会議室を利用するメリットです。
まずは、感染対策を実施しながらの会議が求められるコロナ禍に、貸し会議室を使う際の注意点を紹介していきます。
レイアウトの注意点
通常の会議は、テーブルと椅子をすべて前方に向けて配置するスクール型や四方向き合う形で配置するロの字型、テーブルを二つくっつけ、コの字になるように席を配置する島型や対面型などのレイアウトで、ひじが当たらない程度に距離を空けて着席することが一般的でした。
しかし、ソーシャルディスタンスが求められるようになったコロナ禍では、テーブルは従来のように並べたとしても、座席は間引いて一人ひとりの距離を広く取る必要があります。
貸し会議室を借りるときは、収容人数の表示よりも2分の1から3分の1減らして使用すると考え、どの程度の広さが必要になるのかを割り出すようにしましょう。
換気
広い貸し会議室でソーシャルディスタンスを保ったレイアウトをしていたとしても、ずっと締め切った空間では感染リスクが高まります。そのため、定期的に空気を入れ替える換気を意識しましょう。
常時窓を開けられるのがベストですが、困難な場合は最低でも30分に1回、5分～10分を目安に、窓を全開にして換気することを心掛けるのがおすすめです。
貸し会議室では基本的に窓もドアも締め切って会議を進めるため、参加人数を少人数に抑えて機械での換気を行うか、毎時2回以上を目安に、2方向の窓もしくは会場のドアを開放して換気を行うようにしましょう。
消毒
貸し会議室で会議を行う際、会議に参加する社員が入退室時に手指消毒を行うのはもちろん、テーブルや椅子、マイク、演台など不特定多数の方が触れる可能性があるものはすべて消毒や除菌を徹底する必要があります。
貸し会議室の利用前後は全面的に消毒を行い、会議中もマイクや演台などはこまめに消毒するようにしましょう。
開催時間
大人数で長時間一つの空間に滞在するのは控えることが望ましいコロナ禍では、会議時間を短くすることが求められます。議題を絞ったり、事前に資料を共有して目を通してもらったりすることで、時間の短縮を図りましょう。
また、会議終了後にその場に留まって談笑するのは避けることも大切です。貸し会議室は借りられる時間が決まっているため、社内会議室に比べると会議後に雑談することは少なくなりますが、会議終了後は速やかに退室しましょう。
運営スタッフおよび参加社員の体調確認
会議当日は手指消毒などを行うのはもちろんですが、出勤前に検温を行い、体調の確認や管理を徹底することも大切です。発熱している方は会議への参加をお断りする必要もあります。
また、会議中は必ずマスクを着用しましょう。プレゼンや意見交換など声を発するタイミングでマスクを外そうとする方もいますが、マスクをせず発言すると飛沫が飛ぶため、会議中はプレゼン中も含めて常時マスクをつけることを徹底する必要があるでしょう。
また、通常時には軽食やお菓子などのケータリングを用意していたという場合でも、マスクを外す機会になってしまうため、コロナ禍では貸し会議室内での飲食は避けたほうが良いでしょう。もしも利用する場合は、カトラリー類や食器の使い回しが起こらないように個別のメニューを用意することが望ましい対応です。
貸し会議室のソーシャルディスタンスは何メートル離す？
ウイルスを持つ人が咳やくしゃみをしたり、会話中につばが飛んだりしたとき、ウイルスは飛沫によって1～2メートルの距離を飛ぶと考えられています。そのため、一般的にソーシャルディスタンスは2メートルとされており、列を作るときや休憩など狭い空間で複数の人が一定時間滞在するときは、ソーシャルディスタンスの距離を目安に広く距離を取ることが推奨されています。したがって、会議など複数の人が一つの空間に長く滞在する場でも、最低でも1メートル、可能であれば2メートルを目安にできる限り距離を保つよう配置することが求められます。
貸し会議室を使う際にソーシャルディスタンスを保つためには、左右は1.5メートルから2メートル以上距離を空けることを意識し、対面する場合は2メートル以上、スクール型のように背を向けて座る場合も1メートル以上は距離を空けられるようなレイアウトでの配置を行いましょう。
会議のソーシャルディスタンスにおすすめのレイアウト
貸し会議室では、用途にあわせてさまざまなレイアウトが行えます。しかし、ソーシャルディスタンスを保つことを考えると、密になりやすいレイアウトは避ける必要があるでしょう。
テーブルに椅子を並べるときは左右の距離が2メートル取れるように配置し、全員が演台に向かって座るスクール型の場合は最低でも1メートル、可能であれば2メートルを目安に前後も距離を空けます。
対面する席があるレイアウトでは、向かい合う席がなくなるように座席を間引いてジグザグに配置することが大切です。着席したときに、斜め向かいにしか人がいない状態にしましょう。どうしても対面させる必要がある場合は、十分に距離を取ったコの字型やロの字型にしたり、コの字の短辺を除いたレイアウトにしたり、2m以上の距離を取るよう工夫することが求められます。
あまり広くない会議室で少人数の会議を行う場合は、すべての座席を壁側に沿って配置し、社員同士の距離を広く取るレイアウトにするのもおすすめです。
最後に
会議中は感染症対策のガイドラインに基づいた対策を取る必要があり、消毒や換気だけでなく社員同士の距離を十分に取るソーシャルディスタンスを意識したレイアウトも求められます。必然的に収容できる人数が減るため、広い貸し会議室を利用することも検討する必要があるでしょう。
貸し会議室の赤坂インターシティコンファレンス（AICC）では、不特定多数の方が触れるドアノブや備品、機材などの消毒、定期的な会場のドアを開放しての換気、手指消毒用のアルコールの設置や室内の除菌など、新型コロナウイルス感染症対策のガイドラインに基づいた対策を実施しています。また、使い捨てのフェイスガードやマスクもご利用いただけますので、事前にご相談ください。また、最大500名の収容人数を誇る会議室もあるため、ソーシャルディスタンスを十分に保ったレイアウトも可能です。
多くの社員と安全に会議ができる貸し会議室をお探しの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にお任せください。
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