学会運営で知っておきたい準備期間や流れを解説！
学会の運営方法は規模や団体によって異なりますが、さまざまな関係者と連携して進めなければならないため、十分な準備期間を確保することが大切です。
そこで今回は、学会運営で知っておきたい準備期間や学会開催までの流れについて解説します。
学会の運営準備はいつから始めるべき？
学会とは、学者や研究者が研究成果を発表し、研究内容の妥当性を検討や議論を行う場であるとともに、研究者同士の交流や新たな研究成果を普及させる場でもあります。
学会の成功のためには開催するまでに十分な準備期間を確保する必要があります。特に学会の場合は、一般的な会議や会合とは異なる要件も多いため、遅くとも2年前くらいから準備を始めることが望ましいでしょう。
学会の運営準備は2年前から始めよう！
一般的に学会運営の準備は、遅くとも2年前から始めておくことをおすすめします。
そこで続いては、学会当日までの間、どのタイミングでどのような準備が必要なのか、具体的なスケジュールを紹介します。
実行委員会の立ち上げ（２年前）
学会の運営準備として最初に行うことは、実行委員会の立ち上げです。
まず、実行委員会を立ち上げ、実行委員を中心に学会の準備を進めていきます。
実行委員の選出には、学会運営の決定権を持つコアメンバーと必要な業務を行うメンバーでチームを編成します。
メンバーが決まったら、１回目の実行委員会を開催し、具体的なスケジュールを決めていきましょう。
第１回目の実行委員会では、過去の学会開催時の決算書、資料などをもとに、「収支予算表の策案」なども行います。
日時の決定及び会場の決定（1年半前）
学会開催にあたっての予算が決まったら、学会の開催日、時間の候補を決めましょう。
学会開催日時の候補が決定したら、学会の開催に適した会場を探します。まずは内見予約などを入れ、実際に会場に足を運んで、広さや設備、雰囲気などを確認した上で手配するのがおすすめです。
また学会の場合は遠方から訪れる方も多数いるため、会場周辺のホテルも押さえておきましょう。ホテルによっては仮予約できる場合もあるため、会場と合わせて手配しておくと安心です。
告知・参加者の募集のための準備（1年前）
学会の運営準備としては、開催1年前あたりから関係機関や会員に告知を行い、参加者の募集のための準備を開始します。公式ウェブサイトの開設やポスターなどの印刷物の制作も、この時期からスタートしておくと良いでしょう。広告協賛企業への渉外活動もできるだけ早く始めることをおすすめします。 また、運営事務局を開設し、当日までのスケジュール表をはじめ、当日の進行表・業務分担表の作成も必要です。会場の導線や機材などを確認して、足りない機材はレンタルなどの手配をし、当日の設営レイアウトを決めていきましょう。
一般エントリーの募集開始（6ヶ月前）
6ヶ月前になったら、いよいよ一般エントリー募集を開始します。
エントリーの募集と並行して、応募者の情報管理や申し込み状況、協賛金獲得状況の確認しながら、関係者に共有しましょう。
また、学会運営にあたって足りない備品はないか、スタッフの人数は足りているかなど、入念にチェックしておくと安心です。
プログラムの作成及び発送（3ヶ月前）
一般エントリーの募集を締め切ったら、演題に基づいてプログラムの作成、発送を行います。
また、学会終了後に懇親会を開催する場合は、懇親会の開催場所や食事の手配、司会や挨拶をする人などを決めてオファーしておきましょう。
運営マニュアルの作成（1ヶ月前）
開催1ヶ月前の学会運営準備としては、学会当日の動きを想定し、スタッフ向けの運営マニュアルを作っておくと役立ちます。スタッフ表の作成や司会進行用のシナリオ（台本）作成、誘導スタッフの配置表などが必要です。 また、懇親会を開催する場合は、懇親会用の進行台本もあると良いでしょう。
学会当日
学会当日はマニュアルに従って、会場の設営や受付業務、誘導や司会進行など、学会の運営にかかる業務全般を行います。 事前にリハーサルをしておくと、スムーズに進行できるでしょう。 また、どれだけリハーサルをしても、当日トラブルが起こる可能性はあります。トラブルが起きた場合のシミュレーションもしておくと、慌てることなく対処することができます。
事後処理（～1ヶ月）
学会の運営は、学会が終わったら、それで終わりではありません。
学会終了後は、お礼状の発送や収支決算書の作成、精算処理などの事後処理が必要です。
また、次回の学会運営に活かすための反省会や、スタッフ向けの慰労会を開催すると良いでしょう。
学会の運営を成功するには会場選びが大事
学会は、日本だけではなく海外から来賓などを招く場合もあります。
学会の規模が大きくなる程、入念な準備が必要なため、2年という期間は決して長すぎることはありません。当日スムーズな運営ができるよう、期限を厳守しながら準備を進めていくようにしましょう。
また、学会は通常の会議とは異なるため、会場選びも重要なポイントです。
そこでここからは、学会の運営を成功させるために知っておきたい、会場選びのポイントを紹介します。
立地・アクセスの良さ
学会の会場となる場所は、立地やアクセスの良いところを選びましょう。 主要駅からのアクセスはもちろんですが、最寄り駅から分かりやすい場所を選ぶのがおすすめです。 また、大切なお客様をお招きする場合は、高級感のある会場を選んだり、コンシェルジュなどを手配しておくのも良いでしょう。
会場の広さや使いやすさ
学会の会場は、参加人数に合わせて広さなどを選ぶことが必要です。 また、発表のスタイルによってテーブルやイスの配置などのレイアウトが変えられる場所を選ぶと、使いやすくなります。
設備や通信環境の良さ
学会の開催では、パソコンなどを利用した発表を行うケースも多いため、音響などの設備やインターネットの通信環境が不可欠です。 設備や通信環境のない会場の場合は別に手配する必要があるため、あらかじめ必要な環境や機材が整った会場を選ぶと良いでしょう。
分科会用の会議室の有無
分科会を実施する学会を開催する場合は、分科会に利用できる会議室があると便利です。 部屋数、収容人数、必要な設備が整った小部屋や貸し会議室があるかを確認しておきましょう。
学会運営は会場と準備が成功を左右する！
学会の運営は、事前の準備と会場選びが成功を大きく左右します。遅くとも2年前から準備期間をしっかり確保し、学会に適した会場を選ぶことが重要です。 赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、高級ホテルのような空間ときめ細やかなサービスが自慢の貸し会議室です。VIPをお招きする際に相応しいエントランスとくつろげるラウンジ、充実した映像・音響機材の他に、学会に必要なマイク、演台、司会者台、ブルーレイプレーヤーなど多くの備品が無料でご利用いただけます。また、都内主要駅からほぼ10分圏内の場所にあり、国内はもちろん海外からのお客さまにとっても抜群の利便性を誇ります。学会運営の場所をお探しの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にお気軽にご相談ください。
おすすめの記事
