学会の会場探しで押さえておくべきポイント、選び方を解説
学会の会場は、収容可能人数や設備、アクセスの良さ、料金などを考慮して選び、開催日の1年半程前には決定しておくことが望ましいでしょう。特に学会の場合、会場選びが成功を左右するといっても過言ではありません。
そこで今回は、学会の会場探して押さえておきたいポイントや選び方について解説します。
学会の会場として利用できる施設
学会の会場として利用できる施設には、「貸し会議室」「イベントホール」「ホテル」などがあります。
貸し会議室
学会の会場としてよく利用されているのが、貸し会議室です。
貸し会議室の場合、1つの施設に大小さまざまな会議室が備わったケースが多いため、学会の開催はもちろん、学会後の分科会など少人数ずつ分かれてセッションをするときにも便利に使えます。
必要な設備や機材、ラウンジなどのサービスが利用できる貸し会議室であれば、会場準備にかかる負担も軽減できるでしょう。
また、学会の参加者は、国内だけでなく海外から参加するケースもあるため、アクセスが良く、分かりやすい場所にある会場を選ぶことが大切です。
貸し会議室はイベントホールなどに比べると数が多いため、立地やアクセスの良い施設も探しやすいでしょう。
イベントホール
イベントホールとは、さまざまなイベントに対応した施設のことで、スタジアムやホール、アリーナと呼ばれることもあります。大人数を収容できるケースが多いため、大規模な学会を開催する場合に適した施設といえるでしょう。 音響や映像、照明などの専門スタッフが常駐しているイベントホールなら、機材の設営からオペレーションまで任せることができて便利です。 ただし、イベントホールは広さがあるため駅から離れた場所にあることも多く、バスやタクシーなどで移動しなければならないこともあります。参加者が迷わずアクセスできるよう、送迎バスを手配するなど、駅からの移動方法は事前に検討しておく必要があるでしょう。
ホテル
宴会場や会議室を備えたホテルでも、学会を開催することができます。
ホテルで学会を開催する場合、学会の会場と合わせて参加者の宿泊施設を手配できるというメリットがあります。開催場所にそのまま宿泊できれば、参加者の負担を軽減できるだけでなく、運営側の手配や管理の手間を減らすことにもつながるでしょう。
また、学会終了後の懇親会などでもホテルのレストランを利用することができるため、移動に時間や費用をかけることなく、ホテル内ですべてを完結することも可能です。
ただし、ホテルによっては宴会場だけで会議室がないところや、設備や機材が不十分な場合もあります。ホテルの宴会場や会議室を利用する場合は、学会開催の実績があるところを選ぶとスムーズな運営ができるでしょう。
学会の会場探しのポイント
学会の会場探しは、学会の開催日時が決定したらできるだけ早めにスタートしましょう。遅くとも1年半程前には内見を行い、仮予約をしておくことをおすすめします。 また、最近では通常の学会ではなく、「オンライン学会」や「ハイブリット学会」を開催するケースも増えています。 オンライン学会やハイブリット学会の場合、通常よりも小さな会場でも開催できるというメリットがあり、会場費の負担を大幅に削減できる一方で、Webカメラや高速インターネット通信など、オンライン開催ならではの設備や機材を手配する必要があります。 また当日のオペレーションや必要なスタッフの手配なども変わってくるため、まずはどんなスタイルで学会を開催するのかを検討し、それに合わせて場所探しを始めるのがおすすめです。
学会会場の選び方
学会会場を選ぶときは以下のポイントに注目し、開催スタイルや規模に応じて、適した施設を探しましょう。
分かりやすい場所にあるか
学会の参加者は、会場周辺からだけではなく全国各地から集まります。なかには海外から訪れる方もいるでしょう。
そのため、学会の会場は、参加者が道に迷わず到着できるように、最寄り駅からのアクセスが分かりやすい場所にある施設を選びましょう。特に駅直結のビルに入った施設や目印となる建物に入った施設などは人気があります。
必要な機材が備わっているか
学会を開催する際には、音響設備や映像設備、スクリーンや演台、マイク、テーブル、イスなど、さまざまな設備や機材が必要です。会場となる施設にこれらの用意がない場合は、別途レンタルなどの手配が必要となり、会場まで運ぶ手間もかかります。 そのため、学会会場を選ぶときは、どんな設備や機材を利用できるのかも事前に確認しておきましょう。 また、オンライン学会やハイブリット学会を開催する場合は、高速インターネット通信環境があるか否かも重要なポイントです。途中で通信が途切れたり、遅くなったりということがないよう、専用回線を利用できる会場を選ぶと良いでしょう。音響、映像担当の専門スタッフが常駐している会場や、当日のオペレーションまで任せられる会場を選ぶとさらに安心です。
近隣に宿泊施設はあるか
遠方から学会に参加する場合は、宿泊施設を利用する方もいるでしょう。会場から宿泊施設まで距離がある場合は、移動に負担がかかります。
そのため、宿泊予定者のいる学会を開催する場合は、近隣に宿泊施設があるかを確認しておくことも大切です。また、学会開催日と他の大規模なイベントが重なってしまうと、周辺の宿泊施設の予約が取れなくなる可能性があります。会場だけではなく、宿泊施設も早めに仮予約を入れておくことをおすすめします。
会場レイアウトが可能か
会場によって、レイアウトの変更ができない会場とレイアウトの変更が可能な会場があります。
学会の会場を選ぶ際は、希望に応じてレイアウトの変更ができる会場を選ぶほうが使いやすくおすすめです。
学会の会場には赤坂インターシティコンファレンスにご相談ください
学会を成功させるためには、事前準備と会場選びが重要であると言われています。
学会を開催する会場は、すべての参加者を収容できる広さがあることはもちろん、学会に適した環境や設備、初めての方でも分かりやすい立地など、条件が整っている施設を選ぶようにしましょう。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、VIPをお招きする際に相応しいエントランスとくつろげるラウンジがあり、高級ホテルのような空間ときめ細やかなサービスが自慢の貸し会議室です。
全会議室に超高速回線「NUROアクセス」を完備しているため、リアル学会はもちろん、オンライン学会やハイブリット学会の対応も可能です。また、専任のイベントコーディネーターが一貫してお客様のサポートを行うため、安心してご利用いただけます。
学会の会場選びに関するご相談は、赤坂インターシティコンファレンスにお気軽にお問合せください。
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