講演会におすすめの会場はどこ？種類や選び方、重視したいポイントを解説
講演会の会場は、最寄りの駅から分かりやすく、静かで快適な環境が整った場所を選ぶことが大切です。
そこで今回は、講演会に適した会場の種類や選び方、重視したいポイントについて解説します。
講演会に適した会場の種類
講演会の会場は、参加人数と予算を考慮したうえで、最適な場所を選びましょう。
まずは、講演会の開催に適した会場の種類を紹介します。
貸し会議室
講演会の会場として一般的によく使われるのが、貸し会議室です。
貸し会議室は、都市部であれば比較的数が多く、参加人数に応じて選びやすいというメリットがあります。
ただし、貸し会議室によっては、無人の場合や講演会に必要な設備がそろっていない場合があります。
料金や収容人数だけではなく、受付やインターネットの環境の有無、映像や音響の機材を扱う専門のスタッフが常駐しているかどうかは、事前に確認しておきましょう。
イベントスペース
イベントスペースでも講演会を開催することは可能です。 大規模なイベントも開催できるスペースや、少規模のグループで利用するのにちょうど良いスペースなど、さまざまなタイプのものがあります。
イベントスペースを利用する場合も同様に、インターネット環境や講演会に必要な機材の有無は確認しておきましょう。
機材がそろっていない会場の場合、別途レンタルなどの手配が必要になります。
ホール
大人数が参加する大規模な講演会の会場としては、ホールの利用がおすすめです。
自治体が運営するもの、ホテル内にあるもの、民間企業が運営するものなど、さまざまな形態のホールがあり、それぞれ収容人数や料金が異なります。
イベントホールやホテルの場合、施設内にレストランがあり、講演会後に懇親会などを行うことも可能です。
また、ホテルであれば宿泊ができるため、遠方からの参加者が多い講演会におすすめです。
講演会の参加者を増やしたい！会場選びで重視したいポイント
講演会の会場選びは、参加者の人数を左右する可能性もあり、慎重に行う必要があります。
続いては、講演会の会場を選ぶときに重視したい5つのポイントを紹介します。
駅から近い
講演会の参加者は、開催地周辺の人ばかりではありません。
遠方からの参加者にも配慮して、空港や新幹線の到着駅から移動しやすく、駅から近い場所にある会場を選びましょう。
また、駅から分かりやすい場所にある会場を選ぶことも大切なポイントです。
オフィス街に近い
オフィス街周辺には、研修に使用できる施設や会議に使用できる貸し会議室などが多数あります。
また、オフィス街には飲食店なども多いので、近くの飲食店で休憩したい人や、食事をしたい人にも便利です。
特にビジネスパーソン向けの講演会であれば、オフィス街近くの会場を選ぶことで、参加者を増やせる可能性が高いでしょう。
静かで落ち着いた環境
講演会の会場は、静かで落ち着いた環境を選ぶことも重要なポイントです。
例えば、交通量の多い道路に面した場所や工事などが行われている場所では、外部の音が会場内に聞こえてしまい、参加者が講演会に集中しにくい状況になってしまいます。
周辺環境や施設内で他にどんなイベントが行われているかなども、事前に確認しておきましょう。
機材や設備がそろっている
講演会の会場には、プロジェクターやスクリーン、マイクなど、映像や音響に関する機材、机やいすなどの設備、感染症対策に関する設備などが必要です。
貸し会議室やホールの場合は、機材や設備がそろっているケースも多くありますが、すべての施設にあるわけではなく、有料・無料など料金システムも異なります。
別途レンタルをして持ち込むこともできますが、備え付けの機材があり、操作に詳しいスタッフが常駐する会場を選ぶほうが、主催者側の負担を減らすことができるでしょう。
高速インターネット回線がある
近年、コロナ禍の影響もあり、オンライン講演会やハイブリッド講演会を開催することが増えてきています。
オンライン講演会やハイブリッド講演会は、自宅などからも気軽に参加できるため、遠方に住んでいる人や、忙しくてまとまった時間を確保するが難しい人でも、参加しやすいというメリットがあります。
そのため、オンライン講演会やハイブリッド講演会を開催することで、幅広い層にアプローチすることができ、参加者を増やせる可能性は高くなるでしょう。
オンライン講演会やハイブリット講演会を開催する場合は、高速インターネットの回線が備わった会場を選ぶことが大切です。インターネットが不安定だと、講演会の途中で配信が止まってしまうなどのトラブルが発生する可能性もあります。
また、機材トラブルにも注意が必要です。オンラインの場合は特に、講演会中のトラブルが参加者の離脱や苦情につながってしまうため、オペレーションできるスタッフをそろえておくほうが安心です。
東京で講演会会場におすすめの貸し会議室
東京で講演会の会場をお探しなら、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をぜひご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）には、東京メトロ溜池山王駅または国会議事堂前駅からビル直結でアクセスが良く、大小さまざまな貸し会議室をご用意しています。
受付やラウンジも兼ね備えているため、大人数が参加する講演会や、休憩を挟んで行う長時間の講演会にも適しているでしょう。また、超高速回線「NURO アクセス」を全室完備おり、映像・配信・音響・照明技術に精通したオペレーターが常駐しているため、オンライン講演会やハイブリット講演会の開催にもおすすめです。
広々としたエントランス、まるでホテルのような高級感のある内装で、落ちついた雰囲気のなか講演会を開催していただけます。
最後に
講演会の会場をどこにするかは、参加人数をも左右する可能性がある重要なポイントです。
できるだけ多くの方に参加してもらえる講演会にするためには、今回紹介した会場の選び方もぜひ参考にしてみてください。気になる会場が見つかったら、できれば下見をして、雰囲気やサービスなども確認しておくのがおすすめです。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、駅直結の場所にあり、雨の日でも傘をささずに移動することも可能です。また、講演会に必要な機材や設備が完備されており、参加者の方が安心して出席できるように万全の感染症対策を行っています。
東京で講演会の会場をお探しの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にお気軽にご相談ください。
