予算会議とは？内容や進め方、おすすめの貸し会議室を紹介
予算会議とは、予算の作成や決定を目的に開かれる会議のことです。企業において、予算の決定は経営を左右する重要事項のため、社内の会議室ではなく社外の貸し会議室を利用し、役員や役職者のみが集まって行われることも珍しくありません。
そこで今回は、予算会議の必要性や決定すべき内容、進め方について紹介します。
予算会議とは
予算とは、あらかじめ決めておく数値的な目標を指します。
「いくらまで使えるのか」という費用の上限を指す言葉として使われることもありますが、ビジネスで使用する場合は、売上や利益、原価、経費などすべてを含む収入と支出の予定を算出し、経営目標を定めることを指すのが一般的です。
企業が行う予算会議では、主に利益目標を決定し、この利益を達成するためには、売上がいくらあれば良いのか、原価・経費をいくらまでに抑えるべきかなどを話し合います。
経営方針や経営戦略にも関わる重要な会議のため、役員をはじめ、一部の役職者のみが参加し、非公開で行われるケースも少なくありません。
予算会議で決定すべき内容
企業の予算会議では、主に以下のような内容を決定していきます。
経営戦略・売上・利益目標の決定
予算会議で決定するのは、主に翌年度の予算です。
まずは経営方針や経営戦略に関する話し合いが行われ、企業の方向性を決めたうえで売上・利益目標を決定し、具体的な予算を組んでいく流れが一般的です。
部署ごとの予算を決定
企業の経営戦略、売上・利益目標が決まったら、達成に向けて各部署が何をするべきか、部署ごとの方針と予算を決定していきます。
常設されている部署の場合は、前年度の実績や予算達成率をベースとするケースも多いですが、新たに部署やプロジェクトを立ち上げる場合は、組織全体の予算配分を見直すことも必要です。
全体予算を決定
部署ごとの予算が決まったら、それらを一つに取りまとめ、企業全体の予算組みをしていきます。
最初に決定した売上・利益目標との乖離が大きい場合は、再度経営方針や経営戦略について話し合う必要がでてくるでしょう。
予算の管理方法を決定
予算は、決定すれば終わりではなく、実際の収支が計画通りに行われるかどうかを管理していくことが大切です。予算の進捗状況は誰がどうやって管理するのか、管理方法についても決めておきましょう。
予算と実績がズレてしまうと、予定していた売上・利益目標を達成することはできません。
また、どうしても目標達成が難しいとなった場合は、年度の途中に再度会議を開き、予算の修正を行うこともあります。
そのため、予算会議で予算を決定した後は、しっかりと予実管理を行い、大きなズレがないかを常に把握しておくことが重要です。
予算会議の準備・進め方
続いては、予算会議の幹事を任された方に向けて、必要な準備、具体的な進め方について説明します。
①開催日時を決める
予算は、決定すれば終わりではなく、実際の収支が計画通りに行われるかどうかを管理していくことが大切です。予算の進捗状況は誰がどうやって管理するのか、管理方法についても決めておきましょう。
予算会議は役員など幹部クラスが集まって開催されるケースが多いため、できるだけ早く日程を決めて、スケジュールを空けてもらう必要があります。
少人数制で行われる場合は、参加可能な日時について一人ひとりヒアリングを行ったうえで、できるだけ全員が無理なく集まれる日時を調整しましょう。
②会場を決める
予算会議は重要事項を話し合う場なので、社内の会議室は敢えて使わず、社外の貸し会議室を利用するケースも多いです。
予算会議の日程が決まったら、会場は早めに予約しておくことをおすすめします。
予算会議の会場としては、静かで落ち着いた環境があり、ホワイトボードやプロジェクター、インターネット環境など、会議ができる設備が充実した場所を選ぶことが大切です。
また、オフィスからのアクセスが良く、最寄り駅から徒歩で移動できる会場であれば、参加者の負担を軽減できます。
オンラインで参加する役員がいるなど、ハイブリッド形式で予算会議を行う場合は、途中で映像や音声が止まってしまうことがないように、高速インターネット回線を完備した貸し会議室を選ぶことも重要です。
③参加者に通知する
予算会議の日時と会場が決まったら、ひとまず参加者に通知をして、予定を空けておいてもらいましょう。
この時点で資料やアジェンダがそろっていなくても、後日共有すれば問題ありません。
④資料・アジェンダを作成する
予算会議当日配布する資料は、前もって作成しておきます。
アジェンダには、会議の目的はもちろん、念の為、開始日時と場所も記載しておきましょう。
また、予算会議はどうしても長くなりがちです。
貸し会議室などを利用する場合は、時間に制限があるため、目安となるようにアジェンダに進行表やタイムスケジュールを記載しておくのもおすすめです。
資料とアジェンダが完成したら、事前に参加者に共有して、当日までに目を通しておいてもらいましょう。
⑤当日の司会進行
予算会議当日は、司会進行を頼まれる場合もあります。
司会進行役はファシリエイターと呼ばれ、予算会議を円滑に進行するためのサポートを行う役割があります。
事前に決めたタイムスケジュールを確認しながら進めていくのがポイントです。
⑥（会議後）議事録を整理する
予算会議が終了した後は、会議で決定した内容を議事録として整理します。
幹事が司会進行を行う場合は、書記兼議事録担当として1名スタッフを配置するとスムーズに進められます。
予算会議に適した貸し会議室の選び方
外部の貸し会議室を利用して予算会議を行うなら、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をぜひご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）では、企業向けの研修やセミナーをはじめ、国際会議などにも使用される大小さまざまな貸し会議室をご用意しています。
人数分のデスクやチェアはもちろん、ホワイトボードやプロジェクターなどの備品、高速インターネット回線も完備されています。
企業の役員など幹部が集まる重要な会議の場として相応しい高級ホテルのような空間が広がり、広々としたエントランスには受付スタッフも常駐しています。
オンライン配信機材の操作に慣れたスタッフによるサポートも可能なため、オンラインやハイブリッドで予算会議を行う場合も、安心してご利用いただけるでしょう。
最後に
翌年度の経営方針や戦略、売上・利益目標などを決定する予算会議は、企業にとってとても重要です。そのため、社外の貸し会議室を利用して非公開に行われるケースも多く、幹事を任された場合は会場選びも大事な仕事の一つとなるでしょう。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、予算会議にぴったりの貸し会議室です。
東京メトロ溜池山王駅または国会議事堂駅直結のビルで、アクセスも良好です。駐車場のご用意もあるため、お車でもお越しいただけます。
東京都内で予算会議の場所をお探しの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にぜひお気軽にご相談ください。
