記者発表会とは？必要な準備の流れと注意点、会場の選び方を解説

作成： 2023.12.08

記者発表会とは、企業が新製品や新サービスをメディアに発表するための場です。
一度に多くのメディアに情報発信できるというメリットがある一方で、準備をしっかりと整えることが大切です。

この記事では、記者発表会に必要な準備の流れ、注意点について解説します。
記者発表会会場の選び方も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

記者発表会とは

記者発表会とは、企業が新製品やサービスを発表するイベントのことで、プレス発表会と呼ばれることもあります。
プレスリリースのように文章だけで済ませるのではなく、実際に商品やサービスを見てもらい、体験してもらうことができるのが記者発表会のメリットです。

記者会見との違い

記者発表会と混同しがちなイベントに、「記者会見」があります。記者会見とは、マスコミからの要請を受けて開く情報開示の場です。

企業が不祥事を起こした際の謝罪会見などが一般的で、記者発表会とは開催される目的が大きく異なります。

記者発表会の開催に必要な準備

記者発表会は、企業にとって一大イベントです。当日の運営がスムーズにいくように、入念な事前準備を行いましょう。

ここからは、記者発表会の開催に必要な準備の流れを紹介します。

①日時と会場を決定する

記者発表会を開催する日時としては、メディア関係者が動きやすい平日の午後を選ぶケースが多いです。

記者発表会の会場は、貸し会議室やイベントホールなどが利用されています。
プロジェクターやスクリーンなどの映像機材、マイクなどの音響機材がそろった会場を手配するのがおすすめです。

②案内状の作成・発送

記者発表会の開催日の遅くとも2週間前には、日時と会場を記した案内状を作成し、メディア関係者に発送しましょう。

早めに発送できれば、案内状を受け取った側もスケジュール調整がしやすいため、より多くメディア関係者に来場してもらえる可能性が高くなります。

また、事前申込制の場合には、申込情報から参加者リストを作成しておくと、当日の受付がスムーズになります。

③プレスリリース・プレゼン資料の作成

案内状の発送が完了したら、次はプレスリリースと当日のプレゼン資料を作成しましょう。

プレスリリースとは、新製品やサービスの概要を文書や資料としてまとめたものです。

メディア関係者が惹きつけられるような独自性のある内容で作成し、発表会当日に発信しましょう。
公式サイトやプレスリリース配信サイトなどに掲載するケースが多いので、発表会に参加しないメディア関係者に向けた内容も織り込むのがポイントです。

一方で、プレゼン資料は、記者発表会の当日のみ使用するものです。
レイアウトやフォントにも気を配り、伝えたいイメージを形にしていきましょう。

ただ情報を詰め込めば良いということではなく、時間配分を考えたうえで、端的に分かりやすく伝えることが重要です。

④司会台本・タイムスケジュールの作成

記者発表会をスムーズに進行するためにも、司会台本を用意しておくのがおすすめです。

また、当日の式次第を用意して、タイムスケジュールも作成しましょう。
記者発表会当日は、必ずしも予定通りに進むとは限らず、機材トラブルがあったり、質疑応答の時間が長くなったりすることもあります。

始めからギリギリのスケジュールを組んでしまうと、後半は慌ただしくバタバタと進めなければ終わらないということもあり得るため、時間には余裕をもっておきましょう。

⑤想定問答の作成

記者発表会では、質疑応答の時間を設けるのが一般的です。

当日間違った回答をしてしまわないためにも、想定される質問については、あらかじめ回答集を作成しておくことをおすすめします。

記者発表会の開催で注意したいこと

続いては、記者発表会の開催にあたって注意しておきたい点を2つ紹介します。

申込なしのメディアが突然参加することも

事前申込制の記者発表会を開催しているにも関わらず、当日申込みをしていないメディアが飛び入りで参加を希望するケースもあります。

せっかく足を運んでくれたメディア関係者を無下にするわけにもいかないので、基本的には名刺をお預かりし、そのまま参加してもらうようにしましょう。

ただし、会場の広さによっては飛び入りの参加者を収容できない可能性もあります。
万が一の事態に備え、会場の広さには余裕をもっておくことが大切です。

時間が延びる場合もある

メディア関係者からの質問が想定よりも多かったり、会見終了後に担当者と名刺交換を希望する企業が多かったりすると、終了時間が予定よりも伸びる場合があります。

終了後は機材の撤去や片付けも行わなければならないため、貸し会議室を予約する時間は、記者発表会の予定時間に加えて1～2時間程度の余裕があるとベストです。

記者発表会に適した会場の選び方

続いては、記者発表会に適した会場の選び方について説明します。

アクセスの良い場所

記者発表会の会場は、多くのメディア関係者が参加しやすいようアクセスの良い場所を選びましょう。

具体的には、以下の3つのポイントに着目すると良いでしょう。

・主要駅から近い
・最寄駅から近い
・駐車場がある

東京都内だけでなく、地方から参加を希望するメディア関係者がいることも想定し、主要駅からのアクセスも重視するようにしましょう。
また、車で参加する人もいるので、駐車場を備えているかどうかも重要なポイントです。

記者発表の内容に合った雰囲気

会場はできる限り下見をし、記者発表会の内容に合った雰囲気の場所を選びましょう。

例えば、最先端の技術を駆使した製品をアピールする場にも関わらず、古びた会議室では不相応です。

会議室内はもちろん、エントランスやお手洗いなどの共用部も含め、雰囲気の良い会場を手配するのがおすすめです。

必要な機材・設備がある

記者発表会には、プロジェクターやスクリーンなどの大型の機材や設備が必要になります。

会場に持ち込むのは大変な手間がかかるので、レンタルなどで手配できる会場を選ぶことをおすすめします。

最後に

新製品や新サービスをアピールするための記者発表会は、アクセスが良く、機材や設備が整った貸し会議室を利用することをおすすめします。

赤坂インターシティコンファレンス（AICC)は、以下の5つの特徴を備えた貸し会議室です。

・高級ホテルのような上質空間でゲストをお出迎え
・数十名〜数百名まで幅広い規模に対応できる大小さまざまな会議室をご用意
・東京駅から6分の「国会議事堂前」駅から地下道直結
・収容台数171台の地下駐車場利用可能
・機材や設備はレンタル可能（無料あり）

記者発表会に必要な機材はすべて揃っているため、持ち込みは不要です。

記者発表会の会場選びにお悩みの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC)までお気軽にご相談ください。

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