オンライン学会って実際どう？メリットや注意事項、開催方法を紹介
長引くコロナ禍の影響により、学会もオンラインで行われるケースが増えてきています。学会は、研究結果を発表し、お互いに評価をし合うことで研究分野の発展や普及、同じ研究をする者同士がコミュニケーションを図るという目的があるため、オンラインでの学会でも本来の意義や目的を果たすことができるのか、疑問があるという方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、オンライン学会のメリットや注意事項、開催方法について紹介します。
オンライン学会とは
オンライン学会とは、インターネットを通じてライブ配信という形式で行われる学会のことです。
新型コロナウイルス感染症の蔓延により、1つの会場の大勢の人が集まることが難しくなっている昨今、学会もオンラインで開催するケースが増えてきています
オンライン学会の開催形式
オンライン学会の開催形式としては、オンライン開催とハイブリット開催の2つがあります。
オンライン開催
オンライン学会の動画配信方法としては、現在の状況をリアルタイムで配信する「ライブ配信」だけでなく、事前に録画したものを予定時刻に発信する「録画配信」、録画済みの動画を視聴者側が好きなタイミングで視聴することができる「オンデマンド配信」などがあります。
ライブ配信の場合は、発表者と他の研究者や専門家とが画面を通して、リアルタイムに相互のやり取りができるというメリットがあります。しかし一方で、配信中に機材トラブルなどが発生しやすいため、配信環境や機材などの準備をしっかりと行う必要があります。
録画配信やオンデマンド配信は、配信する動画を事前に録画、編集することができるので、機材トラブルなどが起こるリスクがないというメリットがある反面、リアルタイムで意見交換などができない点はデメリットと言えます。
オンライン学会の開催方法は、規模や参加人数によって慎重に検討する必要があるでしょう。
ハイブリッド開催
ハイブリッド学会は、従来通りの学会とオンラインでの動画配信を同時に行う方法です。
ハイブリット学会であれば、リアル参加をする人は従来の学会のように会場での意見交換をすることができ、オンラインで参加している人もチャット機能などを活用することで質問や議論をすることができます。
実際の会場で参加する人の人数を制限することで新型コロナウイルス感染症対策ができるほか、遠方の人はオンラインで参加することができるため、従来の学会よりも参加しやすくなるでしょう。
ただし、ハイブリッド学会を開催する場合は、リアル参加者とオンライン参加者に向けて同時に学会を進行する必要があるため、入念な事前準備が必要になります。
オンライン学会を開催するメリット
オンライン学会を開催するメリットには、以下のようなことがあります。
遠隔地からも参加しやすい
オンライン学会のもっとも大きなメリットは、遠隔地からでも参加しやすいことです。
特にコロナ禍の現在、新規感染者数が急激に増加してしまうと遠方からの移動が制限されてしまったり、海外からの入国が難しくなってしまったりするケースもあります。
しかし、オンライン学会であれば参加者の居住地に関係なく参加できるので、状況に応じて臨機応変に開催することができるでしょう。
コストを削減できる
従来の学会の場合は、参加者の人数に合わせた会場を手配する必要があり、大規模なホールや貸し会議室を利用するケースも多くありました。
しかし、オンライン学会やハイブリット学会の場合は、オンラインで参加する人もいるため、リアル参加者の人数や機材などの設備を基準に会場を選ぶことができます。
そのため、従来よりも小規模な会場で開催することができ、参加する側も交通費や宿泊費を負担する必要がないため、コスト削減ができるというメリットもあります。
大勢の人が参加できる
コロナ禍の今、一つの会場に大勢の人が集まるイベントは、例え学会であっても慎重に行う必要があります。
会場内のソーシャルディスタンスを保ち、新型コロナウイルス感染症対策を徹底して行うためには、リアル参加者の人数を会場の収容人数の2分の1～3分の1程度に抑える必要があるでしょう。
オンライン学会であれば、会場の収容人数に関係なく大勢の人が参加できるため、より多くの人と意見交換ができるというメリットもあります。
オンライン学会の注意事項
オンライン学会の開催にあたっては、いくつか注意しておきたいこともあります。
例えば、特にハイブリッド学会やライブ配信でオンライン学会を開催する場合、配信用機材や通信のトラブルに注意しておかなければいけません。動画が固まってしまったり、音声が途切れてしまったりしては、オンライン参加者に情報を届けることができず、意見交換もできなくなってしまいます。
そのため、オンラインで学会を開催する場合は、機材トラブルや通信トラブルに対応できる専門スタッフを配置し、高速インターネット回線など安定した通信環境が備わった会場で開催することが大切です。
また、オンライン学会の場合、オンラインで参加する人が動画を無断で保存し、二次配布を行うといったトラブルが起こるリスクもあります。配信した動画は保存ができないように対策をしておく、動画を無断でアップロードしないように注意喚起を行っておくといった対策も必要になるでしょう。
オンライン学会の会場や機材の手配方法
オンライン学会を開催するときは、動画配信用の機材、高速インターネット回線、専門の機材オペレーターの手配まで、すべてを一括で依頼できる貸し会議室の利用がおすすめです。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC)では、大小さまざまな貸し会議室をはじめ、オンラインイベントやハイブリッドイベントに対応した高速インターネット回線、配信機材をご用意しております。専用のコーディネーターが一貫してサポートを行うほか、映像や音響の専門スタッフも常駐しているため、オンライン学会のような大規模なイベントも安心して開催していただけます。
また、高級ホテルのような空間と、きめ細やかなサービスが自慢の貸し会議室は、海外からの参加者などVIPを招いて開催するオンライン学会に最適です。
オンライン学会の会場や機材の手配は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC)にぜひご相談ください。
最後に
長引くコロナ禍の影響により、今後もインターネットを活用したオンライン学会の開催が増えていくことが予想されます。
赤坂インターシティコンファレンスでは、オンラインイベントに適した環境が整った貸し会議室です。スタッフは一社一担当制を採用しているため、オンライン学会に関するすべての手配業務を同じ担当者がトータルでサポートさせていただきます。会場の準備だけではなく、オペレーションも含めた業務をすべてお任せいただくことも可能です。
オンライン学会の開催は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC)にご相談ください。
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