シンポジウムとは？フォーラムや学会との違いや会場の選び方
「シンポジウム」「フォーラム」「学会」など、さまざまな名称のイベントが数多くありますが、それぞれの違いがよく分からないという人も多いのではないでしょうか。シンポジウムやフォーラム、学会は、名称の違いだけではなく、行われる内容にも違いがあります。
そこで今回は、シンポジウムとは何か、フォーラムや学会など名称の違うイベントとの違いや会場の選び方について解説します。
シンポジウムとは？
シンポジウムとは、特定のテーマに対して異なる意見を持った複数の専門家を招き、報告や意見を聞いたあとに聴衆からの質問に答えるといった形式で行われるイベントです。
シンポジウムの魅力は、1つのテーマに対して複数の専門家の意見を聞くことができる点と、発表者に直接質問ができる点にあります。シンポジウムを開催する場合は、テーマの内容と参加者の人数に合わせて適切な会場を選ぶことが大切です。
シンポジウムとフォーラムとの違い
フォーラムは公開討論会と訳されることが多く、集団で行う討論や討論を行う場を意味する言葉として使われています。
シンポジウムは、同じテーマについて複数の専門家から報告や意見を聞くというスタイルなのに対して、フォーラムは決められたテーマについて議論を行い、結論を出すことを目的に開催されます。
シンポジウムと学会との違い
学会という言葉には決まった定義はありませんが、学者や研究者が自身の研究成果を発表し、その妥当性などを検討、論議する場になっていることが多いです。
学会は、研究結果を発表し、評価をし合うことで、研究分野の発展や普及という役割も果たしています。学会とシンポジウムは似ている面もありますが、学会には同じ研究をしている同士が交流する場としての意味が大きいと言えます。
シンポジウムと講演会との違い
講演会とは、テーマを決めて専門家を招き、話を聞くイベントです。
シンポジウム、フォーラム、学会は、発表者の発表内容に対して、質問や討論を行うという面がありますが、講演会は講演者の話を聞くことがメインとなります。また、シンポジウムは複数の専門家を招くのに対して、講演会は1名の講演者が演説を行うという違いがあります。講演会の場合も、講演終了後に質問の時間が設けられていることもあります。
シンポジウムは会場選びが大事！注意したいポイント
シンポジウムを開催する場合、会場選びが重要なポイントです。そこで続いては、シンポジウムに適した会場選びのポイントを紹介します。
アクセスがしやすい
最寄り駅から遠く場所が分かりにくい会場は、集客が落ちてしまう可能性があります。
シンポジウムの参加者は必ずしも会場近郊に住んでいる人とは限らないため、新幹線や飛行機などを利用して訪れる人でもアクセスしやすく、駅からの道のりが分かりやすい会場を選ぶのがポイントです
必要な設備や機材が揃っている
シンポジウムを開催するために、必要な設備や機材は数多くあります。
そのため、必要な設備や機材が揃っている会場を選ぶほうが効率良く準備を進めることができるでしょう。照明やマイク、プロジェクターやスクリーン、カメラなど、どんな設備・機材がそろっているかは事前に確認しておきましょう。
運営をサポートしてくれる専門スタッフがいる
イベントを開催するうえでチェックしておきたいのが、運営をサポートしてくれる専門スタッフの有無です。
例えば、万が一シンポジウムの途中で映像機材や音響機材のトラブルが起こってしまった場合、主催者側では対応しきれない可能性があります。映像や音響のサポートを行う専門スタッフがいる会場であれば、万が一機材トラブルが起きてしまった場合も速やかに対応してもらうことができて安心です。
人数に合わせた配置変更ができるか
シンポジウムの開催場所としては、イベントホールやコンベンションセンターなどが利用できますが、貸し会議室もおすすめです。
会場は人数が確定する前に手配することが多いですが、イベントホールやコンベンションセンターの場合、会場レイアウトは固定で決められていて、変更はできないというケースが多いです。しかし、貸し会議室であれば人数に合わせて配置変更が可能なところも多いので、コロナ禍でシンポジウムを開催する場合は、ソーシャルディスタンスを保ったレイアウトで行うことができます。
会場の見た目も大事なポイント
シンポジウムの会場を選ぶときは、見た目や雰囲気も重視しましょう。
建物の外装はもちろんですが、エントランスや待機スペースの雰囲気なども、参加者の満足度に影響を及ぼす可能性があります。会場を選ぶ際、できれば実際に会場まで足を運び、参加者の目線で雰囲気を確認しておくと良いでしょう。
懇親会や打ち上げが行えるスペースがあるか
シンポジウム終了後に懇親会や打ち上げが行われることも多いです。
会場を移動せずに懇親会や打ち上げが行えるスペースがあると、講演者や参加者が懇親会や打ち上げに参加しやすくなります。
食事が可能やスペースがある場所やケータリングサービスと提携している会場であれば、食事の手配はもちろんテーブルセッティングなども依頼することができるため、主催者側の準備の負担を軽減することができます。
オンライン配信ができるか
シンポジウムを開催するときは、その様子をオンライン配信することで、より多くの人に参加してもらうことができます。 オンライン配信も検討している場合は、配信の設備が整っている会場を選ぶようにしましょう。オンライン配信に適した高速インターネット回線があるか、カメラなどの機材があるかも事前に確認しておきましょう。
最後に
経営会議には、会社が置かれている現状、問題点や課題を把握し、解決策や改善策を話し合い、意思決定することで業績向上を図る目的があります。ただ単に参加者が集まって、数字や進捗状況の報告会を行うだけでは有効な経営会議とは言えないため、会議の主催者はもちろん、参加する側も経営会議の意義や目的を十分に理解して出席することが大切です。
効率的な会議を行う方法としておすすめなのが、貸し会議室を利用することです。貸し会議室を利用すれば、会議に必要なテーブルや椅子の配置、機材などを準備する時間を短縮できるだけではなく、終了時刻に限りがあるため効率的な会議になることが期待できます。赤坂インターシティコンファレンス(AICC)は、駅からのアクセスも良く、高級ホテルのような落ち着いた雰囲気の貸し会議室で、経営会議の開催にぴったりです。会場運営のプロによる細やかな配慮でお客様の負担を軽減できるよう心がけております。
経営会議の場所選びをする際は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）までお気軽にお問合せください。
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