オンライン開催のメリット・デメリット、おすすめの場所を紹介
コロナ禍の影響でセミナーやイベントなどをオンライン開催するケースが増えています。
そこで今回は、オンライン開催のメリットやデメリット、セミナーやイベントをオンライン開催する際におすすめの場所を紹介します。
オンライン開催とは
オンライン開催とは、セミナーやイベントなどを開催する際に、会場に人を集めて行うのではなく、インターネット回線を利用して配信形式で行うことを指します。 オンライン開催は、リアルタイムで配信を行うものと、事前に収録したものを予定されている時刻に配信されるものがあります。
オンライン開催とWeb開催の違い
オンラインとWebは厳密にいうと意味が異なります。
オンラインとは、インターネット回線につながっている状態のことを言い、Webは、「クモの巣」や「クモの巣状の物」を表す言葉で、文字、画像、音楽、動画などをインターネット上で簡単に使えるシステムのことです。
しかし、インターネットを利用したセミナーやイベントのことをオンライン開催やWeb開催と呼ぶ場合は、ほとんど同じ意味で使用されています。
オンライン開催のメリット
オンライン開催には、以下のようなメリットがあります。
普段は取り込めない層の集客が期待できる
実際に会場に足を運ぶセミナーやイベントの場合、開催場所によっては移動に時間がかかることがあります。
また、参加者はある程度まとまった時間を確保しなければならないことから、時間が確保できず参加が難しいケースもあるでしょう。
しかし、オンライン開催であれば自宅などから参加することが可能なので、普段は取り込めない層の集客が期待できます。
コロナ禍の影響による中止の可能性が少ない
新型コロナウイルス感染症の収束の見通しが立っていないため、感染状況によってはせっかく準備したセミナーやイベントを中止せざるを得ない状況が続いています。 セミナーやイベントの内容によっては準備にある程度の期間を要するため、突然中止にした場合でも準備にかかった費用が戻らないものもあります。 しかし、オンライン開催であれば、一つの会場に大勢の人が集まることもなく、また参加者が会場まで移動する必要もありません。そのため、コロナ禍の影響などでキャンセルや中止になるリスクがほとんどない点もメリットです。
参加者の人数に合わせて大きな会場を手配する必要がない
会場に参加者を集めてセミナーやイベントを行う場合、参加者の人数によっては、かなり大きな会場を手配する必要があります。 オンライン開催の場合は、会場に参加者が集まることはないため、カメラや照明、マイクなどの機材を設置できる最低限の広さがあれば開催できる点もメリットと言えるでしょう。
オンライン開催のデメリット
メリットが多いオンライン開催ですが、オンラインならではのデメリットもあります。
臨場感が薄れる
オンライン開催の場合、実際の会場にいるわけではないので、臨場感が薄れる点はデメリットと言えます。
自宅や会社から参加できるという点はメリットにもなりますが、普段の生活と変わらない状態で参加するため、セミナーやイベントに参加しているという感覚が薄れてしまうことがあります。
安定した通信環境が必要になる
オンライン開催で最も大変なのは、安定した通信環境の確保です。
参加者が多いイベントの場合は、たくさんの参加者が同じ時刻に同時にアクセスすることになるため、途中で映像や音声が止まってしまう、イベントを行うサイトにアクセスができないといったトラブルが起こる可能性があります。
安定した通信環境は、開催側の通信環境だけではなく参加者側の通信環境も大きく影響します。
特にリアルタイム配信でオンライン開催を行う場合は、万が一のトラブルに速やかに対応できる体制を整えておくことが大切です。
ITリテラシーが必要
ITリテラシーとは、ITに関連する知識や理解力、活用するためのスキルのことです。
特にオンライン開催を行う場合は、ネットワークに関する技術や知識が不可欠です。例えば、オンラインセミナーを開催する場合は、参加者がセミナーで得た情報をSNSなどで発信してしまうと、参加していない人も無料で情報を知ることができてしまうため、トラブルに発展するケースもあります。
オンライン開催を行う場合は、参加者にSNSで発信しないように事前にアナウンスをするのはもちろん、動画を保存できないような対策をしておくことも必要です。
そのため、オンライン開催を行う場合は、ITに関する知識やスキルがあるスタッフの参加が必要不可欠だと言えるでしょう。
イベントを急遽オンライン開催に変更するときの注意点
参加者を会場に集めてイベントを開催する場合、コロナの感染者数の増加などによりイベントを急遽オンライン開催に変更しなければならないケースもあります。 イベントの開催形態を変更する場合は、特に以下の点に注意するようにしましょう。
契約不履行になる可能性がある
主催者側がセミナーやイベントを企画し、参加者が料金を支払って参加する場合、会場での参加予定が急遽オンライン開催に変更することで、契約不履行と判断される可能性があります。 そのため、急遽オンライン開催に変更する可能性がある場合は、あらかじめその旨を参加者に伝えた上で、了承を得ておくことが必要です。 また、急遽オンライン開催に変更した場合、返金の対応ができるのか、できないのかといった点についても明確にしておくことが大切です。
速やかに参加者に連絡をする
セミナーやイベントのリアル開催を予定していた場合、参加者は交通機関や宿泊施設などを手配していることがあります。
そのため、急遽オンライン開催に変更することを決めた場合は、速やかに参加者に連絡するようにしましょう。
機材トラブルや配信トラブルに対応できるスタッフを準備しておく
オンライン開催の場合、特に注意しなければならないことが配信中の機材トラブルや配信トラブルです。
有料でオンラインイベントを行う場合、配信当日に映像が見られない、映像が止まってしまうといったトラブルはすぐに対応しなければクレームにつながります。
どんなに事前準備を行ったとしても、当日予期せぬトラブルが発生する可能性はあるため、万が一トラブルが発生した場合もすぐに対応できるよう、専門のスタッフを準備しておくようにしましょう。
オンライン開催におすすめの場所
セミナーやイベントをオンライン開催する場合、安定した通信環境があり、機材トラブルにも対応できるスタッフが常駐している場所を選ぶことが大切です。 赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、各部屋に配信専用の高速通信回線（NURO）を完備し、オンライン開催に必要な映像・音響機材も充実した貸し会議室です。 機材操作に詳しいスタッフによる丁寧な説明のほか、専任のコーディネーターが一貫してサポートを行うことも可能なため、ITにあまり詳しくないという方も安心してご利用いただけます。
最後に
セミナーやイベントのオンライン開催には、多くのメリットもありますが、注意しなければならないこともあります。特に、リアル開催から急遽オンライン開催に変更する場合は、大きなトラブルに発展する可能性もあるため、しっかりと準備をした上で、慎重に行うようにしましょう。 クオリティの高いオンラインイベントの開催には、通信環境が整っていて、映像・音響機材が充実している貸し会議室が便利です。赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、安定した高速通信回線と映像・音響機材が充実しています。オンライン開催に関するご相談は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にお気軽にご相談ください。
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