懇親会の案内状の書き方、郵送・メール例文やポイントを解説
懇親会の案内状は、開催日の1ヶ月前までに送付することがマナーだと言われています。特に社外の方に懇親会の案内状を送る場合は、送付するタイミングだけではなく、書き方や送り方も押さえて、相手に失礼のない文面にする必要があるでしょう。
今回は、懇親会の案内状で押さえておきたいポイント、書き方や例文、注意点を解説します。
懇親会の案内状を作るポイント
懇親会は、参加者同士の親睦を深めることを主な目的としているほか、ビジネスシーンでの懇親会では、情報交換を目的に行われるケースもあります。
会社で懇親会の案内状作成を任されたときは、以下のポイントを押さえておきましょう。
案内状を作成・送付するタイミング
懇親会の案内状は、出席される方がスケジュールを調整しやすいように、開催日の1ヶ月前までに送付するのが良いでしょう。
郵送で出席確認を行う場合は、2ヶ月前を目標に案内状を作成し、できるだけ早く送付することが望ましいと言えます。
メールで案内状を送付する場合も、基本的な考え方は変わりません。
郵送よりも出席確認の時間を短縮することは可能ですが、遅くとも開催日の2週間程度前までには送付するようにしましょう。
案内状の送り方
送受信の手軽さや出席確認のしやすさなどから、懇親会の案内状をメールで送付するケースも多くなっています。招待する側だけではなく、招待される側も出欠席の連絡がしやすい点はメリットだと言えるでしょう。
一方で、格式の高い特別な懇親会や、参加者の年齢層が高い懇親会の場合など、案内状は郵送で送るほうが好まれる場合もあります。
メール、郵送それぞれにメリットがあるので、懇親会の開催目的や参加者に応じて使い分けるのがおすすめです。
懇親会の案内状に記載する項目
懇親会の案内状には、以下の項目を記載しましょう。
- ・送付日
- ・宛名
- ・差出人
- ・件名
- ・あいさつ文（前文）
- ・開催日時
- ・開催場所
- ・会費
- ・主催者の連絡先（問い合わせ先）
懇親会の開催日や会場、会費等に関する情報はもちろん、問い合わせ先として連絡先を記載することを忘れないようにしてください。
また、出欠席の連絡をもらう期日と、会費制の懇親会では、当日参加できなかった場合にキャンセル料をいただくかどうかも記載しておくのがポイントです。
懇親会の案内状の書き方【例文】
懇親会の案内状は、送り方に合わせて形式を変える必要があります。
ここからは、案内状の基本的な書き方について、例文を交えて紹介します。
郵送で送る案内状の場合
郵送で送る場合は、手紙のマナーを押さえて文章を作成します。
頭語・時候の挨拶・前文
まずは、頭語・時候の挨拶を入れた前文を記載します。
例文：
拝啓 平素より格別のご厚情をたまわり、厚く御礼を申しあげます。
○○の候、みなさまにはますますご清祥のこととお喜び申しあげます。
起こし言葉・要旨
次に、起こし言葉を用いて、懇親会の目的と案内状の要旨を記載します。
例文：
さて、今年も恒例の懇親会を開催いたします。○○や○○を目的として実施するため、お忙しいとは思いますが、みなさまお誘い合わせのうえご出席いただきますようお願い申しあげます。
結語
結語の前に、出欠連絡の期日を記載しておきましょう。
例文：
出欠のご連絡は、○月○日（○）までに、同封の返信用はがきにてお知らせくださいますようお願い申し上げます。敬具
本文
最後に「記・以上」を使って、懇親会の案内をしましょう。
例文：
開催日時：令和○年○月○日（○）午後○時〜午後○時
開催場所：XXXX
会費：XXXX 円
問い合わせ先：○○会社 ○○部 ○○ 電話番号：XXX- XXXX- XXXX
※○日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願い申し上げます。
以上
メールで送る案内状の場合
懇親会の案内状をメールで送る場合は、通常のビジネスメール同様に「お世話になっております」「いつも大変お世話になっております」などの挨拶から始まり、懇親会に関する内容を記載しましょう。
件名
メールの件名は【懇親会のご案内】などにして、一見して要件が分かるようにするのがポイントです。
例文：
件名：【懇親会のご案内】
挨拶・名乗り
ビジネスメールでは、用件を伝える前に、挨拶と自身が何者であるかを記載します。
例文：
いつもお世話になっております。
○○会社○○部○○と申します。
起こし言葉・要旨
次に、起こし言葉を用いて、懇親会の目的と案内状の要旨を記載します。
例文：
さて、弊社では○○を目的と致しまして、恒例の懇親会を下記の通り開催する運びとなりました。
つきましては、ご多忙中のことと存じますが、ぜひご出席いただけますと幸いです。
本文
必ずしも必要ではありませんが、郵送の案内状と同じく「記・以上」を用いると分かりやすいでしょう。
例文：
開催日時：令和○年○月○日（○）午後○時〜午後○時
開催場所：XXXX（※地図やURLリンクを貼る）
会費：XXXX 円
問い合わせ先：○○会社 ○○部 ○○ 電話番号：XXX- XXXX- XXXX
※○日前以降のキャンセルにつきましては、会費のご負担をお願い申し上げます。
以上
結語
ビジネスメールの場合、結びの文章としては「よろしくお願いします」が一般的です。
出欠連絡の期日を忘れずに記載しましょう。
例文：
懇親会への出欠は〇月〇日までに、本メールへの返信にてご連絡をお願い致します。
ご不明な点は担当○○までお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
社外向け懇親会を開催するときの注意点
社外の人を招待する懇親会では、案内状以外にも以下のポイントに注意しましょう。
懇親会の開催目的を明確にする
懇親会には、「参加者同士の懇親を深める」「日頃の感謝の意を使える」「情報交換の場とする」など、複数の目的があります。
あらかじめ懇親会の主な目的を明確にすることで、参加者の緊張を和らげることができます。
また、親しい取引先には、案内状とは別に電話でお誘いするのもおすすめです。
アクセスしやすい会場を選ぶ
懇親会の会場は、参加者が迷わず来場できるように、交通の便が良く分かりやすい場所にあるところを選びましょう。
駅直結のホテルや貸し会議室なら、雨の日も傘をささずにアクセスできます。
受付スタッフを配置する
懇親会会場には、受付スタッフを配置するのがおすすめです。
参加者をスムーズに誘導できるのはもちろん、後日お礼状を出したり、キャンセルの方へは会費の請求を行う必要があるため、招待した方の参加状況はしっかりと把握しなければいけません。
レセプションのある貸し会議室など、会場スタッフが担当してくれる場合もあるので確認しておきましょう。
社外向け懇親会におすすめの会場
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、十数名程度の小規模の懇親会から100名を超える大規模な懇親会にも対応が可能な貸会議室です。
東京メトロ「溜池山王駅」、「国会議事堂前駅」から徒歩2分の場所にあり、駅から地下通路を使って移動することも可能なので、天候の悪い日でも傘をささずに移動することができます。
また、広々としたエントランスには受付スタッフが常駐しています。
高級ホテルのような空間ときめ細やかなサービスが自慢の会議室なので、大切な取引先の方をお招きするのにも最適です。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、一社一担当制でお客様のイベントを一貫してサポートしています。
あらゆる手配・設営・当日の対応に至るまで、イベント運営に関するすべての業務を１人のスタッフがトータルでサポートするので、懇親会の運営に慣れていない主催者の方もぜひお気軽にご相談ください。
最後に
今回は、懇親会の案内状の書き方や例文、注意点を紹介しました。
懇親会の幹事を任されたときは、日時の決定や会場の手配を早めに行い、参加者がスケジュールを調整しやすいよう遅くとも1ヶ月前までに案内状を送付すると良いでしょう。
親会の案内状はメールを利用するケースが増えていますが、あえて郵送して特別感を演出するのもおすすめです。
東京都内で懇親会の会場を探すなら、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にご相談ください。
おすすめの記事
