オンラインセミナーのやり方、会場や機材はどうする?

新型コロナウィルス感染症の流行により、貸し会議室等に人を集めてセミナーを行うのではなく、インターネット配信で行うオンラインセミナーの開催が増えてきています。そこでこの記事では、コロナ禍で行うオンラインセミナーとはどのようなものなのか、会場や機材はどのように準備すればいいのかなど、オンラインセミナーのやり方について紹介します。

オンラインセミナーとは

オンラインセミナーとは、直接会場に人を集めてセミナーを行うのではなく、インターネットで主催者と参加者をつないで開催するセミナーのことです。オンラインセミナーのやり方としては、実際にセミナーを開催し、その様子を同時にインターネット配信する「リアルタイム配信」と、あらかじめ録画をしておいたセミナー映像を配信する「録画配信」があります。また、最近では「ハイブリッドセミナー」というオンラインセミナーのやり方にも注目が集まっています。

リアルタイム配信セミナー

リアルタイム配信とは、実際にセミナーを開催し、その様子を同時にインターネット配信するというやり方のセミナーです。セミナー会場の様子をリアルタイムで配信するため、その場の臨場感を伝えられるというメリットがありますが、参加者はセミナーの開催日程に合わせて参加をする必要があります。

録画配信セミナー

録画配信とは、あらかじめ録画しておいたセミナー映像を配信するというオンラインセミナーのやり方です。録画配信は、参加者が自分の都合に合わせていつでもセミナーを受けることができるというメリットがあり、主催者もセミナー映像の撮影に十分な準備時間を取ることができ、映像に不備があった場合は撮り直すこともできるというメリットがありますが、コメントなどのツールを利用した参加者とのリアルなやり取りはできないため、主催者側の一方的な配信になってしまう可能性がある点はデメリットと言えるでしょう。

ハイブリッドセミナー

最近では「ハイブリッドセミナー」と呼ばれるオンラインセミナーも増えています。ハイブリッドセミナーとは、通常の半分ほどの人数を実際の会場に集め、残りの半分はオンライン参加というリアルとオンラインを融合したやり方のセミナーのことです。

主催者側としては、会場参加者の人数を減らすことで新型コロナウィルス感染症対策を万全に行ったセミナーを開催することができ、かつ直接参加者の顔を見ながらセミナーの開催ができるというメリットがあります。また、参加者としても、リアル参加かオンライン参加のどちらか自分の好きなスタイルを選ぶことができるというメリットがありますが、オンライン参加者はオブザーバー的な存在となってしまう可能性もあるため、リアル参加とオンライン参加の温度差を無くすことが課題となってくるでしょう。

参加者の反応を目の前で確認しながら行えるというメリットがありますが、オンラインセミナーにはオフラインセミナーにはないメリットもたくさんあります。

オンラインセミナーのやり方は?

続いては、オンラインセミナーの具体的なやり方を紹介します。

企画・テーマを決める

まずは、セミナーの企画・テーマを決めましょう。誰に向けてどんな趣旨でセミナーを行うのかを決めておかなければ参加者が集まらない可能性があります。「セミナーの目的」「セミナーのターゲット」を決めたうえで、「セミナーコンテンツ」を決めていきましょう。オンラインセミナーはリアルセミナーと違ってどんな場所からでも参加ができるため、より幅広い層をターゲットとしたセミナーの企画をするのもおすすめです。

配信ツールを選ぶ

オンラインセミナーの企画が決まったら、配信ツールを決めましょう。参加者の人数やオンラインセミナーのやり方、参加者とのやり取りを行うか否かなどによっても最適な配信ツールは異なります。セミナーの趣旨や内容にあったツールを選びましょう。

セミナー講師の選定

セミナーの企画や配信ツールを選ぶと同時に、セミナー講師の選定・依頼も必要です。

会場や機材の準備

オンラインセミナーで最も重要なのが、どこで配信を行うかという点です。セミナーをオンライン配信する場合、通信環境や必要な機材が揃った会場を選定する必要があります。特にリアルタイム配信でセミナーを開催する場合は、通信環境が良好な会場でなければセミナー開催中にトラブルが発生する可能性もあるでしょう。事前にテストを重ねて当日スムーズに配信ができるように準備をしておくことが大切です。

資料の準備

オンラインセミナーで参加者に資料の配布などを行う場合は、資料の準備も進めましょう。資料の配布はダウンロード形式を取るケースが多いですが、参加者に負担がかからないよう資料のデータ量には注意する必要があります。

参加者を募集する

オンラインセミナーの参加者を募る手段としては、自社のホームページやメールマガジン、SNSなどさまざまなやり方があります。最近は、オンライン決済が可能なWebサービスやアプリもあるため、活用してみてはいかがでしょうか。

オンラインセミナーの会場や機材はどうする?

オンラインセミナーのやり方について紹介してきましたが、主催者側が最も頭を悩ませるのが、セミナー会場や機材の準備ではないでしょうか。特に、コロナ禍で初めてオンラインセミナーを開催するという場合、何から始めて良いのか分からないというケースも珍しくありません。オンラインセミナーのやり方が分からないという方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス(AICC)にご相談ください。赤坂インターシティコンファレンス(AICC)には、ZOOMを使った簡易的なオンラインセミナーから本格配信イベントまで、幅広いセミナーに対応可能な設備を取り揃えております。

安定したインターネット回線の手配

オンラインセミナー専用に安定したインターネット回線が利用できる会場のみ必要な場合は、「NUROアクセス プレミアム」または「NUROアクセス スタンダードプラン」をご利用ください。事前の複雑な手続きや大がかりな工事は一切必要ありません。オンラインセミナーに必要なインターネット回線は、1日1万円~から利用することができます。

  • NUROアクセス プレミアムの説明
  • NUROアクセス スタンダードの説明

インターネット回線と配信用機材をセットで手配

オンライン配信に必要となる機材と単独インターネット回線をセットで利用したい場合は、「オンライン配信環境セットプラン」がお得です。操作性の良い配信機材 × インターネット回線【NURO】のセットにより、主催者様ご自身でのスムーズな配信が可能です。

オンライン配信環境セットプラン

配信機材のオペレーションも依頼したい

会場と機材だけでなく、配信に必要なオペレーションも全て依頼したいという場合は、「フルカスタマイズ配信プラン」がご利用いただけます。高速インターネット回線が利用できる会場と配信機材一式、さらにオペレーターを手配いたしますので、安心して当日を迎えられます。

フルカスタマイズ配信プラン

最後に

新型コロナウィルス感染症の流行により増加しているオンラインセミナーですが、初めてオンラインセミナーを開催する企業も多く、やり方が分からずお困りの方も多いのではないでしょうか。赤坂インターシティコンファレンス(AICC)は、オンラインセミナーに適した高速インターネット回線が利用できる貸し会議室をはじめ、ZOOMの簡易WEB会議から本格配信イベントまで対応した配信用設備が揃っています。

スタッフは一社一担当制のため、予約受付や打ち合わせはもちろん、イベント運営に関するすべての業務を1人のスタッフがトータルでサポートいたします。当日、イベントで使用する機材については専任のカンファレンスコーディネーターよりご説明をさせていただき、映像・配信・音響・照明について各操作方法をお伝えいたしますので、初めての方でも安心してお使いいただけます。もちろん、オペレーションも含めたすべての配信業務をお任せいただくことも可能です。オンラインセミナーのやり方が分からずお困りの際は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス(AICC)にご相談ください。

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