定例会議って本当に必要？無駄をなくす効率の良い進め方
「定例会議は時間の無駄だ」という言葉を耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。ただ定期的に開催されるだけの定例会議は、やり方によっては無駄な時間と経費を使っている可能性もあるため注意が必要です。
そこで今回は、定例会議は本当に必要なのか、無駄をなくして意義のある定例会議にするための進め方について解説します。
定例会議とは
定例会議とは、決まった日時や曜日に定期的に行う会議のことです。
定例会議の目的には、「情報の共有」や「目標に対しての進捗状況の報告」などがあります。
定例会議は必要？それとも無駄？
定例会議が無駄だと言われてしまう理由には、以下のようなものがあります。
- ・配布された資料を読み上げている時間が多い
- ・発言者の報告を聞いているだけ
- ・特に会議の必要がないのに日程が決められている
- ・雑談が多く何も決まっていない
会議の本来の意味は、関係者が集まって議題について意見を出し合い、意思決定を行うことです。
資料を読み上げるだけの会議や発言者の報告を聞いているだけの定例会議であれば、会議ではなく報告会になってしまっている可能性があるでしょう。
定例会議のあるべき姿は、会社の業績アップや勤務環境を向上させるために、社内の情報を共有し、課題点や問題点について話し合い、改善していくことです。定例会議を無駄な時間にしないためには、会議の目的を明確にして、議題について話し合うための場に変えていく必要があります。
定例会議を効率良く進める方法
定例会議を効率よく進めるためには、会議時間は1～2時間以内に抑え、アジェンダに沿って会議を進めることが重要です。
アジェンダとは、定例会議の進行プログラムのようなもので、会議の目的、参加者、会議の日程、議題、タイムスケジュール、決議事項などを記載します。また、配布資料の読み上げは会議が長引く原因の一つになるため、資料の配布は事前に行い、各自で目を通しておくようにすると良いでしょう。
議題に対するゴールを明確にする
議題に対するゴールが明確になっていない定例会議は、会議ではなくただの報告会になってしまったり、ダラダラと長引いてしまったりする原因になります。
例えば「現在の〇〇という問題点に対して改善方法を決める」という具体的なゴールを決めておくと、それに向けた話し合いができるため、議題とは関係のない不要な発言を防ぐ効果が期待でき、会議時間の短縮にもつながります。
参加者全員が平等に発言できる雰囲気を作る
会議は本来、勤務年数や立場に関係なく、参加者が平等に意見を言える場であることが理想です。
意見が言えないのに定例会議に参加している人がいる場合、その人は会議に参加していないのと同じことになり、会社にとってもその人にとっても無駄な時間になってしまいます。
偏った人の意見だけでなく、参加者全員が自由に意見を出し合える雰囲気の定例会議になれば、より良い改善策や答えも見つかりやすくなるでしょう。
ファシリテーター役を入れる
ファシリテーターとは、会議の場で中立的な立場に立ち、会議をゴールに導くための進行役となる人です。
一般的に、会議では役職が上の人や力のある人の言葉だけが採用されがちですが、より有意義な定例会議にするためには、誰か一人の意見だけが採用されるのではなく、それに対する反対意見にも耳を傾けることが必要です。
ファシリテーターには、「意見が出ないときに参加者に発言を促す」「話が脱線したときは本来の目的に戻す」「予定をオーバーしないよう会議時間の管理をする」などの役割があるため、優秀なファシリエイターがいることで、会議の進行がよりスムーズになります。
会議にかかるコストを意識する
定例会議を効率良く進めるためには、会議に対してコスト意識を持つことも必要です。
特に自社の会議室で定例会議を行う場合は場所代が発生しないため、経費はかかっていないという意識に陥りやすいです。しかし、場所代はかかっていなくても人件費は発生しているため、どんな会議であってもコストがゼロの会議はありません。
例えば、1人当たりの人件費の平均が時給2,000円として15人で4時間の定例会議を行った場合、12万円の人件費が発生していることになります。また、会議資料を配布する場合は、資料を作成する人の人件費やコピー代などの費用も発生します。
無駄だと言われる定例会議を改善していくためには、参加者全員が、会議には多くの経費がかかっているという意識を持つことも大切です。
オンライン会議を活用する
コロナ禍をきっかけにテレワークを導入する会社も増えてきていますが、定例会議のためだけに出社するというのはあまり効率の良い方法とは言えません。
通常業務だけではなく、定例会議もオンライン会議を活用すれば自宅にいながら会議に参加することが可能です。また、実際に会議を行い、一部の人だけがオンラインで参加をするというハイブリット会議を行うこともできるため、会議の内容に応じてオンライン会議とハイブリット会議を使い分けるのも良いでしょう。
貸し会議室を活用する
無駄な定例会議から意味のある定例会議に改善するためには、貸し会議室を活用するのもおすすめです。
貸し会議室を利用するメリットには、以下のようなことがあります。
- ・時間内に会議を終わらせようという意識が高まる
- ・場所代がかかるため会議にかかるコストを意識しやすい
- ・会議に必要な備品が揃っているため、準備にかかるコストを削減できる
- ・会議の場所を変わることで意識の切り替えができる
- ・社内会議室で行うよりも、会議に集中できる
定例会議は社内の会議室で行う会社が多いですが、貸し会議室を利用することで多くのメリットがあります。
貸し会議室は時間単位で予約を行うため、時間内に会議を終わらせようという参加者の意識が高まります。また、会議中に他の業務の対応を行うことができないため、会議に集中することもできるでしょう。
貸し会議室のなかには、ハイブリッド会議ができるインターネット回線や設備が整ったところもあります。
最後に
定例会議は、定期的に日時を決めて行われる会議だからこそ、特に目的もなく開催されている会社も多く、無駄だと感じている人も少なくないという現状があります。
定例会議を意義のあるものにするためには、会議の目的を明確にしてゴールを定め、短時間で会議を行うことが大切です。ダラダラと意味のない報告会になってしまっている会社の場合は、会議の雰囲気や参加者の意識を変えるためにも、貸し会議室を利用してみてはいかがでしょうか。貸し会議室は会議に必要な設備が揃っているため、会議の準備にかかる手間と時間を短縮することが可能です。
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