国際会議場の選び方、東京にあるおすすめ施設を紹介
各国から多くの参加者が集まる国際会議は、会場選びが成功のカギを握ると言っても過言ではありません。
そこで今回は、国際会議場の選び方、東京にあるおすすめの施設を紹介します。
国際会議場とは
国際会議場とは、複数の国々から参加者が集まり、国際的な会議を行う場所のことです。 国際会議場はさまざまな地域にあり、数百人以上収容可能な広さを誇るほか、世界各国の参加者が気持ち良く参加できるよう、立地やホスピタリティなどさまざまな面に配慮された施設が多くなっています。
国際会議場の選び方
国際会議と一口に言っても内容はさまざまで、会議の趣旨によって参加する人数も異なります。必ずしも数百人規模の人が参加するとは限らないため、会議の趣旨や参加人数に適した会議場を選ぶことが重要です。 ここからは、国際会議場を選ぶときに確認すべきポイントを紹介します。
国際会議の種類
国際会議には、複数の国が集まって行う多数者間会議と、二つの国で行う二者間会議があります。
また、国際会議以外に展示会も併用するなど、会議の趣旨も異なります。
さらに、シンポジウムやワークショップ、パネルディスカッションなど、国際会議の形式にもさまざまなものがあるため、会議の趣旨や形式に適した国際会議場を選ぶことを意識しましょう。
国際会議の規模・参加人数
国際会議の規模は参加する国の数や、会議の趣旨などによって異なります。
規模の大きな国際会議になると、必然的に参加人数も増えるため、広い国際会議場を抑える必要が出てくるでしょう。
しかし、広すぎる会場は予算がオーバーしてしまったり、参加者が会議に集中できなくなったり、潤滑に会議を進められなくなるケースもあります。
国際会議場を選ぶときは、まず会議の規模からどのくらいの参加者を募るのか、人数を明確にして適した広さの国際会議場を探すことが重要です。
アクセスのしやすさ
国際会議場には、世界各国の参加者が訪れます。日本語が分かる参加者ばかりではないため、国際空港や近隣の駅から離れた立地にある会場を選ぶと、道に迷ってしまったり、違う会場に向かってしまったりなど、トラブルが起こるリスクがあります。 道中に人員を配置したり、世界各国の言語でマップを作成するなどの工夫が必要ですが、人手や予算には限りがあるため、できることは限られてしまうでしょう。 移動にかかるトラブルを少しでも減らすには、空港からのアクセス、主要駅からのアクセスが良好な会場を選ぶことが大切です。
設備・機材の有無
国際会議場を選ぶときは、機材や設備がどの程度そろっているかも重要なポイントとなります。
マイクや音響設備、スクリーン、プロジェクター、照明機器、演台、録画機器など会議中に使用する機材や設備のほか、控室として使えるスペースや貸し会議室などがあるかどうかも確認しておくと良いでしょう。
特に、国際会議場の場合は同時通訳が欠かせないため、同時通訳用のブースが完備されているかどうか、使用する設備は有料なのか無料なのかも確認しておく必要があります。
スタッフサポートの有無
国際会議場の運営スタッフのなかに、会場の準備や当日の対応をサポートしてくれる人がいるかどうかも、重視したいポイントです。
打ち合わせから当日の会議まで、会場を良く知るスタッフにサポートしてもらえると、設備や機材に万が一トラブルが起きても、スムーズに対応することができます。
また、国際会議の実績がある会場の場合、英語対応ができるスタッフや海外からの参加者への対応に慣れているスタッフが常駐していることが多く、ホスピタリティの面も信用できるでしょう。
会場の雰囲気
国際会議場を選ぶときは、会議が開かれる会場はもちろん、施設全体の雰囲気などにもこだわりましょう。
参加者は会議が始まるまで、ロビーやラウンジなどで待機することもあります。
実際に会場に足を運び、入り口からの導線はもちろん、トイレなどの雰囲気も確認し、清潔で落ち着いた雰囲気の会場を選ぶと良いでしょう。
東京にあるおすすめの国際会議場
東京で国際会議場をお探しの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は東京メトロの溜池山王駅と国会議事堂前駅から直結しており、雨の日でも濡れる心配もないアクセス良好な会議室です。受付にバイリンガルのスタッフが常駐しており、海外からの参加者にも対応できます。
100人未満の規模から最大500人の収容が可能な会場まで複数の会議室を有しており、音響や照明、映像などの調整を行うルームや控室のほか、同時通訳用のブースも完備しています。
一社一担当制を採用しているため、打ち合わせから当日のサポートまで一人の担当が対応し、細かなことまで認識のすり合わせを行って大切な会議を成功させるためしっかりとサポートいたします。
最後に
国際会議場を選ぶときは、設備や機材がそろっているか、アクセスは良好か、サポートしてくれるスタッフはいるのかなど、打ち合わせから会議当日まで滞りなく進められる環境がそろっていることを確認しましょう。 参加者のなかには初めて日本を訪れる方も含まれるため、アクセスや英語対応可能なスタッフの有無は特にチェックしておくと良いでしょう。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、国際会議場としての実績がある貸し会議室です。開放的で高級ホテルのような落ち着きのある空間と、きめ細やかなサービスを徹底しており、VIPをお招きしての国際会議もお任せいただけます。 コロナ禍でも多くの参加者を招いての国際会議を安心して開催できるよう、国際的な基準を満たした感染対策も徹底しています。 東京で国際会議場をお探しの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をご検討ください。
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