東京にあるおすすめのイベントスペース、選び方を紹介
東京には、イベントスペースと呼ばれる施設がたくさんあります。イベントスペースは、さまざまな催しごとに使える便利な施設ですが、具体的にどんなイベントができるのか、100人以上の大人数でも利用できるのかなど、気になることも多いものです。 そこで今回は、イベントスペースとは何か、おすすめの選び方を紹介します。
イベントスペースとは？100人は入れる？
イベントスペースとは、セミナーや展示会、催事、会議、撮影などさまざまな用途で使われる施設のことを指します。
おしゃれな内装のスペースや目的に合わせてレイアウトを変更できるイベントスペースも多く、幅広いシーンで活躍します。
東京には、小規模のイベントだけでなく、100人以上入れる中規模や大規模の施設もあるため、用途や参加者の人数に合わせて使いやすい広さのスペースを探すことが可能です。
イベントスペースの選び方
イベントスペース選びは、展示会、催事、会議などのイベントを成功に導くための重要なポイントになります。
ここからは、イベントスペースを選ぶときにどんなところに注目すれば良いのか、選び方のポイントを詳しく解説します。
アクセスの良さ
中規模から大規模のイベントの場合、参加者は近隣エリアからだけではなく、遠方からも足を運ぶケースが多いです。
初めて訪れる地で迷子になったり、道に迷って開始時間に間に合わなかったりすることがないように、最寄りの駅からアクセスの良いイベントスペースを選ぶのがおすすめです。
例えば、駅から徒歩数分で着く場所や、地下街を通ってたどり着けるイベントスペースを選べば、天候が悪い日でも憂鬱になることなく参加できるため、イベントが成功しやすくなるでしょう。
高速インターネット回線完備
イベントの内容によっては、同時中継でオンライン配信も行ったり、インターネットの環境が必要になったりすることもあります。イベントスペースはインターネット回線が完備されていることがほとんどですが、弱い回線では配信が途切れてしまう可能性もあるので注意が必要です。 オンライン環境を必要とするイベントを行うときは、高速インターネットの回線を完備している施設を選びましょう。
受付スタッフが常駐している
イベントスペースは、受付スタッフが常駐しているところもありますが、監視カメラを設置して管理しているところなど、常にスタッフがいるわけではない施設もあります。
スタッフが常駐していないイベントスペースでも、必要に応じてスタッフを配置することは可能ですが、スタッフが対応できる時間外で何かトラブルが起きた場合は自分たちで対応する必要が出てきます。
受付スタッフが常駐しているイベントスペースを選べば、分からないことや困ったことがあってもすぐに質問したり、対応したりしてもらえるため安心感があるでしょう。
利用料金が安い
イベントスペースを選ぶときは、利用料金もしっかりと確認しましょう。
イベントの内容や規模によっては、施設利用料だけでなく、有料の設備や機材をレンタルする必要も出てきます。
どんな料金がかかるかを確認したうえで、予算内に収まる施設を選ぶことが大切です。
幅広い参加人数に対応できる
イベントスペースを選ぶときは、イベントへの参加人数を明確にして、全員入場しても少し余裕のある広さの施設を探しましょう。
参加人数が施設の収容人数ぎりぎりの場合、参加者が窮屈さを感じる可能性もあります。
また、オンライン配信も同時に行う場合や、国際会議で通訳用のブースが必要になる場合など、イベントの内容によっては部屋の中に機材を複数設置する可能性もあるでしょう。
レイアウトによっても収容人数は変わるため、あらかじめ当日のイメージを固めておくことが大切です。
施設や施設内のおしゃれさ
イベントスペースは、実際にイベントを行う施設はもちろん、エントランスやラウンジなどの雰囲気も確認して、おしゃれな雰囲気のある施設を選ぶのがおすすめです。 開放感のある落ち着いた空間や、高級ホテルのように清掃やサービスの行き届いた施設などを選ぶと、参加者も気持ち良くイベントに参加できるでしょう。 また、イベントの内容に合わせて施設内の装飾を増やしたり、おしゃれなレイアウトに設定できたりと、自由度の高い施設もおすすめです。
屋外のイベントスペースの有無
イベントスペースのなかには、貸し会議室などの屋内だけでなく、屋上や屋外のスペースが使える施設もあります。
展示会やパーティーを開放感のあるスペースで開催したい方は、屋外スペースのある施設を選ぶのも良いでしょう。
東京にあるおすすめのイベントスペース
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、以下のようなイベントでご利用いただいている実績があります。
- ・セミナー／講演会
- ・研修
- ・懇親会
- ・フォーラム／シンポジウム
- ・国際会議
- ・役員会議
- ・商品発表会
- ・記者会見／PRイベント
- ・式典
この他、エントランスでのCM収録など、撮影場所として使用されたこともあり、高級感のあるおしゃれな内装が自慢です。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）には、数十人収容の小規模な部屋から、100人以上収容できる中規模・大規模の部屋までそろっているため、ご希望の広さのイベントスペースをお選びいただけます。また、イベントの内容に合わせてテーブルや椅子の配置を変えられるため、ご希望のレイアウトがある方はご相談ください。
スタッフは一社一担当制を採用しているため、認識の齟齬が発生しないよう一方の担当者が細かなご要望までお聞きしながら、事前の打ち合わせから当日までイベントが成功できるようトータルサポートいたします。 施設は東京メトロの溜池山王駅と国会議事堂前駅をご利用の場合は地下で直結しているため、迷うことなく雨の日でも濡れる心配もなくお越しいただけます。 東京でさまざまな催しに利用できるイベントスペースをお探しの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をご検討ください。
最後に
新型コロナウイルスが流行して以降、リアル施設でのイベントだけでなく、オンラインとのハイブリッドで開催されるイベントなども増えてきました。 イベントスペースを選ぶときは、施設に訪れる方のためにアクセスしやすい立地であること、オンラインで参加する方のために高速のインターネット回線でタイムラグや回線落ちを回避できるなど、イベントの内容に合わせて快適にイベントを行えるスペースを探すことが、成功の鍵となるでしょう。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）では、実際に施設で行うイベントにも、オンラインのイベントにも対応できるよう、設備・機材をそろえて対応いたします。機材については、カンファレンスコーディネーターが操作方法をご説明いたしますので、初めて使用する方でも安心してご利用いただけます。 また、英語対応ができるバイリンガルスタッフも常駐していますので、国際会議や海外からの参加者も多いイベントでも安心です。 東京でのイベントスペース選びにお悩みの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にご相談ください。
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