新商品発表会の開催方法、会場選びのポイントや企画・準備の流れを解説
新しい商品やサービスをリリースする際に行う「新商品発表会」は、取引先やメディア関係者などへお披露目する場として重要な役割を持ちます。
この記事では、そんな新商品発表会の開催方法や会場選びのポイント、企画・準備の流れを解説します。
新商品発表会とは
新商品発表会とは、記者発表会やプレス発表会とも呼ばれ、メディア関係者や取引先などを招いて、新しく作った商品やサービスを初披露する場のことを指します。
新商品発表会を開催することで、テキストでは伝わらないメッセージを伝えやすく、担当者によるプレゼンテーションなどによって商品やサービスの熱意を届けることができます。さらに質疑応答やフリートークを混ぜることで、参加者との意見交換もできるというメリットがあります。
また、企業の新商品発表会は、新聞や雑誌、テレビやSNSなどでも取り上げられるため、新しい商品やサービスの知名度が上がるという効果があります。メディアで取り上げられた商品やサービスは、消費者にも受け入れやすい傾向にあるため、大きな販促効果をもたらすこともあるでしょう。
新商品発表会に適した会場の選び方
新商品発表会を行うためには、適切な会場選びが必要です。
続いては、新商品発表会に適した会場の選び方、注目したいポイントについて解説します。
新商品のイメージ
新商品発表会の会場は、新商品のイメージとの親和性を考慮して選ぶことが大切です。
明るく、メンテナンスの行き届いたホールや貸し会議室、ホテルなど、清潔感や開放感のある会場で、かつ新商品のイメージにあった装飾や演出ができる自由度の高い会場を選ぶと良いでしょう。
集客目標人数
新商品発表会の会場は、集客目標人数に合わせて選ぶことも大切です。
集客目標人数が多い場合は、お手洗いやエレベーターの数など建物の設備もチェックしておくと安心です。
また、当日の集客状況次第でテーブルや椅子の配置を変更する必要があるかもしれません。柔軟な対応が可能かどうかもも事前に確認しておくのがおすすめです。
アクセスのしやすさ
新商品発表会の会場は、参加者が迷わずに到着できるようなアクセスの良い施設を選びましょう。主要路線の経路や駅からの距離、駐車場の有無を確認するのがポイントです
最寄り駅から徒歩10分以内で到着できるアクセスの良さであれば、負担が少なく、参加者も集まりやすくなります。また、会場が分かりにくい場所にある場合は、誘導スタッフの配置や看板の設置についても検討しておきましょう。
発表会の形式
新商品発表会では、プレゼンテーションやゲストの登壇、商品体験会やデモンストレーション、対談や動画放映などさまざまな形式が用いられます。
開催する発表会の形式によって、ステージや機材の有無、インターネット環境などを確認しながら、適した会場を選ぶのがポイントです。
新商品発表会の企画・準備の流れ
新商品発表会を成功させるためにも、企画や準備をしっかりと行う必要があります。
ここからは、企画・準備の流れについて紹介します。
プレスリリースの配信
新商品発表会を開催する場合、まずは商品やサービスに関する概要、発売日、キャンペーン内容などの情報をまとめたプレスリリースを作成しましょう。 最近ではSNSでのプロモーションも重要です。新商品やサービスを紹介する専用のアカウントを用意して、新商品発表会に招待する方々や一般消費者に向けた発信をすることも、宣伝効果を高めるポイントになるでしょう
発表会の企画・日程の決定
新商品発表会の開催のタイミングは、一般的に商品発売の2ヶ月前が目安です。
プレスリリースと合わせて、具体的な日程の決定と、どんな形式の新商品発表会をどれくらいの規模で開催するのかといった企画を立てていきましょう。
会場の予約
新商品発表会の企画や日程が決定したら、会場の予約は早めに行うことをおすすめします。
新商品発表会の会場としては、規模に応じてホールやホテル、貸し会議室やイベントスペースを利用するのが一般的です。
プレゼンテーションや動画の準備
新商品発表会では、プレゼンテーションや動画で商品やサービスの紹介をするケースが多いです。
商品やサービスの概要や使い方、利用シーン、開発者や制作者へのインタビューなどを盛り込みながら、新商品の特徴や機能、魅力が伝わるものを作りましょう。
また、新商品発表会で流すだけではなく、SNSで発信する場合は、SNSプラットフォームごとに適した動画形式に加工することも必要です。
発表会当日の準備
新商品発表会の日程が近づいてきたら、スタッフや機材の手配、タイムスケジュールや司会台本など当日の準備も進めていきましょう。 プレゼンテーションや動画の放映に使用するプロジェクターやモニター、音響機材なども早めに手配しておくことが大切です。会場に備わっている機材だけでは不足する場合は、レンタル機材の手配も必要となるでしょう。 また、新商品発表会当日の流れを想定した事前リハーサルを実施しておくと、安心して当日を迎えることができます。
新商品発表会の開催におすすめの貸し会議室
東京での新商品発表会の開催で貸し会議室を利用するなら、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をぜひご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、溜池山王駅（東京メトロ銀座線、南北線）、国会議事堂前駅（東京メトロ千代田線、丸の内線）14番出口から地下通路で会議室があるビルの地下１階まで直結しています。地下ルートを利用すれば雨の日でも傘を差さずにアクセスでき、招待客はもちろん、主催者側も利用しやすいでしょう。
10名程度から300名程度まで大小さまざまなサイズの貸し会議室があり、高級ホテルのような清潔感と開放感で、新商品やサービスの魅力を引き立てます。1つのテーブルに数名ずつ配置できるスクール形式や、前方のモニターを中心としたシアター形式にするなど、新商品発表会に合った部屋や配置を選ぶことも可能です。
また、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）では、新商品発表会の運営サポートも行っています。配信専門スタッフも常駐しており、さらにでは高速の専用インターネット回線を完備しているため、オンラインやハイブリッドでの新商品発表会を企画している企業様もぜひお気軽にご相談ください。
最後に
今回は、新商品発表会の会場の選び方や、企画・準備の流れについて紹介しました。
新商品発表会を成功させるためには、会場選びも重要です。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、新商品発表会でのご利用実績も多い貸し会議室です。都内の主要駅から10分圏内の溜池山王駅直結のビル内にあり、新商品発表会に必要なステージや演台、スクリーン、ワイヤレスマイク、机や椅子などは無料で貸し出しを行っています。
新商品発表会の会場・開催場所をお探しの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）までお気軽にお問い合わせください。
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