オンライン会議の場所がない！と困ったときにおすすめの貸し会議室を紹介
新型コロナウィルスの流行や働き方の多様化によって、オンライン会議を行う企業が増えています。しかし、オンライン会議をどこで行うべきか、場所に困った経験がある方も多いのではないでしょうか。
この記事では、外出先などで急なオンライン会議が必要になったときにおすすめの場所を紹介します。
オンライン会議で困る「場所」の問題
近年、テレワークの普及によってオンライン会議を行うケースが増えています。
オンライン会議は、離れた場所にいる人同士が気軽に顔を合わせて打ち合わせや議論ができて便利な反面、意外と問題になるのが「会議の場所」です。
例えば在宅勤務中にオンライン会議をする場合、家族が家に居て生活音が気になる、インターネット回線速度が遅く、会議中に映像や音声が止まってしまうといった問題があり、会議に集中できないケースも多いでしょう。また、カフェや図書館といった不特定多数の人が出入りする公共の場所では、セキュリティや騒音の問題があります。
さらに、外出中に急なオンライン会議に参加しなければならない場合にも、場所に悩む方は多いのではないでしょうか。
オンライン会議の場所を選ぶときの条件
オンライン会議をする場所は、どこでも良いというわけにはいきません。
オンライン会議の場所を選ぶときは、以下の条件に注目しましょう。
個室がある
オンライン会議をする場合、セキュリティ対策面ではもちろん、会議に集中するためにも、個室がある場所を選ぶのが望ましいでしょう。
個室であれば、周囲に音が漏れにくく、パソコンの画面や資料を誰かに見られてしまう心配もないため、安心してオンライン会議を行うことができます。
インターネット回線がある
オンライン会議は、インターネット回線がある場所で行う必要があります。
ただし、速度の遅いインターネット回線やセキュリティ面に不安のある無料Wi-Fiなどは避けたほうが良いでしょう。
スムーズにオンライン会議を行うためにも、安定した高速インターネット回線が使える場所を探しておきましょう。
騒音がない
オンライン会議には、静かな場所を選ぶことも大切です。
ただ単に個室というだけではなく、防音性の高い場所を選べば、騒音や生活音を気にすることなく会議に集中できるでしょう。もちろん、会議中の声が外に漏れる心配もありません。
配信機材がある
個人でオンライン会議に参加する場合は良いですが、大人数が参加するオンライン会議やハイブリッド会議を主催する場合には、カメラや音響設備など、配信用の機材が必要になってくるでしょう。 配信機材の用意がある場合は持ち込み可能な場所、機材がない場合はレンタル可能な場所を選ぶと便利です。
オンライン会議でよく使われる場所
ここからは、オンライン会議でよく使われる場所を挙げていきます。
それぞれのメリット・デメリットを説明するので、オンライン会議の場所を選ぶときの参考にしてみてください。
カラオケボックス
近年、テレワーカー向けに個室の提供を行うカラオケボックスが増えています。
外出中に急なオンライン会議の予定が入った場合、近くにカラオケボックスがあれば利用を検討しても良いでしょう。
ただし、インターネット環境が安定していない可能性や騒音が気になる点は否めないため、オンライン会議の相手や内容によっては避けたほうが良いケースもあります。
コワーキングスペース
コワーキングスペースとは、不特定多数の人が共同で使用するワークペースを指します。
仕事をする人が利用する施設なので、インターネット環境が整っているのはもちろん、会議スペースがある施設もあり、時間単位での利用もできて便利です。
フォンブースや個室スペースのあるコワーキングスペースであれば、オンライン会議をする場所としてもぴったりでしょう。
ただし、なかには個室がなくオープンスペースのみのコワーキングスペースもあります。すべてのコワーキングスペースがオンライン会議に適しているとは限らないため、利用するときは事前に設備やサービスを確認しておきましょう。
テレワークブース
テレワークブースとは、オンライン会議や対面の打ち合わせなどで利用可能な個別ブースが設置された施設のことです。
各ブースにはデスクと椅子、Wi-Fi、電源などがあり、オンライン会議ができる作業環境が整っています。なかには防音対策がされた完全個室もあり、セキュリティ面でも安心です。 ただし、オープンタイプのテレワークブースのなかには、パーテーションで囲まれているだけで個室対応していない施設もあり、セキュリティ面や騒音対策が万全とは言えません。
貸し会議室
大人数が参加するオンライン会議やハイブリッド会議を開催する場所としては、貸し会議室の利用がおすすめです。
貸し会議室であれば、騒音を心配する必要はなく、静かな個室でオンライン会議の開催ができます。また、オンライン配信にも対応した貸し会議室であれば、必要な撮影機材、プロジェクターやスクリーン、音響設備などはもちろん、高速インターネット回線も利用可能です。 ただし、使いたいときに必ず空きがあるとは限らないため、予定が決まったら早めに予約をして場所を確保しておくことをおすすめします。
オンライン会議の場所におすすめの貸し会議室
大人数が参加するオンライン会議やハイブリッド会議を開催する場所としては、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）の貸し会議室をご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は超高速インターネット回線「NUROアクセス」を5回線完備しており、プランによっては単独インターネット回線を利用することが可能です。安定した高速インターネット回線が使えるため、スムーズな会議運営ができるでしょう。
また、オンライン配信用に必要な機材の用意もあり、機材操作が可能なスタッフも常駐しています。セッティングや操作方法についてもサポートいたしますので、初めてのオンライン会議でも安心してご利用いただけます。
最後に
今回は、意外と悩む「オンライン会議の場所」をテーマに解説してきました。
テレワークが普及してきた現在、オンライン会議を行う企業が増えています。オンラインだからといって適当に場所を選んでしまうと、情報漏洩リスクがあったり、インターネットが不安定であったり、騒音や生活音によって集中できなかったりなど、さまざまな問題が発生してしまいます。
個人でオンライン会議に参加する場合はもちろん、大人数が参加するオンライン会議やハイブリッド会議を主催する場合にも、場所選びは慎重に行うことが大切です。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、オンライン会議やハイブリッド会議に適した環境が整った貸し会議室です。動画配信専用の高速インターネット回線の完備や、必要な機材のレンタル、動画機材を操作するオペレーターも常駐しているため、オンライン会議の開催にも適しています。
オンライン会議の場所をお探しの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）までお気軽にご相談ください。
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