会社説明会を開催しよう！会社側の準備と進め方、会場選びのポイントを解説
会社説明会は、多くの企業が導入している重要な採用プロセスの一つです。
この記事では、初めて会社説明会の運営担当になった方に向けて、会社説明会の準備と進め方、会場選びのポイントを解説します。
会社説明会とは
会社説明会とは、会社に対して興味を持っている就活生や入社希望の学生に対して行う説明会のことです。
就活生が会社説明会に参加する主な目的は、就職先となる会社を選ぶための情報収集だと言われています。
自分に合った環境なのか、働きやすい会社なのかを見極めるためのプロセスとして、まずは会社説明会に参加するという学生がほとんどです。
また、会社側としても、会社説明会によって採用活動における母集団を形成し、より自社への理解を深めてもらうことで、採用のミスマッチを防ぐという目的があります。
会社説明会といえば対面式で行われることが一般的でしたが、近年はコロナ禍の影響もあり、オンライン形式や少人数制での会社説明会を開催する企業も増えています。
会社説明会の開催方法
会社説明会の開催方法には、大きく分けて「合同説明会」と「単独説明会」の2つがあります。
それぞれの内容とメリット、デメリットを説明します。
合同会社説明会
合同会社説明会とは、複数の企業が一斉に行う説明会イベントのことです。
就活情報サイトや各地方自治体がイベントを運営するケースが多く、たくさんの就活生が集まります。
また、業界に特化した合同説明会では、業界を絞って就活をしている学生が集まるため、より自社に合った学生を見つけやすくなります。
合同会社説明会には、以下のようなメリットがあります。
・一度の説明会で多くの就活生にアプローチできる
・自社のことを知らなかった就活生と出会えるチャンスがある
・他社の情報収集ができる
特に、あまり認知されていない中小企業の場合、単独で説明会を行っても就活生が集まらないケースもあり、合同説明会への参加が有効だと言われています。
ただし、合同説明会には、以下のようなデメリットもあります。
・人気企業に埋もれて、就活生の印象に残らない可能性がある
・ブースのスペースに限りがあるため、学生一人ひとりと話をする時間は限られる
たくさんの企業が集まる合同説明会では、他社よりも目立つブースづくりなど、就活生に興味をもってもらうための工夫が必要となります。
参加費用も高額なため、せっかくの機会を無駄にしないためにも、しっかりと準備をすることが大切です。
単独説明会
単独で行う企業説明会は、対面形式、オンライン形式、少人数制などさまざまなやり方があります。
単独説明会には、以下のようなメリットがあります。
・時間をかけて自社をアピールできる
・比較される企業がない
・参加者は自社に興味をもつ就活生だけに絞られる
単独で行う企業説明会は、自社に興味がある就活生だけを対象にできる点が最大のメリットです。
無駄なくアプローチすることができ、その後の採用活動につなげやすくなります。
しかし、単独説明会には以下のようなデメリットもあります。
・企画から募集、実施まですべて自社で行うことになる
・認知度が低いと就活生が集まりにくい
・参加人数に応じた会場の手配が必要
単独の企業説明の場合、社員の態度や段取り、社内の雰囲気次第では、就活生に対して良くない印象を与えてしまう可能性があります。
合同説明会のようにイベントの主催者はいないため、すべての準備を自社で行わなければならず、初めての場合は特に運営担当者の負担が大きくなるでしょう。
会社説明会に向けて会社側がやるべきこと
単独の企業説明会を成功させるためには、事前準備が重要です。
ここからは、会社説明会の運営担当者に向けて、準備の手順、会社側がやるべきことを説明します。
日程と会場の決定
会社説明会を実施することが決まったら、日程を決めて会場を手配しておきましょう。
日程と会場が決まらなければ、参加者を募集することができません。
人気の会場はすぐに予約が埋まってしまうため、できるだけ早めに確保しておくのがおすすめです。
伝えたい内容を整理
会社説明会は、就活生に対して、より会社のことを知ってもらう目的で開催するものです。
会社として伝えたいことを整理して資料にまとめ、当日の流れや時間配分を考えておきましょう。
このときに重要なのが、会社が伝えたいことを一方的に説明するのではなく、就活生が知りたいことは何かを考えることです。
例えば、ホームページを見れば分かるような会社概要は簡単にまとめて、質疑応答の時間を長めにとるようにしたり、1日のスケジュールを交えながら仕事内容を説明したり、入社後のキャリアプランを説明するのも良いでしょう。
会社の雰囲気や社風、福利厚生や制度なども、就活生が知りたい情報の一つです。
プレゼンターの選定
プレゼンターとは、会社説明会に参加してくれた就活生に対して、自社の魅力をアピールする人のことです。
どんな人に何を話してもらうかは、会社が就活生に何を伝えたいかによって変わってきます。
一般的には、以下のような人が会社説明会のプレゼンターになるケースが多いです。
| プレゼンター | 選定理由 |
|---|---|
| 社長(会長) |
会社の本気度が伝わりやすい 会社を設立した思いやこれからのビジョンなどの話ができる |
| 事業部長 | 事業部ごとの仕事の内容ややりがいが説明できる |
| 人事担当者 | 説明会から応募、採用までの具体的なプロセスが説明できる |
| 先輩社員 | 社員としての立場から仕事のやりがいや魅力が伝えられる |
| 新入社員 | 求職者と年齢が近いので、求職者と同じ目線で話ができる |
交流会・座談会の企画
会社説明会終了後に、交流会や座談会を開催する企業もあります。
交流会や座談会は、説明会のときよりもリラックスした状態で話ができるので、お互いのことをより深く知る機会となり、就活生だけではなく会社側にとっても大きなメリットがあります。
式次第・進行台本の準備
おおまかな流れとプレゼンターが決まったら、当日の式次第、進行台本を準備します。
会社説明会の運営では、プレゼンター以外にも司会進行役が必要です。
司会進行役に任命された場合は、進行台本をもとに練習やリハーサルをして当日に備えましょう。
会社説明会の開催におすすめの会場
会社説明会の会場としては、貸し会議室がおすすめです。
貸し会議室なら、参加人数に応じて適切な広さを選びやすく、説明会に必要な機材や備品があらかじめそろっているケースも多いです。
例えば、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、音響設備や演台・司会台、スクリーンやプロジェクターなど、会社説明会で必要となる備品がそろっています。
また、10名程度から300名以上まで大小さまざまな貸し会議室があり、参加人数に合わせ選ぶことができるので、合同説明会と単独の企業説明会、どちらにも対応できるでしょう。
また、各会議室には超高速インターネット回線が完備されています。
対面式の会社説明会はもちろん、オンラインやハイブリット会社説明会の開催も可能です。
最後に
会社説明会は、多くの企業で導入されている採用プロセスの一つです。
会社説明会を成功させるには、早い時期から日程を決めて会場を確保し、しっかりと準備を進めることが大切です。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、都内主要駅から10分圏内の溜池山王駅（東京メトロ銀座線、南北線）、国会議事堂前駅（東京メトロ千代田線、丸ノ内線）14番出口から直結のビルにあります。
会社説明会に関するご相談は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）までぜひお気軽にお問合せください。
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