貸し会議室の料金相場の目安、選ぶポイントを紹介
自社の会議室ではなく、あえて必要なときだけ利用することができる貸し会議室を利用する企業が増えています。
そこでこの記事では、貸し会議室の料金相場の目安や貸し会議室を選ぶポイントを紹介します。
貸し会議室の料金相場、目安はどれくらい？
東京・大阪などの主要都市部における貸し会議室の料金相場は、50名程利用できる貸し会議室で1時間あたり2万円～3万円程、200名程利用できる貸し会議室で1時間あたり8万円～15万円程となっています。
しかし、貸し会議室の料金は単純に会議室の広さだけで比較することは難しく、同じ規模の会議室であっても立地や設備、利用する時間帯によっても料金が異なります。
さらに、貸し会議室によっては時間単位の基本料金だけでなく、機材や設備のレンタル料やインターネット使用料などの追加料金が発生する場合があります。一方で、基本料金が安くなる割引サービスを提供する貸し会議室もあるため、貸し会議室の料金を比較する際は、基本料金以外に追加料金の有無や割引サービスの有無なども確認しておくことが大切です。
貸し会議室の料金はどうやって決まる？
貸し会議室の料金は、「広さ」「収容人数」「立地」「使用可能な設備」などによって決まるのが一般的です。
貸し会議室を利用する目的によって適した広さや立地、必要な設備は異なるため、目的に合った貸し会議室を選ぶことが大切です。また、貸し会議室と合わせて、会議に必要なプロジェクターやスクリーン、カメラや音響設備なども使用する場合は、機材や設備の利用料金についても確認しておきましょう。
貸し会議室のなかには、同じ会議室であっても利用する曜日や時間帯によって料金設定が異なる場合があります。休日の追加料金や早朝・夜間の追加料金の有無についても調べておくと良いでしょう。
貸し会議室を選ぶポイントは？料金以外に確認すべきこと
貸し会議室を選ぶにあたって、料金相場を把握し、候補となる会議室の料金を確認することはもちろん大切です。しかし、料金だけを見て貸し会議室を選んでしまうと失敗してしまうことがあります。
そこで続いては、貸し会議室を選ぶときのポイントや料金以外に確認おくべき点について紹介します。
アクセスの良さ
多くの人が集まる会議やセミナーのために貸し会議室を利用する場合は、アクセスが良く、分かりやすい場所にある貸し会議室を選ぶことがおすすめです。駅から近い会議室を選ぶことで、参加者が迷わずアクセスできるだけでなく、主催者側が必要な書類や機材などの搬入するときにも便利です。
雰囲気の良さ
貸し会議室を選ぶときは、会議室自体の雰囲気にこだわることも大切です。特に、セミナーや講演会でお客様を招く際は、雰囲気の良い貸し会議室を選ぶようにしましょう。
スタッフ対応の良さ
貸し会議室を選ぶときは、常駐するスタッフの有無やスタッフの対応の良さも大事なポイントです。
特に、会議スペースだけでなくプロジェクターやスクリーン、カメラや音響設備などを利用する場合は、万が一のトラブルに備え、スタッフが常駐する会議室を選ぶほうが安心できるでしょう。
また、貸し会議室のなかには、カメラや音響設備などの機材操作を専門スタッフに依頼できるところもあります。特にコロナ禍の昨今、オンライン配信を活用した会議やセミナーを行う企業も増えています。機材操作を専門スタッフに任せることで、主催者は会議やセミナーの運営に集中することができるため、スムーズな進行ができるでしょう。
使用できる設備や環境
貸し会議室を利用する目的によっては、単に会議室スペースを借りるだけでは不十分なケースもあるでしょう。
特に、オンラインセミナーやハイブリッド会議を行う場合はオンライン配信用の動画撮影が必要となるため、カメラや音響設備はもちろん、高速のインターネット回線が備わった貸し会議室でなければスムーズな配信は難しくなります。そのため、貸し会議室を選ぶときは、会議に必要な設備や環境が整っているかも確認することが大切です。
予約の取りやすさ
アクセスが良く設備や環境の整った貸し会議室の場合、予約が取りにくいこともあります。
人気の貸し会議室であればあるほど予約は取りにくくなるため、できるだけ早めの予約で確保することが大切です。
新型コロナウイルス感染症対策
新型コロナウイルス感染症の流行により、多くの人が集まる場所では徹底した感染防止対策が求められます。
そのため、貸し会議室を選ぶときは、どのような対策が施されているかもしっかりと確認しましょう。特に、社外のお客様や取引先を招く場合は、参加者が安心して来場できるよう感染防止対策に関して情報公開している貸し会議室を選ぶのがおすすめです。
下見をして選ぶ
多くの貸し会議室では、会議室の見取り図や写真などをホームページで公開しています。
しかし、貸し会議室を選ぶときは、できれば一度下見をしておくと良いでしょう。会議室の雰囲気やアクセス、スタッフの対応など、実際に見て見ないと分からないこともたくさんあります。貸し会議室を利用する目的や内容によっては、スタッフとの事前打ち合わせが必要なケースもあるでしょう。
貸し会議室の候補をいくつか選んだら、ぜひ一度実際に足を運んでみてください。
最後に
今回は、東京・大阪などの主要都市部における貸し会議室の料金相場を中心に、貸し会議室を選ぶポイントについて紹介しました。貸し会議室を利用する予定がある方は、事前に料金相場を把握したうえで、会議室の基本料金だけでなく機材や設備のレンタル料やインターネット回線使用料などの追加料金、割引サービスの有無なども確認しながら比較検討することが大切です。また、料金だけ見て貸し会議室を選んでしまうと、失敗してしまうことがあります。貸し会議室を選ぶときは、今回紹介したポイントをしっかりと確認し、目的に合ったところを選ぶようにしましょう。
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貸し会議室に関するご相談は、お気軽に赤坂インターシティコンファレンス（AICC）までお問合せください。
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