Zoomを使ったハイブリッド会議やセミナー、講演会の開催方法まとめ
コロナ禍の近年、従来型の対面方式にZoomを使ったオンライン配信をプラスしたハイブリッド方式が注目を集めるようになりました。 そこで今回は、Zoomを用いたハイブリッド方式が適したイベントの種類や開催方法などを紹介します。
Zoomのハイブリッド方式が適したイベントの種類
会議室などの会場で行うイベントの様子を、Zoomを活用してオンラインで配信し、遠隔地からでも参加できるようにしたハイブリッド方式は、人の密集を避けることが必要となったコロナ禍で注目を集めています。
コロナ禍での会場で行うイベントは、収容人数の3分の1から半分までの人数に参加者を絞る必要がありますが、ハイブリッド方式の場合はオンラインでの参加者もいるため、従来のイベントと同等かさらに多い人数を募ることができます。
また、オンラインのみのイベントでは掴みにくかった参加者のリアルな反応も、ハイブリッドなら肌で感じることができ、参加者と直接交流を図れるという点もハイブリッド方式の魅力です。
そこでまずは、Zoomを使ったハイブリッド方式が適したイベントの種類と、それぞれの特徴を紹介します。
ハイブリッド会議
コロナ禍で行う会議は、座席の位置を左右1～2m空け、真正面に座る人が出ないよう向かい合う席もジグザグに配置する必要があります。そのため、必然的に会議室に入れる人数を減らす必要があるでしょう。
一方、ハイブリッド方式を取り入れると、会議室で行う会議を同時にオンラインでも配信するため、合計すると従来通りの人数に参加してもらうことができます。さらに、Zoomを使えばオンライン参加者も発言できるため、より多くの意見を募ることもできるでしょう。
ハイブリッドセミナー
ハイブリッドセミナーは、リアルに参加する人に加え、オンラインでも参加者を集めて行う方法です。
ハイブリッドセミナーの特徴として、オンラインセミナーに参加者が発言できるツールを用いることで、リアルとオンラインそれぞれの参加者がコミュニケーションを取ることができるのが特徴です。
また、Zoomを使えば、オンラインだけでも最大1,000名まで同時接続が可能です。ただし、あまりにも大人数の参加者を募ると参加者の管理が大変になり、スムーズにオンラインセミナーを進めることが困難になるため、人数の設定は慎重に行いましょう。
ハイブリッド講演会
Zoomを使ったハイブリッド講習会とは、会場で行う講習会をオンラインでも配信し、より多くの人に参加してもらう方法です。
会場に入れる人数は絞る必要がありますが、オンラインで講習会を受ける人数によっては従来の講習会よりも多くの参加者を募れるでしょう。また、従来の講習会は会場に足を運べることが参加の条件でしたが、ハイブリッド講習会は遠方に住んでいる人でも参加できるため、これまで以上に幅広い層の人に参加してもらえるメリットがあります。
ハイブリッド授業
コロナ禍で生活様式が大きく変わった場所の一つに、学校があります。1クラスの生徒全員が教室に入るとソーシャルディスタンスを保つことが困難になるため、クラスの半数だけが授業に参加し、残りの半数は同時配信されるオンライン授業を受けるハイブリッド方式の授業を行う学校も出てきました。
Zoomは画面に25名分の映像を分割で映すことができるため、対面授業で見える生徒の顔に加え、25名分の生徒の様子も見ながら授業を進められるのが利点です。Zoomで参加している生徒にも質問を投げたり、回答を促したりもできるため、従来の授業に近い感覚で行えるでしょう。
ハイブリッド方式のZoom会議・イベントの開催方法を解説
ハイブリッド方式のZoom会議やイベントを行うときは、以下のような手順で進めましょう。
- ①ハイブリッド会議・イベントの日時や参加人数を決める
- ②開催場所の会場を決める
- ③オンライン配信用の機材をそろえる
- ④資料を用意する
- ⑤会場設営、オンライン配信用の設備の設置
- ⑥リハーサルを行い問題なく開催できるか機材チェック
コロナ禍の会議やイベントのリアル参加者人数は、収容できる最大数より半分から3分の1程度に抑える必要があります。そのため、事前にリアル参加者を決めておくと適した会場を選びやすいでしょう。
Zoomを使ったハイブリッド方式のイベントは、会場内にオンライン配信用の機材を設置する必要もあるため、広さに余裕のある会場選びを意識するのがポイントです。また、オンライン配信用に高速のインターネット回線があるかどうかも忘れず確認しましょう。
オンライン参加者用の資料は、ダウンロード形式で用意しておくと便利です。ファイルの容量が大きくなりすぎないよう注意しましょう。
オンライン配信は機材トラブルや回線トラブルが発生する可能性もあるため、専門の知識を持った人員が欠かせません。社内に該当する人がいない場合は、オペレーションスタッフを手配することも検討しましょう。
ハイブリッド方式のZoom会議・イベントに必要な機材
ハイブリッド方式のZoom会議・イベントには、従来のリアルイベントで用意していたプロジェクターやスクリーン、マイクなどの音響設備のほか、撮影用のカメラや照明、Zoomのアプリ、PCなどが必要です。PCはイベントに使用するものと別に、オンライン配信を管理する専用のものを用意しましょう。
また、スピーカーなどの音響機材から撮影用のカメラへ音声を送る場合には、スピーカーとカメラを接続するための機材も必要です。すべての機材をそろえるのは大変という方や、必要な機材が分からないという方は、すべての機材が備わっている会場を探すか、一式まとめてレンタルすることを検討しましょう。
ハイブリッド方式のZoom会議・イベントの開催におすすめの場所
ハイブリッド方式のZoom会議・イベントに適した会場として、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）の貸し会議室をぜひご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は駅から近いためアクセスがしやすく、貸し会議室は大人数にも少人数にも対応できます。机や椅子、機材などの配置も自由に変えられるため、会議やイベントのスタイルにあわせた設営が可能です。
また、Zoomでのオンライン会議・イベントも安定して行える高速のインターネット回線を完備しており、さらにオンライン配信は常駐する専門のスタッフに依頼できるため、配信技術や知識を持つ人員がいない場合でも安心して開催できるでしょう。
最後に
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、10名程度で行うハイブリッド方式のZoom会議から、リアルイベントにも300名以上を集客するハイブリッドイベントまで、さまざまな形式のイベントに対応できる貸し会議室です。Zoomなどでのオンライン配信は常駐する専門のスタッフが担当いたしますので、安心してイベントを開催していただけます。
東京でZoomを使ったハイブリッドイベントができる貸し会議室をお探しの方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）へご相談ください。
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