ハイブリッド会議のやり方は？機材や設備の整った貸し会議室がおすすめ
コロナ禍において注目を集めている「ハイブリッド会議」ですが、実際どのように開催すればいいのかやり方が分からず、まだ導入できていない会社もあるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、ハイブリッド会議とはどのような会議のことか、ハイブリッド会議のやり方やおすすめの会場について解説します。
ハイブリッド会議とは
ハイブリッド会議とは、会議やセミナーをする会場の様子を撮影してリアルタイムでオンライン配信し、会場で実際に会議に参加する人と、オンラインで参加する人をインターネットでつないで行う会議のことです。
新型コロナウイルス感染症の流行により、大人数で集まる会議を自粛する会社が増える一方で、ハイブリッド会議を開催する会社が増えています。
ハイブリッド会議のやり方は？
ハイブリッド会議を導入したいと思っても、具体的なやり方が分からず一歩踏み出せないという会社も多いようです。
そこで続いては、ハイブリッド会議のやり方について紹介します。
リアル参加者とオンライン参加者の人数を決める
ハイブリッド会議のやり方は、まずリアル参加者とオンライン参加者の人数を決めるところから始まります。
新型コロナウイルス感染症対策として、大人数が集まる会議でもソーシャルディスタンスを保つことが求められます。これまで、貸し会議室などを利用して全社会議などの会議を開催していた場合、同じスペースを利用するとしても、リアル参加者の人数は3分の1から半分程度の人数に減らすことが求められます。
また、リアル参加者の人数を決めることで、会議を行う場所選びもスムーズにできるでしょう。
ハイブリッド会議の会場を選ぶ
リアル参加者の人数が決まったら、ハイブリッド会議を開催する会場を選びます。
ハイブリッド会議を成功させる大切なポイントは、通信環境が安定している場所を選ぶことです。オンラインで参加する側の通信環境を決めることはできませんが、主催者側の通信環境が安定していないと、会議の途中で通信が途絶えてしまうことや画面が動かなくなってしまうことがあるため、会議の時間が長引いてしまうだけではなく、集中力が途切れてしまう原因にもなります。
そのため、ハイブリッド会議の会場はリアル参加者が密にならない広さがあり、通信環境が安定している会場を選ぶようにしましょう。
アジェンダやタイムスケジュールを共有する
ハイブリッド会議を行う際は、事前にアジェンダを作成し、会議の内容、参加者、議論する内容やタイムスケジュールについても、あらかじめ参加者全員で共有しておくと良いでしょう。
ハイブリッド会議の難しいところは、リアル参加者とオンライン参加者に温度差が出てしまう可能性があることです。オンラインで会議に参加する場合、発言のタイミングを図ることが難しいだけではなく、リアル参加者だけの意見で会議が進行されてしまうことや、決議されてしまうことがないかが懸念されるポイントになるでしょう。会議の情報はリアル参加者だけでなくオンライン参加者にも共有し、全員で同じゴールに向かって議論ができる環境を作ることが大切です。
ハイブリッド会議を開催する際の注意点
続いては、ハイブリッド会議を開催する際の注意点を紹介します。ハイブリッド会議をスムーズに進行し、充実した会議にするためにも、事前に決めておきたいルールや議事進行のやり方について把握しておきましょう。
リアル参加者の私語を禁止する
ハイブリッド会議のオンライン参加者は、リアル参加者の様子や会場の様子を把握することが困難なため、リアル参加者だけで会話が行われている様子を見ると、なんとなく疎外されている気分になってしまう可能性があります。
そのため、ハイブリッド会議のルールとしては、リアル参加者の私語を禁止し、リアル参加者もオンライン参加者も平等な環境を作ることをおすすめします。
オンライン参加者が発言する機会を作る
ハイブリッド会議では、リアル参加者の発言がオンライン参加者には聞こえにくかったり、どんなタイミングで発言すれば良いのか分からなかったりすることがあります。そのため、ハイブリッド会議を進行する議長は、「只今、〇〇さんから～～という発言がありました」と復唱したり、オンライン参加者に対しても「〇〇さんはどうお考えですか」と発言を促したり、リアル参加者もオンライン参加者も平等に発言できる機会を作る配慮が必要になってきます。
また、リアル参加者の意見をすべて聞いたあとにオンライン参加者への発言を促すと、とりあえず発言してもらったという空気になってしまう可能性があるため、リアル参加者とオンライン参加者の発言を交互に行うなどの工夫も必要です。
ハイブリッド会議で使用するプロジェクター＆スクリーンはできるだけ大きなものを使う
ハイブリッド会議で使用するモニターは、できるだけ大きなものを選ぶようにしましょう。
会議の資料を映し出すだけでなく、発言をするオンライン参加者をプロジェクター＆スクリーンに映しだすことで、オンライン参加者の存在感を高めることができます。
ハイブリッド会議に貸し会議室がおすすめの理由
ハイブリッド会議を開催する会場としては、貸し会議室の利用がおすすめです。
ここからは、ハイブリッド会議に貸し会議室がおすすめの理由について紹介していきます。
インターネット回線・速度が安定している
オンライン会議やオンラインセミナーに対応している貸し会議室には、動画配信用の超高速なインターネット回線が備わっています。そのため、大勢の人をつなげるハイブリッド会議でも、途中で通信が途絶えたり、映像が固まってしまったりなどの不具合がなく、スムーズに会議を進行することが可能です。
配信設備が整っている
ハイブリッド会議を行うためには、リアル参加者用の会議設備だけでなく、オンライン参加者に向けた配信用の機材が必要です。プロジェクターやスクリーンのほかに、マイクなどの音響設備も必要になり、また会議の様子を撮影するためのカメラも必要になります。
オンライン会議やオンラインセミナーに対応している貸し会議室では、オンライン配信に必要なさまざまな機材や設備が整っているため、PC一つ持ち込めば開催できるケースも少なくありません。
常駐スタッフのサポートがある
ハイブリッド会議をはじめオンライン会議やオンラインセミナーに対応している貸し会議室では、常駐スタッフによる動画配信のサポートを受けることができます。ハイブリッド会議のやり方が全く分からないという場合でも、貸し会議室に常駐している専門スタッフのサポートを受けながら会議を進めることができるため、安心して利用することができます。また、映像撮影や音響については当日のオペレーションを一括で依頼することもできるため、初めてハイブリッド会議を開催する場合でも失敗を防ぐことができます。
最後に
コロナ禍においてハイブリッド会議の導入を検討する企業が増えています。ただし、ハイブリッド会議はリアル参加者とオンライン参加者の温度差が出やすいため、オンライン参加者に配慮しながら会議を進めることが大切です。ハイブリッド会議のやり方が分からない、会場から機材、当日オペレーションまで全て一括で任せたいという場合には、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC)にご相談ください。配信専用の高速回線を完備し、映像や音響の専門スタッフが常駐しているため、ハイブリッド会議に最適な環境を提供させていただきます。
また、ZOOMを利用した簡易WEB会議からセミナーやイベントまで、さまざまな規模のハイブリッド会議に対応しており、弊社のスタッフは一社一担当制のため、準備段階から会議当日の運営に関するオペレーションまで、細かいお打ち合わせをさせていただきながら、一人のスタッフがトータルでサポートさせていただきます。ハイブリッド会議の経験がなくやり方が分からない方や、映像や音響機器の操作に自信がないという方も、赤坂インターシティコンファレンス（AICC)にお気軽にご相談ください。
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