会議の時間が長すぎて集中できない!会議時間を短縮するコツはある?

会社の会議に参加したことがある方であれば、長い会議にうんざりした経験や貴重な時間を奪われて通常業務に支障がきたした経験があるという方も多いのではないでしょうか。
そこで、会議時間が長すぎる原因や会議の時間を短縮するコツについて紹介します。

会議時間が長すぎる…原因はどこにある?

会議時間が長くなる原因がわかれば、会議時間を短縮することが可能になります。そもそも、会議時間が長くなってしまう原因にはどこにあるのでしょうか。
まずは、会議時間が長くなる原因について紹介していきます。

会議の設定時間が長い

初めから会議時間が長く設定されていると、当然ながら会議の時間は長くなります。
一度の会議で多くのことを決めようとし過ぎて会議時間が長く設定されている場合は、会議の内容の見直しを行うことから始める必要があるでしょう。

参加メンバーが多すぎる

会議に参加するメンバーが多くなると、参加者の発言に多くの時間を要するため、会議時間が長引いてしまう原因になります。会議時間を短縮するには、会議に参加するメンバーはできるだけ絞り込み、少ない人数での会議を行うことを検討してみると良いでしょう。

終了時間を設定していない

自社の会議室で会議を行う場合、会議の開始時刻は決められていても、終了時刻が決められていないケースがあります。会議の終了時間が決められていない場合、ダラダラと会議が長く続いてしまう可能性があるため、会議を行う際は開始時間だけでなく終了時間も決めておくことが大切です。

決めたいことが決まらない

会議の目的である決議事項がなかなか決まらないということも、会議時間が長くなる原因の一つです。
結論が出ないことで会議時間が伸びてしまう場合は、会議の出席者に決めたい内容をあらかじめ共有しておくなどの対策を行いましょう。

議題に関係ない話に脱線しがち

会議のなかでたびたび議題に関係のない話に脱線してしまうと、会議時間が長くなる可能性があります。
議題に関係のない話題に脱線してしまったときは、進行役が会議を上手にコントロールし、話題を議題に戻すようにしましょう。

話が長い人の独演会になっている

長引く会議でよく見られるのが、話が長い人の独演会状態になってしまうケースです。
話している本人は、延々と一人で話を続けているという自覚がないことも多く、このような出席者がいる会議はどうしても会議時間が長くなってしまいます。

会議を仕切るファシリテーターがいない

ファシリテーターとは、会議を仕切る役割を担うポジションです。意見がなかなか出ないときに参加者の意見を促したり、会議をゴールに導くための誘導を行ったりするのがファシリテーターです。
ファシリテーター不在の会議では、積極的な意見交換がなされなかったり、意見がまとまらなかったりすることで、会議時間が長くなってしまう傾向にあります。

長時間の会議は時間の無駄?適切な会議時間は?

長時間の会議は、参加者の集中力が途切れてしまうだけではなく、通常業務に支障をきたしてしまうため、「時間の無駄では?」と感じる人も多いでしょう。
一般的に人間が集中できる時間は、50分が限界だと言われています。つまり、休憩を挟まずに50分以上の会議を行う場合、会議の後半になると参加者の集中力が切れやすくなり、建設的な意見が出にくくなってしまうでしょう。
そのため、会議の適切な時間は50~60分程度を目安として、開始時間だけでなく終了時間もあらかじめ設定しておくことが大切です。

会議時間を短縮するコツはある?

会議時間を短縮するためには、今までの会議のやり方を見直すことも大切です。
続いては、会議時間を短縮するコツをいくつか紹介します。

貸し会議室を利用する

会議を短縮するコツは、会議の開始時間だけでなく終了時間もあらかじめ設定し、時間内で目的を達成することを意識することです。
貸し会議室を利用することで、会議時間=貸し会議室の予約時間として明確に設定することができるため、時間内で会議を終わらせようという参加者の意識を高めることができるでしょう。

会議のアジェンダ・資料は事前に共有する

会議を短時間で効率良く行うには、会議のアジェンダや資料を事前に共有しておくことも大切です。
会議の参加者全員が会議全体の流れや会議当日に話し合うべきことを事前に把握しておくことで、不要な説明を省くことができ、会議時間を短縮することができます。

進行役以外にファシリテーターをつける

会議時間を短縮するには、会議の進行役以外にファシリテーターをつけるのも良いでしょう。
ファシリテーターは会議全体の流れを把握しながら、出席者から有効な意見を引き出し、会議をゴールに誘導するための役割があります。会議に関係のない発言があったり、話が長い人がいたり、話が脱線しそうになったりしたときも、ファシリテーターが適切に軌道修正を行うことで、会議時間の長時間化を防ぐことにつながります。
ファシリテーターは、会議全体の状況を把握する能力、時間管理能力、傾聴力が高い人を選出することが大切です。

最後に

会議時間が長くなると、参加者の集中力が途切れてしまうことで効率の良い意見交換ができなくなるほか、通常業務にも支障をきたすことがあります。
会議時間を短縮するためにおすすめなのが、貸し会議室を利用する方法です。自社の会議室で会議を行う場合は、会議終了時刻が過ぎても会議を延長することができますが、貸し会議室の場合は、会議時間=貸し会議室の予約時間として明確化することができるため、「時間内に会議を終わらせよう」という参加者の意識が高まるでしょう。
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