経営会議の意義や目的、貸し会議室を利用するメリットとは
経営会議とは、会社の経営をスムーズに進めるために必要な会議のことで、会社が置かれている現状を把握し、今後の戦略や経営方針など業績を向上させるための話し合いを行う場のことをいいます。経営会議をより有意義なものにするためには、会議の準備や進め方、場所の選び方も重要です。
そこで今回は、経営会議の意義や目的、進め方のコツについて紹介します。貸し会議室を利用するメリットについても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
経営会議とは
経営会議は、会社の業績を向上させるために行うもので、取締役や執行役員などのマネジメント層で行われるのが一般的です。経営会議は、事業戦略や経営方針、予算など、さまざまな意思決定が行われる場であり、取締役会とは異なる意義や目的があります。
まずは、経営会議とは何か、取締役会との違いを把握しておきましょう。
経営会議の意義・目的
経営会議の主な機能や目的は、以下の通りです。
・経営成績の報告
会社の現状や課題を把握したうえで解決策について話し合い、業績の向上を図る
・数値計画、行動計画の進捗報告
目標の達成状況を把握し、来月以降の改善に役立てる
・情報共有・情報交換
他部署の情報を確認し、会社全体の連携を図る
経営会議は、会社の現状や計画の進捗状況を把握し、問題点や課題の解決策・改善策について議論を重ねる場です。単なる数字や進捗の報告会になってしまうと、経営会議は意義のないものになってしまいます。より積極的な議論が行われることが望ましいでしょう。
経営会議と取締役会の違い
経営会議と取締役会は、会社の経営方針や経営戦略を決めるという点においては共通する部分がありますが、法律に基づいた開催の義務があるかないかという点に違いがあります。
経営会議には開催の義務はありませんが、取締役会は会社法によって開催義務が定められています。
取締役会には「取締役会設置会社の業務執行の決定」「取締役の職務の執行の監督」「代表取締役の選定及び解職」といった役割があり、原則として３ヶ月に1回以上開催しなければいけません。
経営会議の進め方
経営会議は、経営会議の意義や目的を理解したうえで進めることが大切です。
参加者を厳選する
経営会議は、一般的に社長、役員、部門責任者、経営担当者といったメンバーが参加することが多くなっていますが、必ずしもこのメンバーでなければいけないという決まりはありません。
ただし、経営会議の参加者は会社の事業計画や経営戦略を把握している必要があり、外部に漏れてはいけない内容も話し合うことになるため、適切な参加者を厳選するようにしましょう。
開催頻度
経営会議の開催頻度は、取締役会のように3ヶ月に1回以上などの決まりはありませんが、月単位で数値目標などを設定していることが多いため、一般的には毎月開催されるケースが多くなっています。
毎月開催することで、計画通りに進まなかったり、環境や状況に変化があったりした場合も、解決策について早めに話し合うなどの対策を取ることができます。
経営会議を開催するタイミング
経営会議を開催するタイミングについても、特に決まりはありません。
例えば取締役会で経営方針や事業計画などの変更などが決まった場合は、取締役会が終わった後、速やかに経営会議を開催するのが望ましいでしょう。また、月の目標に対して結果報告や次月の改善点などを話し合う場合は、月の締め日を過ぎたタイミングで行うとスムーズです。
経営会議の開催準備としてやるべきこと
経営会議を効率的に行うためには、事前の準備が重要です。経営会議の開催準備としては、以下のポイントを押さえておきましょう。
参加メンバーを決める
経営会議の参加メンバーは、事業計画の内容や進捗状況などを把握しているメンバーを厳選することが大切です。
しかし、いつもいつも同じメンバーで話し合いをしても、数字ばかりに目を向けてしまい重要な問題点を見落としてしまうなど、視点が偏ってしまう可能性は否めません。
効率的に会議を行うためにメンバーを厳選し、絞り込むことは大切ですが、さまざまな視点から会社の問題点に気づくために、会議の目的に応じて最適なメンバーを決める必要があるでしょう。
アジェンダを決める
アジェンダとは、経営会議の進行プログラムのようなものです。
アジェンダを作成しておくと、会議の目的、議題、決議事項、タイムスケジュールなどを事前に把握することができるので、発言者は自分の持ち時間を把握できたり、発言内容をまとめておいたりできます。
また、参加者全員が会議の目的と意思決定すべき内容を把握して参加することで、話が本質からずれてしまう可能性が少なくなり、会議時間の短縮にもつながります。
タイムスケジュールを作る
経営会議の出席者は他の仕事のスケジュールを調整して参加しているため、会議はできるだけ延長しないようにすることが大切です。時間内で効率的に会議を進めるためには、タイムスケジュールを作成し、できるだけ遅れのないように進行すると良いでしょう。
どの議題にどれくらいの時間がかけられるのかがわかっていれば、不要な発言や話の脱線を防ぐ効果も期待できます。議題の内容に応じて必要な時間を検討して、無理のないタイムスケジュールを組むようにしましょう。
資料を作る
経営会議で必要な資料は、事前に参加者に配布しておくことで、効率的な会議の進行が期待できます。
一般的に経営会議の資料は、部署ごとの数値計画・行動計画の進捗状況、達成率、反省点や課題点などをまとめます。また、経営会議で決議しなければならない内容がある場合は、参加者が決議内容についてわかる資料を作成することもあります。
経営会議の開催場所は貸し会議室がおすすめ
経営会議で最も重要なことは、単なる報告会にしないということ、ダラダラと長い会議を行わないということです。短時間で有意義な経営会議を効率良く行うには、貸し会議室の利用がおすすめです。
経営会議で貸し会議室を利用するメリットは、以下の通りです。
- ・社内会議室とは異なる場所で良い緊張感がある
- ・会議室の予約時間があらかじめ決まっているため、ダラダラと延長することがない
- ・会議に必要な機材などを準備する必要がない
- ・ケータリングサービスやお弁当の手配もできる
会社によっては、経営会議に必要な資料作成の他に、機材の準備やお弁当・ケータリングサービスなどの手配を行うところもあるでしょう。貸し会議室であれば、これらをまとめて手配することができるため、準備にかける時間を大幅に短縮することができます。また、予約時間があらかじめ決まった貸し会議室であれば、時間内に意思決定しようという意識がたかまるため、ダラダラと会議が延長することもないでしょう。
最後に
経営会議には、会社が置かれている現状、問題点や課題を把握し、解決策や改善策を話し合い、意思決定することで業績向上を図る目的があります。ただ単に参加者が集まって、数字や進捗状況の報告会を行うだけでは有効な経営会議とは言えないため、会議の主催者はもちろん、参加する側も経営会議の意義や目的を十分に理解して出席することが大切です。
効率的な会議を行う方法としておすすめなのが、貸し会議室を利用することです。貸し会議室を利用すれば、会議に必要なテーブルや椅子の配置、機材などを準備する時間を短縮できるだけではなく、終了時刻に限りがあるため効率的な会議になることが期待できます。赤坂インターシティコンファレンス(AICC)は、駅からのアクセスも良く、高級ホテルのような落ち着いた雰囲気の貸し会議室で、経営会議の開催にぴったりです。会場運営のプロによる細やかな配慮でお客様の負担を軽減できるよう心がけております。
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