ミーティングと会議の違い、効果的な進め方とは
社内でよく行われる「ミーティング」と「会議」ですが、それぞれの違いを理解して参加しているという人は、それほど多くないのではないでしょうか。
そこで今回は、ミーティングと会議の違いや効率的なミーティングの進め方について解説します。
ミーティングとは
ミーティングとは、「集まって話し合いをする」という意味があります。一般的には、比較的少ない人数で、短時間で行われる話し合いを指すことが多いでしょう。
ミーティングには、参加者がアイデアや意見を出し合うといった目的の他に、情報を共有するという目的で開かれることもあります。
ミーティングと会議の違い
ミーティングと会議には、議題に対する内容について結論を出す必要があるか、ないかという違いがあります。
会議は、議題に関係のある人が集まって議論を行い、最後に明確な結論を決定します。一方、ミーティングは議題の内容についてアイデアや意見を出し合ったり、議題の内容の情報を共有したりするもので、必ずしも結論を出す必要はありません。議題の内容によっては、ミーティングの際に結論を決定することもありますが、会議のように結論を出すことを目的にしているわけではないところが、ミーティングと会議との大きな違いです。
ミーティングの効率的な進め方
ミーティングは参加者がさまざまなアイデアや意見を出し合うことで充実した場となるため、立場などに関係なく参加者が発言しやすい環境を整えることが大切です。
効率良くミーティングを進めるためには、以下のポイントを押さえておきましょう。
参加メンバーを限定する
ミーティングを行う場合は、参加メンバーを限定するようにしましょう。
議題に関係のないメンバーが参加してしまうと議題から話がそれやすくなり、ミーティング時間が長引く原因になります。
ミーティングの目的を明確にする
効果的なミーティングを行うために最も大切なことは、ミーティングの目的を明確にすることです。 主なミーティングの目的には以下のようなものがあります。
- ・情報を共有する
- ・議題に関するアイデアや解決策を出し合う
- ・議題に関する意思決定を行う
話の内容が目的からずれてしまうと、何について話し合いが行われているのかがわからなくなり、時間だけを無駄に使ってしまうことになりかねません。どんな小さなミーティングでも、その都度目的を明確にしておくようにしましょう。
アジェンダを共有する
アジェンダとは、ミーティングの進行プログラムのようなものです。
ミーティングの前にアジェンダを作成し、参加者に事前にミーティングの内容や議事内容のタイムスケジュールなどを伝えておくことで、どんな内容を話し合うのか、何を決めるのかなどを参加者が事前に把握しておくことができ、全員が同じ目的を持ってミーティングに参加することができます。
アジェンダには決まったひな型はありませんが、一般的には以下のような内容を記載します。
- ・ミーティング名
- ・開催日時
- ・場所
- ・参加者
- ・ミーティングの目的
- ・議題とタイムスケジュール
- ・配布資料
ファシリテーターをおく
ファシリテーターとは、ミーティングの目的を達成するために中立的な立場で参加者に発言を促したり、話しの流れをまとめたりする役割を担う人のことです。
ファシリテーターには、「ミーティングの司会進行役」「参加者の意見を引き出すサポート役」「参加者をゴールに導くための誘導役」といった役割があります。ミーティングの本来の目的から話しがそれてきたときは、中立的な立場からゴールに向かうために軌道修正を行ったり、意見を出せない人に意見を促したりすると、ミーティングの本来の目的から外れることなく、多くの参加者から意見を引き出すことができるようになります。
また、ファシリテーターは、タイムキーパーの役割も果たしているため、ミーティングをダラダラと長引かせることを防ぐことにつながります。
オンラインも活用する
ちょっとしたミーティングであれば、オンラインを活用するのも効率アップに有効です。
ただし、複雑な内容を話し合う場合は、発言のタイミングが難しいオンラインを利用すると逆に時間がかかってしまうこともあるため、ミーティングの議題や内容によって検討しましょう。
貸し会議室でミーティングを行うメリット
ミーティングは自社で行うことも多いですが、貸し会議室などの外部施設を利用することで、以下のようなメリットを得ることができます。
自由にレイアウトができる
自社の会議室などでミーティングを行う場合、広さが限られているため自由にレイアウトを行うことが難しいケースがあります。
貸し会議室を使う場合は、参加人数によって適した広さの部屋を選んでレイアウトも自由に作ることができるため、よりリラックスした状態でミーティングを開催することができ、アイデアや発言を出しやすい環境を作ることができるでしょう。
必要な設備が整っている
ミーティングの議題や内容によっては、ホワイトボードやプロジェクターなどの設備が必要になることもあります。貸し会議室にはミーティングに必要な設備が整っているため、改めて準備する手間がかからないというメリットもあります。
終了時間が決まっている
貸し会議室は借りる時間を決めて予約を行うため、時間内にミーティングを終わらせる必要があります。
ミーティング時間に限りがあることで、タイムスケジュールから大幅にずれずにミーティングを進行しやすくなるでしょう。
飲食サービスが利用できる
貸し会議室では、ケータリングなど飲食のサービスを行っているところがあります。
貸し会議室のケータリングサービスを利用すれば、食事時間をまたいでミーティングを行う場合も軽食やお弁当を手配することができます。またミーティングをしながら食事をすることで、より場が和み、意見を出しやすい雰囲気になる効果も期待できます。
最後に
効率的なミーティングを行うためには、事前にミーティングの目的やゴールを共有し、目的に沿った話し合いを行うことが大切です。貸し会議室のような外部の場所で行うと終了時間が決まっているため、ダラダラとしたミーティングになることを防ぐことができるでしょう。
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