ハイブリッドセミナーとは？やり方や必要な機材、おすすめの開催場所を紹介
コロナ禍で注目されているものの一つに「ハイブリッドセミナー」があります。コロナ以前にセミナーを開催することで顧客の獲得につなげていた企業の中には、ハイブリッドセミナーの導入を検討しているところもあるのではないでしょうか。
そこで今回は、ハイブリッドセミナーとは何か、やり方や必要な機材について、おすすめの開催場所を紹介していきます。
ハイブリッドセミナーとは
新型コロナウイルス感染症の流行により、大人数を一つの会場に集めて行うセミナーの開催が困難になり、オンラインセミナーが身近なものになってきました。しかし、オンラインセミナーの場合、参加者と直接の交流を図ることは難しく、顧客獲得につながりにくいと感じていた企業も多かったようです。
そこで注目を集めているのがハイブリッドセミナーです。
ハイブリッドセミナーとは、従来のように会場に訪れてセミナーに参加するリアル参加者と、ZoomなどのWEB会議用のツールを使ってセミナーに参加するオンライン参加者、両方が同時に参加できるセミナーのことです。
ハイブリッドセミナーには、少人数であっても参加者と直接交流を図ることができるというメリットがあり、参加者としてもリアル参加かオンライン参加かを選ぶことができるため、参加しやすいというメリットがあります。
ハイブリッドセミナーのやり方
ハイブリッドセミナーは、セミナー会場にオンラインセミナー用の機材を設置して、リアルセミナーを開催している様子をカメラで撮影しながら、同時にオンライン配信するというやり方で開催されるのが一般的です。
ここからは、ハイブリッドセミナーを開催するまでのステップについて、一つずつ紹介していきます
①セミナーの日時と参加人数を決める
まずはハイブリッドセミナーの開催日時を確定し、参加人数を決めましょう。ハイブリッドセミナーの場合、リアル参加者とオンライン参加者それぞれの人数を決める必要があります。
コロナ禍で行うハイブリッドセミナーの場合、リアル参加者の人数は会場の収容人数の半分から3分の1程度に抑えてソーシャルディスタンスを保てるようにしなければなりません。そのため、特にリアル参加者の人数設定は慎重に行いましょう。
②セミナーの開催場所を決める
ハイブリッドセミナーの会場を決るときは、収容人数だけでなくカメラや照明などオンライン配信で使用する機材を設置できるスペースが確保できるかどうか、通信環境が安定しているかどうかにも注目することが重要です。
オンライン配信の途中で映像が固まってしまったり、通信が途切れてしまったりすることもあるため、特に通信速度はしっかりと確認するようにしましょう。
併せて、配信を行うWEB会議用ツールの選定も重要です。参加者が何人なのか、オンラインの参加者との会話するのかどうかなどを考慮して、適したツールを選んでください。
③セミナー講師や機材の専門オペレーターを手配する
ハイブリッドセミナーを行うときは、機材や回線にトラブルが起こってしまったときに備えて、専門知識を持つオペレーターを手配しておくと良いでしょう。
セミナー講師の選定や依頼の仕方については、従来のセミナーと特に変わりはありません。人気講師はスケジュールを押さえにくいため、開催日時が決まったらできるだけ早めに依頼するようにしましょう。
④当日使う資料を用意する
ハイブリッドセミナーで資料が必要になる場合は、リアル参加者用に印刷して用意するほかに、オンライン参加者用にダウンロード形式のPDFファイルなどでも用意しておくのがおすすめです。
また、当日スクリーンなどで映像を流す予定がある場合、オンライン配信では見えにくい可能性も考慮して、別途動画などで見られるようにしておくと良いでしょう。
⑤会場設営とオンライン配信の準備
ハイブリッドセミナーは、従来のセミナーと同様の会場設営に加え、オンライン配信の環境も整える必要があります。
特にオンライン配信用の機材を自分たちで操作する場合は、当日機材が上手く動かない可能性もあるため、事前にリハーサルやテスト配信もしておくと安心です。
ハイブリッドセミナーに必要な機材
ハイブリッドセミナーを行うときは、プロジェクターやスクリーン、マイクなど従来のセミナーで必要な機材のほかに、オンライン配信用のカメラや照明、WEB会議用ツールなども必要となります。 すべてそろえるとなると大変に感じる方も多いかもしれませんが、会場によっては配信用の機材がすべて備わっていたり、一式レンタルできたりする場合もあるため、そのような会場を選ぶと主催者側の負担を軽減できておすすめです。
ハイブリッドセミナーの開催におすすめの場所
ハイブリッドセミナーの開催場所としては、オンラインセミナーやオンライン会議に対応した貸し会議室がおすすめです。
オンライン配信に適した超高速のインターネット回線を備えていたり、オンライン配信に必要な機材設備がそろっていたりなど、PCさえ持ち込めばすぐにハイブリッドセミナーを開催できる貸し会議室もあります。
また、専門スタッフが常駐する貸し会議室なら、スタッフがオンライン配信に関するサポートを担当してくれるケースもあるため、機材などへの知識がなくても安心してハイブリッドセミナーを開催できるでしょう。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、インターネット回線や配信機材をまとめて手配できるだけでなく、専任のコーディネーターによるイベントコーディネートや必要な業者の手配、オンライン配信に関するオペレーションもすべて承ることができます。
8名～500名まで収納できる貸し会議室があるため、セミナーの規模や募集する人数に合わせてちょうど良い会議室を選びやすいでしょう。
また、国際的な衛生基準のガイドラインを満たしていることを証明する「GBAC STAR™認証」を取得しており、ドアノブや設備の消毒、手指消毒用のアルコールの設置、会場のドアを開放し定期的な空気の入れ替えなど、感染症予防対策も徹底しています。
最後に
多くの人が集まるセミナーの開催が困難になったコロナ禍において、リアル参加者とオンライン参加者の両方を募れるハイブリッドセミナーが注目を集めています。ただし、ハイブリッドセミナーは準備しなければならない機材が多く、機材操作に関する専門的な知識も必要になります。そのため、セミナーを開催する主催者側の負担は、従来のセミナーよりも増える可能性があるでしょう。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、セミナーの趣旨や参加人数に合わせた会場とオンライン配信に必要な超高速のインターネット回線を完備しているだけでなく、音響や映像などを一任できるオペレーションスタッフも常駐しているため、主催者側の負担を軽減しながら快適な環境でハイブリッドセミナーを開催していただけます。
ハイブリッドセミナーのやり方が分からない方やオンライン配信に不安がある方は、ぜひお気軽に赤坂インターシティコンファレンス（AICC）へご相談ください。
おすすめの記事
