ハイブリッドイベントを開催しよう！メリットやデメリット、やり方を紹介
新型コロナウイルス感染症の影響により、オンラインとオフラインを融合させたハイブリットイベントの開催が増えています。
そこで今回は、ハイブリッドイベントを開催するメリット・デメリット、ハイブリッドイベントの開催方法などを紹介します。
ハイブリッドイベントとは
ハイブリッドイベントとは、実際のイベント会場で行うオフラインイベントと、ZoomなどのWeb会議ツールを活用したオンラインイベントを、同時並行で開催することを指します。
イベント会場の場所やキャパシティにとらわれることなく多くの人に参加の機会があり、オンラインで参加する人もオフラインで参加する人の姿を見ながら参加できるため、同じ会場にいるような臨場感を味わえるのがハイブリッドイベントの特徴です。
新型コロナウイルス感染症をきっかけに広がりを見せたハイブリッドイベントですが、オンラインとオフラインそれぞれの強みを活かすことができるため、コロナ禍にかかわらず今後需要は増えていくことが予想されています。
ハイブリッドイベントを開催するメリット
ハイブリットイベントには、主催者側にも参加する側にもそれぞれメリットがあります。
参加方法を選べる
オフラインイベントの場合、会場の収容人数や予算によって、参加者の人数を制限する必要がありますが、ハイブリッドイベントは、イベント会場に行くことができない人も、自宅や別の場所から同じイベントに参加することができます。
現場でリアルにイベントを体験したい場合は会場参加を、会場に行けない場合はオンライン参加をといったように、参加する側が参加方法を選ぶことができ、主催者側としても参加者を増やすことができるというメリットがあります。
部分参加も可能
オフラインイベントの場合、基本的には最初から最後まで参加することになるため、長時間のイベントだと予定を合わせるのが難しいという人もいるでしょう。
オンラインでの参加も可能なハイブリッドイベントの場合、オンラインであれば都合に合わせて部分的に参加することもできるというメリットがあります。
オンライン参加であれば周りの人に気を遣う必要がないため、イベントの開催時間すべての参加ができなかったとしても、途中から参加したり、途中で退席したりということも可能です。
感染症対策ができる
会場に多くの人を集めて行うオフラインイベントは、新型コロナウイルス感染症の感染リスクも高くなります。しかし、ハイブリットイベントならオフライン参加者の人数を制限することで、ソーシャルディスタンスを十分に確保した会場レイアウトが可能です。
オフライン参加者の人数を制限し、オンラインイベントの参加者の比率を高くすることでより多くの人が参加することができ、リアルで参加する人も安心して参加しやすくなります。
運営コストを下げられる
イベントの内容や規模にもよりますが、オフラインイベントの場合は参加者の人数に合わせた会場の手配が必要です。
特に、コロナ禍で開催するイベントの場合は、ソーシャルディスタンスを十分に確保できるスペースが必要なため、参加者の人数を最大収容人数の2分の1～3分の1程度に抑える必要があり、これまでよりも大きな会場を手配しなければならないため、余分なコストがかかる点がデメリットと言えます。
しかし、ハイブリットイベントの場合は、オンライン参加者の人数比率を増やすことで、小さな会場でも開催することができるため、イベント運営にかかるコストを下げることができます。
ハイブリッドイベントにはデメリットもある？
ハイブリッドイベントはメリットの多いイベント開催方法ですが、もちろんデメリットもあります。
ハイブリッドイベントはオフラインとオンライン開催を同時に行うため、運営のオペレーションが複雑になりやすく、機材トラブルや通信環境のトラブルなどが発生することがあります。例えば音声がハウリングしたり、配信中に画面が動かなくなったり、音声が聞きづらかったりすることがある点は、ハイブリッドイベントのデメリットだと言えるでしょう。
ハイブリットイベントの成功の鍵は、事前の準備だと言われています。オンライン・オフライン両方のリハーサルを行ったり、機材トラブルが起きたときに対応できるスタッフの配置を行ったりなど、念入りに準備をしておくことが大切です。
また、ハイブリッドイベントの場合、オンラインで参加する人は体験型イベントに参加がしづらく、一体感が生まれづらくなる可能性もあります。ハイブリットイベントを企画する場合は、オンラインの参加者もリアル参加者と同様に楽しめるような工夫を取り入れることも重要なポイントです。
ハイブリッドイベントの開催方法
ここからは、今後ますますニーズが増えていくことが予想されるハイブリッドイベントの開催方法を紹介します。
会場（貸し会議室など）の予約
ハイブリットイベントは、オンライン参加者だけではなくオフラインの参加者もいます。
そのため、オフライン参加者の人数に合わせて貸し会議室やホールなどの会場を予約しましょう。
また、ハイブリッドイベントは会場の通信環境が安定していないとオンライン配信の映像や音声が途絶えてしまう可能性があります。高速インターネット回線や配信機材のそろった貸し会議室を利用するのがおすすめです。
Web会議ツールの手配
ハイブリットイベントの開催には、ZoomのようなWeb会議ツールが必要です。
Web会議ツールは基本的に無料でも活用することができますが、有料プランを契約することで、ハイブリッドイベントに役立つ機能を活用することができます。
また、当日スムーズにイベントを運営するためには、事前に動作確認をしておくことも大切です。
カメラやマイクなど機材の準備
ハイブリッドイベントを開催するときは、通常のイベント開催と同様に、カメラやマイク、モニターやプロジェクターなどの機材を準備しておく必要があります。
最近ではPCやスマートフォンのみでもオンライン配信を行うことができますが、外部カメラやマイクなどの機材があると、より高品質な映像や音声を届けることができます。
また、PCと接続するモニターやプロジェクターを用意しておくと、イベントの資料やオンライン配信でのリアルなコメントを共有することができるでしょう。
オペレーションスタッフの準備
ハイブリットイベントでは、カメラやマイクをはじめ、配信用機材の操作が必要です。
万が一イベント中にトラブルが発生した場合は、すぐに対応しなければならないため、機材操作になれているオペレーションスタッフを準備しておいたほうが良いでしょう。
ハイブリッドイベントに対応している貸し会議室では、常駐スタッフによる動画配信サポートを受けることもできます。映像撮影や音響などの当日のオペレーションを一括で依頼することができるケースもあるため、ハイブリッドイベントを行うときはサポート対応を受けられるかを確認しておくと良いでしょう。
最後に
新型コロナウイルスの流行に伴って、これまでのオフラインイベントではなく、オンラインを取り入れたハイブリッドイベントが増えています。しかし、ハイブリッドイベントはオフラインとオンラインを同時に行うため、運営が煩雑になりやすい傾向にあり、入念な準備を行うことが必要です。
ハイブリッドイベントのやり方が分からない方や、会場や機材、当日オペレーションを任せたいという方は、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にご相談ください。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）では、高速インターネット回線が利用できる貸し会議室の準備はもちろん、映像や音響の専門スタッフの常駐によって、ハイブリッドイベントに適した環境を提供させていただきます。
当日イベントで使用する機材は専門のカンファレンスコーディネーターによる説明を通して、映像・配信・音響・照明に至るまで各操作方法をお伝えいたしますので、初めてハイブリッドイベントを開催される方でも、安心してお使いいただけます。
また、機材操作等にご不安な場合は、オペレーションも含めたすべての配信業務をお任せいただくことも可能です。ハイブリッドイベントの経験がない方や、音響や映像操作に自信がない方も、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にご相談ください。
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