キックオフミーティングの事前準備や司会進行のポイントを解説
キックオフミーティングは通常のミーティングとは異なり、ミーティングの参加者がこれから始まるプロジェクトの内容を把握するという重要な役割があります。そのため、プロジェクトリーダーは事前の準備や司会進行のポイントをしっかりと押さえ、実りのあるミーティングにしていくことが大切です。
そこで今回は、キックオフミーティングを開催する際の事前準備や司会進行のポイントについて解説していきます。
キックオフミーティングとは
キックオフミーティングとは、プロジェクトを開始するにあたって目的や概要、スケジュールなどを確認し合うために行うものです。 キックオフミーティングを開催することで、「どのような結果を望んでこのプロジェクトを立ち上げるのか」、「プロジェクトメンバーの人数や体制はどのようになっているのか」、「プロジェクトの一員としてどのような役割が求められているのか」といったことを参加メンバーにイメージしてもらうことができ、プロジェクトの目的や意義についての認識を統一することで、メンバー全員が同じゴールを目指しやすくなります。
キックオフミーティングの事前準備
キックオフミーティングは、それ自体の成功がプロジェクトの成功に直結しているといっても過言ではないほど、重要な会議の一つです。 プロジェクトリーダーの主催で開催されるケースが一般的なため、プロジェクトのリーダーを任された方は、しっかりと事前準備をしたうえで、ミーティングに臨むようにしましょう。
開催方法を決める
キックオフミーティングの開催方法としては、プロジェクトメンバー全員が会議室などに集まって行うリアル会議のほかに、オンライン会議やハイブリッド会議などの方法があります。
コロナ禍の現在は、オンラインやハイブリッドでキックオフミーティングを開催するケースも増えていますが、プロジェクトのキックオフではしっかりと顔を合わせて話をしたいと考える方もいるため、プロジェクトの内容やメンバーの人数などによって、適した開催方法を選びましょう。
場所を確保する
キックオフミーティングは、社内の会議室や社外の貸し会議室などで開催されるのが一般的です。
社外の貸し会議室を利用する場合は、開催日時に合わせて早めに予約を入れ、場所を確保しておくようにしましょう。
ミーティング開催の連絡
キックオフミーティングの開催日と場所、時間、参加メンバーが確定したら、参加者にミーティング開催の連絡を行います。
オンライン会議やハイブリッド会議でミーティングを開催する場合は、Web会議ツールの情報なども添えて連絡をしましょう。
資料を準備する
キックオフミーティングの開催日時が決まったら、その1週間くらい前までに必要な資料を参加者に共有しておくのがおすすめです。
事前に資料を共有しておくことで、参加者に資料を読んでおいてもらうことができます。
キックオフミーティングの資料としては、以下のようなものを揃えましょう。
- ・アジェンダ
- ・プロジェクトの概要資料
- ・タイムスケジュールを決める
- ・メンバーの体制図
アジェンダやプロジェクトの概要資料はもちろん、プロジェクトを円滑に進めるにあたっては、指揮命令系統の把握が不可欠です。
進捗や不明点や問題点が発生した場合、誰に、どの順番で報告や相談すれば良いのかが一目で分かるメンバーの体制図を作成しておくと役立つでしょう。
キックオフミーティング司会進行のポイント
キックオフミーティング当日の司会進行は、プロジェクトリーダーが行うのが一般的です。司会進行の流れやポイントは、以下の通りです。
メンバーの名前と役割を紹介
キックオフミーティングでは、始めにプロジェクトに参加するメンバーの名前と役割を紹介します。
自己紹介では、一人ひとりが長く話す必要はないため、氏名、部署に加えて、プロジェクトに対する意気込みなどを伝える程度で十分です。
また参加者が多い場合は、プロジェクトリーダーと主なセクションのリーダーのみが自己紹介を行うだけでも良いでしょう
プロジェクトの概要を説明
自己紹介が終わったら、事前に作成した資料を元に、プロジェクトの概要の説明を行います。
事前にプロジェクトの詳細を記載した資料を共有しておけば、キックオフミーティングでプロジェクトの内容を詳しく説明する必要はないため、目的やゴールなど重要な部分のみを説明するだけで良いでしょう。
プロジェクトメンバーがどのような方向性で、どのような成果物を作るのかがイメージできるよう、分かりやすい資料を作成しておくと役立ちます。
プロジェクトのスケジュールを説明
プロジェクトの概要を説明したら、次にプロジェクトのスケジュールを説明します。
プロジェクトのスケジュールとしては、プロジェクト全体のスケジュールと細かなタスク管理用のスケジュールがあります。キックオフミーティングを開催する時点で、取り組むべきタスクとスケジュールがすでに決まっている場合は、両方のスケジュール表を作成しておくと良いでしょう
それぞれのタスクと役割を説明
プロジェクトの全体スケジュールとそれぞれのタスクに関するスケジュールを説明したら、プロジェクトメンバーごとのタスクの振り分けや役割について説明を行います。
キックオフミーティングを行う段階では細かいタスクまでは決まっていない場合もあるため、その際はプロジェクトメンバーとしての役割を説明すると良いでしょう。
質疑応答
一通りの説明が終わったら、質疑応答の時間を取ります。プロジェクトの目的やタスクについての質問はもちろん、スケジュールについて気になる点がある人には意見を出してもらいましょう。
キックオフミーティングでは、質疑応答の時間を長めに確保し、参加者全員の疑問や課題を解消させておくことが大切です。ただし、質疑応答が延々と続いてしまうとミーティング時間が延びてしまうため、あらかじめタイムスケジュールを共有しておくのもおすすめです。
キックオフミーティングを成功させるポイント
プロジェクトの成功の鍵とも言えるキックオフミーティングを成功させるポイントは、以下の通りです。
- ・適切なタイミングでミーティングを行う
- ・適切な開催方法を選ぶ
- ・質疑応答の時間を十分設ける
- ・集中して開催できる場所で行う
キックオフミーティングは、プロジェクトメンバーにプロジェクトの目的やゴールを共有し、統一認識を持つという点で非常に有意義なミーティングです。しかし、あまり早い時期に実施してもメンバーのモチベーションが低下してしまう可能性があるため、開催するタイミングの見極めも重要となります。
また、現在は在宅ワークを実施している企業も多いため、対面でのミーティングが難しいケースもあります。オンラインを活用してキックオフミーティングを行う場合は、適切なWeb会議ツールとインターネット環境を整えておくことが大切です。
キックオフミーティングは社内の会議室で行うこともありますが、社内の会議室の場合、電話や呼び出しなどでミーティングが中断してしまう可能性や、質疑応答の時間が長くなり、ミーティング時間が延びてしまう可能性もあります。このようなケースを防ぐために、短時間でより集中しやすい社外の貸し会議室を利用するのもおすすめです。
最後に
キックオフミーティングは、プロジェクトの成功を左右する重要なミーティングの一つです。より集中できる環境で効率的なキックオフミーティングを行うためにも、社外の貸し会議室の利用を検討してみてはいかがでしょうか。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、都内の主要駅からほぼ10分圏内の場所にあり、最寄り駅の東京メトロ溜池山王駅、東京メトロ国会議事堂前駅から地下で直結というアクセスの良さが魅力です。キックオフミーティングに必要な机、イス、ホワイトボードなどの備品も無料で貸し出しを行っているほか、オンライン会議やハイブリッド会議ができる高速インターネット回線も備わっています。
少人数向けから大人数向けまで、大小さまざまな会議室をご用意しており、人数に合わせてお選びいただけます。
キックオフミーティングを開催する場所に関するご相談は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）にぜひお気軽にご相談ください。
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