オフサイトミーティングとは？おすすめの場所や効果的な進め方を紹介
会議の時間を無駄に感じたり、建設的な意見が出ないという悩みを持つ方も多いのではないでしょうか。そんなときにおすすめなのが、「オフサイトミーティング」です。
そこで今回は、オフサイトミーティングとは何か、オフサイトミーティングにおすすめの場所や効果的な進め方を紹介します。
オフサイトミーティングとは
オフサイトミーティングとは、株式会社スコラ・コンサルトが提唱した会議の考え方で、普段利用している社内の会議室から離れた場所で会議をすることを指します。
オフサイトミーティングを提唱した株式会社スコラ・コンサルトは、オフサイトミーティングのコンセプトを「気楽にまじめな話をする」としています。
社内の会議室で行う一般的な会議の場合、「発言する人が偏ってしまう」「定例の報告のみで会議が終わってしまう」など、参加者全員が自由に意見を出し合い、建設的な会議をすることが難しいと悩む方もいるのではないでしょうか。
オフサイトミーティングは、ただ単に会社から離れた場所で会議をするということではなく、社外のリラックスできる環境で気軽に参加できる雰囲気を作り、そのなかで会議をすることで、肩書きや勤続年数などに関係なく、社員それぞれが自由に自分の意見を出し合うことを目的として行われるものです。
オフサイトミーティングを開催するメリット
オフサイトミーティングには、以下のようなメリットがあります。
チームの強化につながる
オフサイトミーティングは、会社から離れた場所で「気楽にまじめな話をする」ことで、チームの強化につながるというメリットがあります。
上司と部下関係に関係なくお互いに意見を出しやすい環境を作ることで、これまで気づかなかったメンバーの意外な一面が見えるなど、お互いのことをより深く知り合えるきっかけとなるでしょう。
今まで思いつかなかったアイデアが出やすい
社内会議室のミーティングの場合、見慣れた景色の中でミーティングを行うことになるため、固定観念から抜けられず新しい発想が出にくくなってしまうことがあります。
オフサイトミーティングでは、会議の場所を変えることによって新鮮な気持ちで会議に臨むことができ、また気楽に発言がしやすいリラックスした雰囲気を作ることで、いつもとは違う新な発想やアイデアが生まれる可能性が高まるでしょう。
ミーティングに集中できる
オフサイトミーティングは、会社から離れた場所で行うため、会議中に呼び出しなどで中断されることがありません。
開催時間をあらかじめ設定し、ミーティング中はスマホを見ないといったルールを設けることで、参加するメンバーはミーティングに集中することができます。
オフサイトミーティングはどんな場所でやるべき？
オフサイトミーティングの開催場所は、ホテルやレンタルスペース、貸し会議室などが使われるのが一般的です。
また、できるだけ短時間で効果的なオフミーティングを行うためには、会社からのアクセスが良く、会議に必要な設備が整った貸し会議室の利用がおすすめです。
東京でオフサイトミーティングを開催するなら、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をぜひご検討ください。赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、東京駅から6分、渋谷駅から10分、新宿駅から11分と大変便利な場所にあります。
オンライン会議やハイブリッド会議も開催できる高速インターネット回線が備わっているほか、会議に必要な机、イス、ホワイトボードなどの備品も無料で貸し出しを行っています。さらに高級ホテルのような綺麗で解放感のある内装で、リラックスした雰囲気のなか会議に集中しやすい環境を整えているため、オフサイトミーティングの開催にぴったりです。
オフサイトミーティングの進め方
オフサイトミーティングは、ただ単に会議の場所を変えただけでは成功しません。
そのため、開催にあたっては効果的な進め方を把握しておくことが大切です。
例えば、オフサイトミーティングの場合、通常の会議やミーティングのように、アジェンダ通りに進めなければいけないということはありません。気楽な雰囲気でフランクに話ができるのが最大の魅力のため、あまりガチガチに進行を決めすぎないほうが良いでしょう。
とはいえ、あまりにも自由にしすぎてしまうと、単なる雑談の時間になってしまう可能性もあります。実りのあるオフサイトミーティングにするためにも、会議の目的やテーマについては事前に共有を済ませておくのがおすすめです。
また、参加者が自由に意見を出し合うのがオフサイトミーティングのメリットですが、慣れるまでは戸惑う参加者も多く、意見が出ないといったことも十分起こり得ます。そんなときは、ファシリテーター（進行役）を一人決めておき、参加者に意見を促したり、アイスブレイクとして雑談を挟んだりするなど、オフサイトミーティングの雰囲気作りをしていくことが大切です。
最後に
オフサイトミーティングは、会社から離れ、リラックスした雰囲気で開催することで、参加者が意見を出しやすくなるというメリットがあります。ただし、設定を自由にしすぎてしまうとただの雑談会になってしまう可能性もあるため、会議の目的やテーマを事前にしっかりと共有し、会議に適した環境が整った貸し会議室などを利用して開催するのがおすすめです。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、高級ホテルのような空間ときめ細やかなサービスが自慢の貸し会議室です。リーズナブルな料金体系で、オフサイトミーティングでのご利用実績も多数ございます。
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