企業イベントを成功させたい！企画・運営の手順や会場選びのポイントを解説
企業が行うさまざまなイベントは、事前の準備と会場選びが成功を左右すると言われています。
そこで今回は、企業イベントを成功させるために知っておきたい企画・運営の手順、イベントに適した会場選びのポイントを解説します。
よくある企業イベントの種類や事例
企業が行うイベントには、社外向けのイベントと社内向けのイベントがあります。
社外向けイベント
企業が行う社外向けイベントには以下のようなものがあります。
- ・新商品発表会（PRイベント）
- ・見本市・展示会
- ・講演会・セミナー
- ・展示即売会・物産展
- ・セレモニー・式典
企業の社外向けイベントとしては、新規顧客の獲得や自社商品のPRを目的として、新商品発表会や講演会、セミナーなどを開催するケースが多いです。 コロナ禍で一つの会場に大勢の人を集めてイベントを開催することが難しくなったため、オンライン形式やハイブリッド形式でイベントを開催する企業も増えました。 また、見本市や展示会の場合、自社だけではなく同業者が一つの会場に集まってイベントを開催するケースもあります。
社内向けイベント
企業が行う社内向けのイベントには、以下のようなものがあります。
- ・社員総会
- ・入社式
- ・講演会・セミナー
- ・表彰式
- ・周年イベント
企業の社内向けイベントとしては、社員総会や入社式、表彰式、周年イベントなど、一年に一度、または半年に一度などの頻度で、社員が集まる場を設けるケースが多いです。 また、イベントの後は、社員の日頃の労を労い、社員同士の交流を深めることを目的として、懇親会を実施する企業も少なくありません。
企業イベントを企画・運営する手順
社外向けであっても社内向けであっても、企業イベントを成功させるには、事前の準備が大切です。
そこで続いては、企業イベントを企画、運営する手順を説明していきます。
イベントの目的・内容を決める
企業イベントを企画する場合、まずはイベントを開催する目的を明確にし、どんな内容のイベントにするかを決めていきましょう。
一つのイベントで複数の目的を達成しようとせずに、できるだけ目的を絞るようにすると、イベントの内容を決めやすくなります。
イベント運営スタッフを決める
次に、企業イベントの運営に携わるスタッフを決めていきましょう。
イベント全体の責任者は、全体の準備の進捗状況や運営状況を把握しておくことはもちろん、イベントにかかわるスタッフ全員のタスクや進行状況を把握できるように工夫することが大切です。
イベントの開催日時・会場を決める
企業イベントの目的と内容、スタッフが決まったら、開催日時を決定します。
イベントの規模や内容によって適した会場は異なりますが、人気の会場は1年以上先のスケジュールも埋まっていることもあります。
企業イベントの日時が決定したら、できるだけ早く会場探しをスタートしましょう。
イベント開催の準備をする
企業イベントの日時、場所が決まったら、イベントに必要な準備を開始します。
イベントの成功は、事前の準備によって決まるといっても過言ではありません。
どんな準備が必要なのかをスケジュール表やタスク表にまとめ、運営スタッフの役割分担を決めていきましょう。
当日の式次第や進行表、タイムスケジュール、誰に挨拶を依頼するか、お土産の手配は必要かなど、イベントの内容や規模によって、準備しなければならないことはたくさんあります。
いつまでにどんな準備をすべきかをしっかりと整理して、運営スタッフはもちろん、司会や挨拶を依頼する方など、関係者にも共有しておくと良いでしょう。
イベントを運営する
イベント当日は、事前に決めておいた役割分担や担当に分かれて、イベントの運営や進行を行います。
当日の行動については細かくタイムスケジュールを作成しておくと、落ち着いて行動できるでしょう。
企業イベント成功を左右する会場選びのポイント
企業イベントを成功させるには、事前の準備と合わせて会場選びが重要です。
イベントの内容な規模によって適した会場が異なり、手配しなければならない機材やどんな会場で企業イベントを開催するかは早めに決めたいところです。
イベント会場に使用できる場所には、以下のようなところがあります。
- ・イベントホール
- ・ホテルの宴会場
- ・貸し会議室
- ・レンタルスペース
数百人が集まる企業イベントの場合、ホールやホテルの宴会場などを利用するケースもありますが、20人～200人程度の比較的小規模なイベントであれば、料金がリーズナブルで好立地にあることが多い貸し会議室の利用がおすすめです。
東京都内の企業イベント会場なら、赤坂インターシティコンファレンス（AICC)をぜひご検討ください。
高級ホテルのような雰囲気の貸し会議室で、一般企業の会議をはじめ、講演会やセミナー、入社式、以外にも国際会議のときなどにも利用されています。
都内主要駅からのアクセスも良く、最寄り駅の溜池山王駅、国会議事堂前駅からは地下通路でつながっているため、雨の日でも傘をささずに移動することが可能です。 また、赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は地下駐車場を完備しているため、イベントに必要な道具や機材の搬入はもちろん、クルマで来場されるお客様にもご利用いただけます。
最後に
企業イベントには、社外向けイベントや社内向けイベントなど、さまざまな種類があります。
どんなイベントであっても、成功させるためには事前の準備と会場選びが重要です。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）では、新商品発表会や社外向けのビジネスセミナーを開催するイベント会場としてはもちろん、ワークショップやキックオフミーティングなど、社内向けのイベント会場としても、多くの方にご利用頂いております。 東京都内の企業イベント会場に関するご質問やご相談は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC)にご相談ください。
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