懇親会の会場には貸し会議室がおすすめ！メリットや選び方を紹介
懇親会の会場として、貸し会議室を利用するケースが増えています。 そこで今回は、懇親会の会場として貸し会議室を利用するメリットや選び方について紹介します。
懇親会の会場に貸し会議室を利用するメリット
懇親会の会場を選ぶときは、参加者を全員収容できること、参加者にとって分かりやすい場所にあることはもちろん、主催者側にとっては予算内で開催できる場所を選ぶことも大切です。 まずは、懇親会の会場として貸し会議室を利用するメリット、おすすめの理由を紹介します。
ホテルやホールよりも数が多い
貸し会議室はホテルやホールよりも数が多いので、多くの候補の中から適した場所を選ぶことができます。
遠方からの参加者が多い場合や、会場周辺の地理に詳しくない方が参加する場合でも、駅からのアクセスが良く、分かりやすい場所にある懇親会会場を選びやすいでしょう。
料金を安く抑えられる
懇親会を開催する場合、決められた予算内で開催しなければなりません。
ホテルの宴会場やホールは懇親会に適した環境が整っていますが、料金が高くなってしまうことがあります。
貸し会議室であれば、参加人数に応じて適した会場を手配することができ、ホテルの宴会場やホールと比較すると料金が安いため、会場費を抑えることができます。
また、同じ会場で前半はセミナー、後半は懇親会など、同じ会場で異なるイベントを開催することもできるため、移動の手間を省くことも可能です。
レイアウトを自由に変えられる
貸し会議室のメリットは、用途に合わせてレイアウトを自由に変えられることです。
ホテルの宴会場やホールの場合、あらかじめセッティングされているテーブルやイスを自由に変えられないところもあります。
貸し会議室ならレイアウトが容易なため、スクール形式のレイアウトでセミナーを開催した後、ケータリングを手配して立食ビュッフェ形式の懇親会を開催することも可能です。
必要な機材はレンタルできる
貸し会議室のなかには、会議やセミナーに必要な機材を完備しているところもあります。
スクリーンやプロジェクターを別で手配して持ち込むのは、意外と大変です。
機材が揃った貸し会議室であれば、会場の手配と同時に機材も手配できるため、効率良く準備を進めることができます。
懇親会の会場として利用する貸し会議室の選び方
懇親会の会場として貸し会議室を利用する場合、最近ではインターネットで予約できるケースがほとんどですが、 できれば会場まで足を運び、駅からのアクセス、会場の雰囲気などを、実際に自分の目で確かめてから決めるのがおすすめです。 ここからは、懇親会の会場として貸し会議室を利用する際にチェックしておきたいポイントを紹介します。
広さ・収容人数
懇親会の会場は、参加人数よりも少し余裕のある広さを基準に選ぶようにしましょう。
特に、ここ数年は新型コロナウイルス感染症対策の観点から、人と人との距離を確保することが求められています。
貸し会議室なら、同じ施設内に複数の会場があることも多く、パーテーションを外すことで2つの会議室を大きな1つの会場として使用するといったことができる場合もあるため、希望に合う広さの会場を見つけやすいでしょう。
料金
貸し会議室は、時間単位で料金が設定されている場合が多いですが、半日・1日など、利用する時間や曜日、時間帯によって料金が設定されている場合もあります。 同じ会場でも、利用日や利用する時間帯で予算がオーバーしてしまう可能性もあるため、必ず事前に見積もりを取り、懇親会の予算に合った貸し会議室を選びましょう。
設備・レンタル機材
懇親会の会場として貸し会議室を利用する場合、どんな設備・機材を利用できるのかは、必ず確認したいポイントです。 例えば、機材を別途レンタルしなければならない場合、貸し会議室の使用料自体は安くても、会場費と機材レンタル費を合わせたら予算をオーバーしてしまったということにもなり兼ねません。 無料で利用できる設備はどれで、有料でレンタルできる機材はどれなのか、レンタル料金はいくらなのかについても事前に確認しておきましょう。
インターネット回線の有無
近年、オンラインやハイブリッド形式で、セミナーや会議を行うケースが増えています。
このようなセミナーや会議の後、同じ会場で懇親会を行う場合は、安定した高速インターネット回線を完備している貸し会議室かどうかも確認しておきましょう。
懇親会のみで貸し会議室を利用する場合も、懇親会のレクリエーションなどでインターネット回線を使用する場合は、必ず確認したいポイントです。
アクセスの良さ
懇親会の会場は、アクセスの良さも重要です。最寄り駅から近いだけではなく、駅からの経路が分かりやすい場所にある貸し会議室を選びましょう。 もし、駅からの経路が分かりにくい場合は、駅から会場までの経路に道案内のスタッフを配置するなどの配慮も必要になります。
懇親会の会場におすすめしたい東京の貸し会議室
東京で懇親会の会場をお探しなら、ぜひ赤坂インターシティコンファレンス（AICC）をご検討ください。
赤坂インターシティコンファレンスは、高級ホテルのような空間ときめ細やかなサービスが自慢の貸し会議室で、大規模な国際会議などVIPをお招きするイベントにも使用されています。
都内主要駅からのアクセスが良く、最寄り駅の溜池山王駅、国会議事堂前駅からは地下通路で直結しているため、突然の雨でも傘を差さずに移動することが可能です。 また、専任のイベントコーディネーターが一社一担当制で一貫してサポートを行うため、懇親会の開催に慣れていない方でも安心してご利用いただけます。 懇親会にはかかせないお料理も、本格的なパーティー料理からお弁当や軽食まで豊富なメニューから選ぶことができます。 大小さまざまな貸し会議室がありますので、参加人数に合わせて選びやすいでしょう。
懇親会開催に関するご相談は、こちらからお気軽にお問い合わせください。
最後に
懇親会の会場として貸し会議室を利用する場合は、広さや収容人数、料金、利用可能な設備や機材などをしっかりと確認したうえで、アクセスが良く、スタッフのサポート体制がととのった施設を選ぶのがおすすめです。
赤坂インターシティコンファレンス（AICC）は、都内主要駅からのアクセスが良く、専任のイベントコーディネーターが一社一担当制で一貫してサポートを行います。 懇親会に必要な会場、機材、料理の手配をまとめて行うことができるため、効率の良い準備をしていただくことが可能です。 都内で懇親会の会場をお探しの方は、赤坂インターシティコンファレンス（AICC)にお気軽にご相談ください。
おすすめの記事
